有道把握ppt的节奏.doc

第五讲张弛有道把握PPT的节奏今天，我给大家讲一个故事说的是一个警察，有天打死了一个坏蛋，坏蛋在死之前打死了一个好人，好人在死之前救了另一个好人，另一个好人刚好就是那个警察这故事有趣吗？ 我国古代的诗文写作讲究“起、承、转、合”，这个理念后来又被延伸到志怪小说当中，大体上就是要求讲故事的人必须注意节奏，不能从头到尾都平铺直叙，也不能从头到尾都是高潮我刚才讲的那个故事，如果编成香港电影，完全可以拍成四段刺激的枪战，可我相信不会有人喜欢，因为这个故事实在不动听——从头打到尾，还让不让观众喘气啦！ 你一定已经想到了这一讲的主题，没错，就是PPT的节奏问题我们在讲述一件事的时候，为了让对方听明白，就必须控制表达的节奏，过快，对方听不清，过慢，人家不耐烦既然制作PPT就是制作沟通，那么PPT的节奏问题就必须得到重视事实上，做PPT和讲故事一样，都需要按照一定的节奏去交代其中的信息，否则就难以实现充分而有效的沟通如果说你看完了《谁会做PPT》的前四讲，还觉得自己是个刚入门的初学者的话，相信这一讲的内容会帮你到达一个新的层次 许多刚刚开始写方案的朋友都会问，方案应该怎么写才算“对”？比如，他知道制订一个计划前要有目标，很多时候还得在目标之前分析一下背景信息，至于其他“应该有”的东西，他并不清楚，所以总是在问：“这页写完了，下面该写什么了？” 其实，用PPT做方案，绝对不是去按照既定的模式去填充内容，就像你和人聊天的时候不会去想“这句说完了，下句说什么才对”一样。

很多不知道“下面该怎么写”的人，往往不是因为脑子里没有形成思路，而是不清楚如何把头脑中繁杂的想法一步一步地表现出来这种分步骤表达自己所想，即“把握节奏”的能力，在PPT制作当中是最难养成的，也是最珍贵的一种能力 ●从跳跃思维到直线思维 我们必须把脑子里的复杂构思转换成“PPT语言”，才能让别人看懂但你知道“PPT语言”的特点是什么吗？仔细观察一下PowerPoint主界面左侧的一串PPT缩略图，N个PPT页面组成了一条清晰的直线，这条直线恰好表现出了PPT语言的最大特点，即“直线思维” 以中国传统文化为代表的东方智慧擅长跳跃思维我们从小就接受“举一反三”、“窥一斑而知全豹”的教育，所以中国人普遍思维敏捷，善于联想；相比之下，西方人的思维讲求严谨和实证，是一种直线思维对待同样的问题时，直线思维走出一步的时间，跳跃思维可以走出三五步甚至更远但我们不要忘了，就算你的思维跳得再快，如果不能准确地传递给沟通对象，反而会降低沟通效率这就是为什么很多人做出了自己非常满意的PPT方案，却不能令别人看懂——其实他的思路没有问题，只是PPT写得过于跳跃，别人又不知道他是怎么想的，能听懂反倒不正常了 所以，在制作PPT尤其是做方案时，无论你的跳跃思维能力如何海阔天空，不管你妙手偶得了多少惊人的创意，在表达时还是得回到直线思维，按照严谨的逻辑，一步一步地解释给读者，这样才能实现精准、高效的沟通。

●直线思维下的逻辑问题 在直线思维模式下，各个PPT页面之间的逻辑问题变得非常重要这一点有些类似于我们常说的“承上启下”，也就是说，每一页的内容不仅要对自己这一页负责，还要照顾到上一页和下一页的连贯性，让读者在阅读时不会产生迷惑要理解这一点，我们还需要一个例子 某数码厂商推出了一代全新的MP4播放器，由于采用了更先进的解决方案，生产成本可以压得非常低于是，厂商的市场部人员在策划推广方案时做出了这样的PPT页面： 产品特色：黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%； 因此，广告推广应主要面向18～30岁的年轻人 我们从整个PPT方案中节选这两页出来，乍看之下好像顺理成章，“时尚MP4，好用不贵”，本来就应该卖给年轻人，难道这也有问题？ 是的，虽然方案本身没有错，但那两页方案在逻辑上并不完整比如，黑白时尚的色彩设计和18～30岁的年轻人有何关联？为什么“售价仅为大厂产品的50%”会吸引年轻人关注？这两个问题如果不说清楚，就无法得出“主要面向18～30岁的年轻人”的结论直线思维要求PPT制作者必须能够环环相扣、自圆其说，否则，每一个“被跳过”的重点，都可能变成受人质疑的对象其实，这两页PPT稍加改动就可以变得更严谨： 产品特色：黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%； 列举市场上热卖的MP4产品，进一步说明这些产品都以年轻人为主要顾客群； 提供调查数据，说明18～30岁的年轻人对MP4的购买力情况与新品价格相符； 因此，广告推广应主要面向18～30岁的年轻人。

事实上，在许多现代企业中，直线思维已经成为日常沟通的思维模式，在三星、LG、东芝等企业中，这一点尤为明显 任何人说话、办事都应该符合直接、明显的逻辑，这种方式表面上有点烦琐，却能给员工更强的责任感，也就是所谓的“be resonable” ●站在读者的立场思考 多年前，一位营销界的前辈对我说：“小兄弟，你做的方案创意十足，但缺乏说服力从那以后很长时间，我一直在思考所谓“说服力”的问题，猛然醒来，才发现所谓说服力，正是站在读者立场思考的能力啊！ 人与人之间为什么要沟通？就是因为无法彼此认同，所以，在绝大多数情况下，沟通之前，被沟通的一方（听众、读者、客户）对于讲解一方的观点，会持默认的否定态度而沟通的过程，则是将对方的否定态度不断转变为“同意”态度的过程只有当你站在对方的立场思考，搞清楚他每到一段时间，会产生什么样的问题，再把这些问题融入方案里，适时地给予解释，才能创造所谓的“说服力”（如图1） 所以，如果你一时无法把握“直线思维”的逻辑特点，就尝试着站在一个否定的立场，近乎苛刻地给自己的方案挑毛病吧当你能够解决掉大部分自己提出的问题时，你的方案也会不知不觉地变得严谨而通顺 与其花时间读说服术，不如站在读者的角度给自己提几个问题 ●把控全局，合理分配重点信息 接下来，我们可以谈谈控制PPT节奏的技巧。

对初学者来说，想清楚整个方案的内容是第一步，然后根据方案的需要，将重点信息按顺序排布出来，形成一个提纲有了这个提纲，撰写PPT方案的时候就会轻松许多需要强调的地方，我们就用几页PPT制造一个小高潮，从而加深阅读者或者听众的印象 以一个最简单的产品推广方案为例，我们可以在整个方案开始的部分，把目录清晰地展现出来，这样，读者在一开始就能了解到整个方案的结构（如图2）如果方案很长，我们甚至可以把目录穿插在方案各部分之间，比如，第二部分开始前，把目录页面拷贝过去，然后将第二部分“用户分析”以加粗、变色、增加底纹等方式加以突出，读者看到第二部分之前就会明白“到第二部分了”——这是一种利用目录，人为地在PPT中制造节奏的方式——虽然很俗，但很实用 所谓“人为地制造节奏”，就是要把原本十分紧凑的方案切割开来，变得更容易阅读我们以前曾经说过，听众的记忆力和注意力不能总是绷紧，制造节奏有利于帮助听众形成印象除了反复再现目录之外，我们还可以通过变换模板的颜色来制造间隙，还可借助含有一定意义的大图（如图3）来适当缓解听众的疲劳另外，对于比较重要的页面，使用“忽略母板背景图形”，改用全黑背景，则可以起到明显的突出作用。

PPT的节奏问题我们暂且告一段落最后，我还想和大家分享一个珍贵的经验其实，真正出色的方案无外乎两种：一种纯以创意取胜，甚至达到令读者一看就想尝试的地步，比如一些国际4A广告公司的品牌推广案；另一种虽然未必有绝佳的创意，但在逻辑上清晰、严谨，无懈可击可是，在实际应用当中，不论是参与竞标还是做工作总结，后者获得认同的概率远远高于前者，即使在国内数一数二的广告、公关公司，真正的“金点子方案”一年也出不来几个所以，作为PPT的初学者，脚踏实地练内功，把PPT的节奏掌握得游刃有余，才是进步的捷径 通过连续的提问来引导PPT节奏，是一种相对高级的控制方式 只需一个简单的目录，就能帮你理清PPT结构 ●打死不用默认的模板文本框 当我们在PPT中新建一个页面，你马上会在其中看到“单击此处添加标题”和“单击此处添加文本”等文本框（如图1）这些其实是PPT默认模板中的一部分对于初学者来说，他只要在这些文本框中输入一些文字，很快就可以做出一个简陋得不能再简陋的PPT来但我们都知道，这个绝非我们想要的东西 默认模板的文本框还有一个糟糕之处，就是它会根据输入的内容，自动调整字号——输入的内容多了，字号就变小虽然这是为了体贴初学者做出的一个设计，但更多的情况下，却会在你想自定义字号的时候，把页面字体搞乱。

其实，只要调整一下文本框的属性，关闭“自动调整”即可（如图2）实际应用中，大部分初学者注意不到这一点，不知不觉地失去了真正的自定义字体的机会 一个一了百了的方法是：每当你新建一个PPT页面，马上在页面中按Ctrl+A，然后按Delete键，删除所有的模板文本框 ●经济适用，最简单模板教程 一个最简单、最实用的模板应该包括什么元素？请相信你没有看错：仅仅是两条最普通的直线以PowerPoint 2007为例，点击“视图”标签，选择“幻灯片母版”，然后在左侧的母版列表中选择最上面的一页，这一页是通用母版，只有这里的改动会在所有PPT页面中呈现接下来，在这个通用母版的上下部分，各画一条与页面边缘等距的直线，你可以借助辅助线工具，让直线距离上下边缘的距离相等画完这两条线，一个巨实用的模板就算完成了 这个模板的实用之处在于，页面被明显地分割为三部分（如图3）上部左侧可用于放置每页PPT的标题，右侧的一角则可以明显地展现品牌Logo，既庄重又大方；下部既可放置提案公司、团队名称，也可以加入页码、日期等信息（韩国企业还喜欢在这里加入口号）由此你还可以看出，一个实用的PPT模板还应该包括哪些部分 事实上，这个模板在许多国际企业中都是通用的日常报告PPT模板。

这种模板既适合以文字为主的报告，也适合数据表、简单图表等数据的呈现，文字缩得很小，打印欣赏也特别省墨所以，建议刚刚开始接触PPT的朋友，以这个模板为入口，去深入体会模板的用法 ●模板装修，切勿喧宾夺主 毫无疑问，要想把PPT做漂亮，模板的美化是必要的步骤问题就在于，不少人都不缺乏把模板做得花哨的能力，但要想把模板做得恰到好处，既表达主题，又不喧宾夺主，这一点着实不易当然，就美化模板而言，也并非没有捷径可循，下面就介绍一种比较实用的方法 作为整个方案的封面，PPT的第一页是非常重要的但并非所有人都是设计高手，这又该如何是好呢？其实，你完全可以使用漂亮的壁纸、图片资源，当做PPT的封面图，只是注意该图片不要过于花哨，至少不要妨碍你放置封面文字PPT页面的标准大小为960×720，比例为4:3，选择壁纸时应该注意尺寸 我们知道，大部分的PPT模板，内容部分的框架与首页都具备一定的对应关系，或者元素相同，或者布局近似，这也是为了保持风格的统一那么，如果我们使用壁纸作为封面，又该如何把这张鲜艳的图片用于内页呢？其实不难在母版视图中，把你放在首页上的壁纸粘贴进来，然后在上面画一个圆化角的矩形，再适当调节其透明度——发现了吗？一个漂亮而简单的模板就这样诞生了！没有直观印象吗？看看图4和图5间的变化，你就明白了。

●不可忽视的字体问题 信不信由你，乱用字体的问题在初学者当中相当普遍例如，很多人觉得隶书扁扁的，很可爱，于是就在PPT中大量使用隶书殊不知，隶书本身并未针对Windows的字体显示做优化，所以在屏幕上欣赏时，字体周边总是有大量的“毛刺”但你在使用宋体或者微软雅黑时，就很少会出现这种现象 就我的经验而言，我。