邮件使用规范培训-吐血整理.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2016/12/1,#,邮件使用,规范,培训,目录,邮件标题,称呼与问候,邮件正文、发送抄送和密送,邮件附件,目录,邮件对象,邮件回复,主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，可以让收件人迅速了解邮件内容，并判断其重要性注意以下几点：,1.,不要空白标题！,2.,简短，不要冗长,3.,一封信只针对一个主题,4.,回复对方邮件时，可根据回复内容需要修改标题，不要“,RE RE RE,”,5.,不要有错别字！发邮件前请检查确认后再发出,邮件主题,错误示范：,无,主题还敢抄送上级哪个无人门店？谁入职？,XXX,怎么了，请假？调店？需要介绍信？XXX,称呼与问候,1.,邮件开头要称呼收件人，这样显得礼貌，同时也提醒收件人，这封邮件是面向他的，要求其给出回应；如果收件人是多人，可称呼“大家”、“,ALL,”；,2.,对外邮件，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“,X,总”；如果不清楚职务，则按通常的“,X,先生”、“,X,女士,”称呼，但性别要搞清楚；公司内部的邮件，除了面向总经理、副总等领导之外，提倡友好平等沟通，直接称呼名字即可；,3.,对于不熟悉的人和职位比自己高的人不宜直呼姓名，也不要直接,Dear,4.,最简单的开头写一个“您好”，结尾写一个“谢谢”,恰当的称呼收件人,开头结尾最好要有问候语,1.,最简单的开头“,Hi,”或“你好”,2.,结尾常见的是“,Best Regards,”或者“祝好”、“祝顺利”,1.email,正文要简明扼要，行文通顺,简明扼要说清楚事情,如果具体内容确实很多，正文应只做摘要介绍，单独挂个附件进行详细描述。

2.,注意论述语气,根据收件人和自己的熟络程度、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适；,尊重对方，例如“请”、“谢谢”；,你的,email,可以轻易被转发给他人，因此对别人意见的评论必须客观3.,多用,1234,列表，将事情说明清楚,4.,一,次邮件交代完整信息,最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容，非特殊情况下尽量不要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件5.,合理利用图片、表格等形式辅助表述,对于带有,技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可以配合图表加以,阐述6.,合理提示重要信息,：不要动不动就大写加粗彩色底色下划线，强调重点即可邮件正文,正确示范：,1234,列表式，条理清晰,强调部分用颜色进行区分,一次交代完整信息,1.TO,的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复,2.CC,的人只需要知道这回事，,CC,的人没有义务对邮件予以回应,3.BCC,是秘送，收件人不知道你给,BCC,的人发了邮件，用在非常规场合,4.TO,、,CC,的收件人排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位从高到低等,5.,只发给有需要的人,6.,转发邮件要突出信息,发送,抄送,密送,1.,及时回复,除公司群发的通知,/,制度,/,公告邮件外，收到他人的,email,后，必须及时回应，若对方将你设置为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选择性回复；,如果事情复杂，你无法及时给出确切答复，至少应及时回复说“收到，我们正在处理，一旦有结果会及时回复，请您耐心等待”。

如果你正在出差或休假，应该设置自动回复功能，以免影响工作2.,进行针对性回复,当回件需要答复问题时，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理解，避免在反复交流，浪费资源3.,不要就一个问题多次回复讨论,如果收发双方就同一问题的交流回复超过,3,次，这只能说明交流不畅，说不清楚，此时应沟通后再做判断，,对于较复杂的问题，多个收件人频繁回复发表看法，把邮件越,RE,越高，这将导致邮件不适阅读，应把之前讨论的结果进行小结，删减信息，突出有用的信息邮件回复,错误示范：,XXX,：,确认啥？底薪到底多少？模板到底给不给？,1.,如果邮件带有附件，应该在正文提示收件人查看；,2.,正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时（比如附件一是什么、附件二是什么）；,3.,附件数目较多时，应该打包压缩为一个文件；,4.,注意附件的命名邮件附件,错误示范：,图片也需要命名，一张还可以忍受，但是如果发多图，绝对要命名！,一直强调挂附件，但一直被遗忘，严重影响收件人办事效率汇报工作,邮件对象：领导,请求批示,转发资料,1.,简明扼要汇报结果,2.,提纲要说明白，如果需要细节请写在附件里,3.,不要,忘,了附件！,1.,如果领导完全不知道事情的来龙去脉，请补充背景资料,2.,提出问题的同时，尽量给出自己的解决方案,3.,紧急事件直接打,请写清主题，领导会根据其重要性决定什么时间看邮件,请求协助,邮件对象：同事,跟进处理,转发资料,1.,写清楚事情、需要谁处理、什么时间点解决,2.,如有附件截图等，请附上，注意将图片做成,最小格式,3.,如果有统一模板，别自己创造,4.,如果跨部门请求协助工作，请通过部门经理或接口人发起,1.,事件描述要清晰，时间点要明确，跟进及解决人名单联系方式要齐全,2.,如果重要或紧急事件，邮件发出后要跟进，时间点前未收到反馈结果要跟进，避免不能按时完成工作,1.,原则上所有资料都要保密，不得随意转发,2.,如部门外的同事索取文档，需请其向部门经理或接口人提出请求,3.,如获权对外发资料，请将资料转成,PDF,等不可修改的格式。

其他提醒,1.,关于字体：,尽量使用微软雅黑,10,号或者五号字体，字号可根据突出主体变化，但,字体,一定要一致,！,2.,文字颜色：,正常情况下使用黑色文字，需突出的重点可使用其他颜色，一封邮件最好不要超过,3,种,颜,色,，这不是海报,3.,结尾的签名：,邮件结尾写签名是必要的，但是签名内容不要过多，最好不要超过,4,行,有人喜欢写一句短语，你的座右铭可以，公司的口号也可以，但请不要写鸡汤类如“你若安好便是晴天”,这不是,,空间,签名的字体要与正文一致，字号一般要比正文小一些,4.Double check,你的邮件！发错人、挂错附件、写错别字、撤回都显得很低级,！,清楚发邮件的规范，,并应用在日常邮件中。