商务邮件礼仪
18页1、北京同翼弘电子科技有 限公司,1、关于主题-电子邮件的灵魂所在 2、关于称呼与问题-细节中体现尊重 3、正文-关乎成败的主干部分,4、结尾签名-彰显你的职业化 5、附件 6、正确使用发送、抄送和密送 7、回复技巧,目 录,前言,商务往来中的电子邮件(Email)代表着公司的形象,显示着公司的水 平和实力,直接影响到客户对公司的评估。所以,商务电子邮件的写作在业 务往来中占据着举足轻重的地位。据调查,约有88%的互联网用户使用电子 邮件,而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。 同时,电子商务的普及,往往会忽视电子邮件应有的规范和格式,难免 会出现这样或那样的问题。然而准确规范的邮件,不仅能反应写信人的业务 水平,还可以体现写信人为人处事的态度和风格,随着全球经济一体化的发 展,商务电子邮件的写作越来越受到重视,本文将着重探讨商务电子邮件写 作的格式和应遵循的相关原则。,1、关于主题-电子邮件的灵魂所在 主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整 个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。,1. 2. 3.
2、 4. 5. 6. 7. 8.,一定不要出现空白标题,这是最失礼的。 标题要简短,不宜冗长,不要只有打开浏览页面时,才能显示完你的标题。 最好写上来自*公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动 生成,写了反而累赘。 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也不要用胡乱无实 际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!” 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理 可适当使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要 随便就用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要让“回复”出现一大串。 最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。 主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。,示例,1.没有主题 7.回复内容更改标题,不要让“回复”一大串,2、关于称呼与问题-细节中体现尊重,恰当地称呼收件者,拿捏尺度 1.1邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明 确提醒收件人,此邮件是
3、面向他的,要求其给出必 要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、 ALL。 1.2如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经 理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、 “x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。 1.3不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自 己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的, 不要对谁都用“Dear xxx”,显得很熟络。 1.4关于格式,称呼是第一行顶格写。,Email开头结尾最好要有问候语 2.1最简单的开头是写一个“HI”,中文可写“你好” 或者“您好”,开头问候语是在称呼换行空两格写。 2.2结尾常见的写个Best Regards,中文可写“祝您顺 利” ,若对方是尊长应使用“此致敬礼”。注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝” 和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格, 而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 2.3俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是 好的,这样即便邮件内容中有些地方不妥,对方也 能平静的看待 。,3、正文-关乎成败的主干部分 1 Email正文要简明扼要,行文通顺 若对方不认识你,首先应当说明的就是自
4、己的身份,姓名或你代表的企业名,以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最 好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,得拉到最后看才知道你是 谁。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描 述。 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让对方拉滚动条才能看完 你的邮件。,2,注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不 适。 尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。,3,Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。,如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看没分段的长篇大论。,4,一次邮件交待完整信息,最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚
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