档案管理制度 (5)
5页1、.温州红连文化创意开发有限公司档案管理制度第一章 总则第一条 为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定此制度。第二条 本制度适用于公司所有档案。第三条综合办行政人事专员负责公司所有档案资料的统一收集管理,行政人事专员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。第二章 档案归档第四条 凡是反映公司战略发展、经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。第五条 凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。第六条 归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合办保存复印件。第七条 凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 第八条 由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合办保存原件。第九条 在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合办档案室。部门需
2、要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。第十条 归档时间为每月一次,每月月底前各部门将本部门需要归档的档案送综合办进行归档。第三章 档案保管第十一条 综合办设存放档案的专门库房或档案柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 第十二条 归档资料要进行登记,编制归档目录,建立电子档案。 第十三条 行政人事专员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。 第十四条 档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。第十五条 库存档案必须图物相符,帐物相符。 第十六条 行政人事专员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。 第十七条 根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,分别为永久、长期、短期,每年年终据此进行整理、剔除。第十八条 经确定需销毁的档案,由行政人事专员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由行政人事专员永久保存。第十九条 严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。 第二十条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。第四章 档案借阅第
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