档案管理制度 (5)
.温州红连文化创意开发有限公司档案管理制度第一章 总则第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定此制度。第二条 本制度适用于公司所有档案。第三条综合办行政人事专员负责公司所有档案资料的统一收集管理，行政人事专员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。第二章 档案归档第四条 凡是反映公司战略发展、经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。第五条 凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。第六条 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合办保存复印件。第七条 凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 第八条 由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合办保存原件。第九条 在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第十条 归档时间为每月一次，每月月底前各部门将本部门需要归档的档案送综合办进行归档。第三章 档案保管第十一条 综合办设存放档案的专门库房或档案柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 第十二条 归档资料要进行登记，编制归档目录，建立电子档案。 第十三条 行政人事专员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 第十四条 档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。第十五条 库存档案必须图物相符，帐物相符。 第十六条 行政人事专员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 第十七条 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，分别为永久、长期、短期，每年年终据此进行整理、剔除。第十八条 经确定需销毁的档案，由行政人事专员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由行政人事专员永久保存。第十九条 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 第二十条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第四章 档案借阅第二十一条 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 第二十二条 借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。第二十三条 借阅档案，必须履行登记、签收手续。第二十四条 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由行政人事专员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。第二十五条 借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。第二十六条 借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 第二十七条 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。 第二十八条 重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。第五章 档案分类编号 第二十九条 为了加强红连综合档案管理的需要，统一档案实体分类，实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，提高综合档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为我公司各项工作服务，结合我公司的实际情况，制定本分类编号方案。（一）分类原则 1、档案分类原则是以本公司所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。 2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。3、本办法适用于对本公司全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。（二）类别设置及编号方法 本公司档案设大类和属类。大类用英文字母作代号，属类用阿拉伯数字作代号。本公司全部档案分为四大类，大类和属类设置如下：A、行政管理： 1、党政工团类编号方法：大类代字+属类代字+年度+期限+件号如：A-1-2014-1-00001 行政相关综合文件：A-1-2014-3-000012、宣传策划类编号方法：大类代字+属类代字+年度+活动号+件号如：A-2-2014-III-001 3、项目申报类编号方法：大类代字+属类代字+年度+项目数+件号如：A-3-2014-III-001 4、员工档案编号方法：大类代字+属类代字+员工编号+件号如：A-4-0001-01 5、固定资产编号方法：大类代字+属类代字+年度+件号如：A-5-2014-001 B、经营管理：1、公司经营往来合同、协议等 编号方法：大类代字+属类代字+年度+期限+件号 如：B-1-2014-1-001 2、公司管理决策工作，计划文案书等编号方法：大类代字+属类代字+年度+期限+件号如：B-2-2014-1-00001 3、园区管理（1）客户档案编号方法： 大类代字+属类代字+件号如： B-3-00001 （2）相关合同 编号方法：大类代字+属类代字+期限+件号 如：B-3-2014-1-001 （3）物业管理 编号方法：大类代字+属类代字+期限+件号 如：B-3-2014-3-001 （4）消防管理 编号方法：大类代字+属类代字+期限+件号 如：B-3-2014-2-001C、基建档案类：编号方法：大类代字+属类代字+施工阶段+件号如：C-1-1 1、施工前 C-1-1-001 2、施工过程 C-1-2-0013、验收 C-1-3-001D、电子文件（移动硬盘保存） 编号方法：大类代字+属类代字+件号如：D-1-0001 1、照片 2、影音附则 第三十条 本制度由公司综合办公室负责解释，以往实行的相关规定与本制度有抵触的，按本制度执行。 第三十一条 本制度经公司总经理签字核准后，于2015年1月1日开始实施。实施期间因国家相关法律法规发生变化、公司经营管理发生变化等因素，应当持续改进。 .
