采购流程管理大全

1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页 共1页采购流程管理大全目 录第一章 采购的概念和基本职责3一、采购的概念3二、采购人员基本职责和权限4三、如何成为一个合格的采购5第二章 采购部门组织架构和规章制度6一、采购部门组织架构（见附图）6二、各部门职责7三、采购部规章制度12第三章 商品结构的组合和调整15一、商品结构的设计原则和商品政策15二、如何选择商品25三、商品结构的调整27四、新商品的引进管理29五、滞销商品的淘汰34第四章 供应商管理39一、供应商守则和基本资料39二、谈判41三、议价49四、合同50第五章 商品的日常管理63一、商品订价63二、商品资料的录入和维护73三、商品订货75第一章 采购的概念和基本职责一、采购的概念采购是零售业态的“灵魂”，如果一个地址合适，装修精美的卖场，却没有商品销售，那它也就失去了存在的意义。采购部门就像是“兵工厂”，前台的营运部门是否能够打“胜仗”，就看采购部门是否能够源源不断的提供精良的“弹药”。任何一个企业存在的基本目的只有一个：“盈利”，对于一个现代的超市来说，要在保持低价形象以吸引顾客提高销售的前

2、提下，获取足够自己生存下去的利润，采购部门的责任重大。因而，在给“采购”定一个准确的概念之前，我们先来了解采购的日常工作内容。n 根据市场的需求状况确定卖场销售的商品结构。为什么要根据市场需求来确定商品结构？这个问题不用做过多解释，采购人员首先在开始进入角色之前，就要牢牢树立这个观念，过去的采购库存销售的采购流程，是不能真正抓住顾客“钱夹”的，做为一名超市的采购人员，只有依循销售库存采购这样的采购流程，才能够使采购回来的商品能够为顾客所接受，才能使他们乐意拿出“钱夹”来购买。根据市场需求、顾客喜好来选择商品，调整商品的工作，不仅在开业前要做，在开业后也要经常做，这样才能使我们的商品结构永远对顾客有吸引力，永远保持活力。n 为公司争取最大的利益而与供应商谈判。良好的品质、最优惠的价格、对卖场有利的付款方式、大力度的促销支持、洽当收取的营业外收入、合理的折扣组合等因素的综合，就能使公司获得最大利益。但要避免走极端，把供应商搜刮得太苦，必然会影响到双方的合作，公司的最大利益要建立在“双羸”的基础上。n 为不同的商品订立合理的价格。何谓“合理”？是不是全部低价？又或是全部高价？答案是“否”。合

3、理的售价应该是针对不同商品的敏感度、便利度等因素，分别订价，敏感度高的商品，售价要低，甚至是亏本销售。敏感度低的商品，要适当的调高一些毛利，该赚的钱还是要赚。要经常性的进行售价检讨工作。n 保持合理的库存水平。超市的经营特点是“薄利多销”，因而为了不出现缺货、断货而影响销售，适当的保留一些商品的库存很有必要，但是如果库存金额过大，又必然会导致流动资金减少，造成总体资金的紧张。因而提高库存管理水平就很有必要，使库存既能保证销售，又不会造成资金的积压。n 主要促销计划的制定和落实。促销是超市吸引客流，提高销售的有力武器，采购部门做为主要的促销策划和管理部门，要制定出一个年度性的促销计划和促销方案，并且针对不同的阶段、不同的主题、不同的卖点落实好这些方案。n 新商品的开发和引进。根据商品的生命周期理论，一个商品想要“永不落伍”是不可能的，而且由于竞争的因素，老商品的毛利水平较低，因而新商品的不断开发，就成为了采购部门的一个日常性工作。综上所述，采购人员的每一项工作，无不紧紧围绕着卖场的种种利益。因此我们把“采购”定义为“通过一系列的方式和手段，组织到适当的商品供顾客购卖，以实现卖场利益最优化

4、的有组织活动。”二、采购人员基本职责和权限商品采购关系着整个公司营运，这个环节没把握好，就会造成满盘皆输。所以商品采购的责任非常重大，做为一名采购人员不应该只着眼于采购进货，而且还应该考虑商品的“推销”和“利润”。同时采购人员为了能够顺利的开展工作，还必须获得一定的权力，否则有责无权，就会难以达到公司的各项指标。1、采购的基本职责n 负责公司毛利指标的达成。采购部门是创造经营利润的部门，商品售价的制定，营业外收入的收取等，无不和最终的总体利润息息相关。因而保证所采购商品之盈利能使公司正常运转下去，是采购部门义不容辞的责任，同时也是首要的责任。n 负责公司业绩指标的达成。业绩主要是受来客数和客单价这两个指标的影响，而这两个指标又在一定程度上受商品结构，促销，价格等因素的影响，因而要想达成公司的业绩指标，采购人员就要把影响来客数和客单价的各项工作做好，想方设法的提高这两项指标的水平。n 公司商品库存的控制。商品是由采购部门引进的，虽然在引进后的主要订货工作是由营运部门来做的，但是采购人员还是很有必要对于商品的库存金额、库存数量等进行控制。因为对于合同的情况、有关的商品信息（货源是否稳定、季

5、节性的提价，包装的更改等）营运部门毕竟不是很了解。n 公司商品回转的控制。商品回转的控制，实际上就是对商品结构的控制，如果商品回转快，就意味着商品适销对路，资金周转得快，库存结构合理。反之就会影响到公司的正常运作。n 市场情报的搜集和分析。做为采购人员，要不断的了解和掌握最新的商品知识、销售趋势、竞争状况、消费时尚等信息，并在比较分析后不断调整自已的工作思路和工作方法，并对公司的总体的经营策略、经营技巧、经营理念等方面进行合理化的建议。2、采购的权限n 决定供应商的新增、更改、清退。n 决定商品的引进，商品进价的最终确定，商品售价的制定。商品销售单位的最终确定。n 新商品的开发，和营运部门一起确定淘汰旧商品的名单。n 商品最低订货量的设定、负责新品的首次订货、负责促销商品的订货。n 与供应商进行谈判，签订合同，收取营业外收入。n 对于商品的陈列向营运部门提出建议，但决定权在营运部门。n 主要促销方案、促销方式的确定。三、如何成为一个合格的采购综上所述，有了权力，有了责任，采购人员就可以开展工作了，但是有句俗语说得好“入门易、学精难”，要想成为一个合格的采购，不是学个一两天就能实现的，只

6、有在实践中不断地分析总结和再学习，才能够不断提高，不要学了个皮毛，尾巴就翘到天上去了，这种态度是万万不可取的。那么，如何才能成为一个合格的采购呢？以下是几点建议：n 操守廉洁。采购，是一个非常敏感的岗位，也是一个非常考验人的岗位，供应商为了达到各种目的，往往会采取各种方法来拉拢你，如果你意志薄弱，或是贪图小利，那么你就很难成为一个合格采购。公司有各种指标来考核采购人员，如果达不到的话，那么你的位子也是保不住的，而且“要想人不知，除非已莫为”。操守廉洁，是做一个采购的基本准则。有一句话是这样说的：“做事可以失败，做人不可以失败”。能力差一些，通过实践可以提高，品质如果不行，那么连实践的机会都没有。n 掌握市场。市场是不断变化的，消费者的需求也是不断变化的。现代的社会日新月异，瞬息万变。“秀才不出门，也知天下事”，注定会在现实中碰壁。采购人员如果不去了解市场变化，被淘汰的将是你自己，只有“知已知彼”，才能“百战百胜”。n 精打细算。超市的综合毛利比百货大楼低，而且租金、人事等经营成本又要远远高于便利店、农贸市场。因而精打细算，开源节流，想方设法降低经营成本就成为了一项很重要的工作，采购部门

7、在其中可以发挥很大的作用，抠进价、多收取一些营业外收入、多获取一些扣率、最大限度的廷长付款的期限、节约各种管理费用等等，都是采购部门应做的工作。n 积极认真，讲究速度和效率。采购部门是整个公司的灵魂，养成积极认真的工作态度，速度和效率并重的工作方法，对于顺利完成采购工作是非常必要的。采购部门的工作内容多，工作范围大，接触的人和信息量也很多，如果没有一个积极认真的工作态度去对待这些问题，那么就容易出现张冠李戴，指鹿为马这类的事情。同时要学会工作有计划性，先处理重要的、关健的工作，要合理的分配时间，不断提高自己工作的速度和效率。n 创新求进。商场如战场，不进则退，商场上不会有永远的赢家，也不会有永远的输家。如果墨守陈规，不思进取，那么今天的巨人可能就是明天的病夫。根据实际情况的变化，不断更新自己的经营思路、工作方法、商品结构、商品价格等。才不会落后于别人。n 适应性强。采购是一个机动性很强的岗位，也是一个劳心劳力的工作。比如和不同的供应商谈判，要根据他们的不同特点，进行不同的准备，采取不同的方式。在面对他们时，你要扮演的是国王、演说家、艺术家、理论家、小市民等多重角色的一种或是多种。你会经

8、常加班，经常学习新的知识，工作节奏非常快，非常消耗体力和脑力，如果没有较强的适应能力，你就很难做好采购工作。n 团结协作。人不能脱离群体而生活，个人的力量是有限的，不可能会有无所不能的天才。在现代的超市业态中，强调的是标准化、专业化、简洁化；强调的是各个环节的合理分工，紧密配合，要想依靠个人的力量去做好全部工作，是不可能实现的。做为采购人员，要善于和同事分工协作，和谐共处，凡事以公司的大局为重，以公司的利益为前提，尤其注重团队合作和团队精神。第二章 采购部门组织架构和规章制度一、 采购部门组织架构（见附图）二、各部门职责在这个组织架构图中，不同规模的超市可以对其进行适当删减，如果是一家小型的超市，可以不设采购主管这一层，另外采购员一职也可以不用分得这么细，比如生鲜只设两个人，食品也只设三个人，百货则设置两人。如果是一家大卖场或是大规模的连锁超市，由于品项多或业务比较繁忙，为了加强对采购工作的管理，也可以适当再增加一些人员，比如可以在品项较多、销售较好的采购组设置两名采购员，或是在每名采购员下面再设置一名采购肋理。但不管怎样取舍，采购的组织架构必须能够保证采购工作的正常开展，同时又必须兼

9、顾到工作的效率和管理的费用。不要出现采购人员每天都从早忙到晚但还是有做不完的工作的事情，也不要出现一件工作经过一个星期层层传递还是没做完的情况。管理的目的是为了更有效的整合企业内的各种资源，以最符合企业利益最大化的流程和路径，去实现企业的各种指标。采购组织架构的最终确定也必须符合这个要求。我们在前面已经绍了采购人员的基本职责，下面详细介绍一下各个岗位的职责：1、采购经理的职责n 服从总经理指挥，执行公司制定的各项总体规划，确保公司经营方向的正确性，全面主管公司的采购工作，领导采购人员共同完成公司下达的各项任务指标，并对各项任务指标的完成情况负有直接责任。n 负责采购人员的纪律管理，维护公司形象，保障公司利益，以身作则，在采购人员中树立正气和培养奉献精神。严守公司的各种商业机密。n 将公司下达给采购部门的各项指标分配给各部门，并监督跟综执行情况，经常组织采购人员进行分析研讨，及时纠正工作偏差，保证各项指标的顺利完成。n 商品结构的总体设计，定期组织采购人员进行商品结构的调整，并审核和最终确认新品的引进和旧品的淘汰。n 确定供应商管理的相关规定，流程，确定与供应商的合作方式，签约政策，相关费用的收取标准等方面的具体方案，审核并最终确认采购员与供应商签订合同的有效性。并监督合同的执行情况。n 制定采购部门的年度促销计划，指导和监督采购人员实施计划，并组织采购人员对每次促销活动的效果做分析总结，以不断提高促销活动的效率。n （在没有配送中心的情况下），和营运部门紧密配合，确保库存的合理性，督促采购人员及时处理不良库存，并有权追究由于库存不合理给公司造成损失的直接责任人。n 制定采购部的奖惩条例并报公司审批执行，并有权依此对采购部人员进行奖罚。n 密切注意各种信息的收集、分析和整理，并根据分析整理的结果对采购部的各项工作 进行调整。n 协调采购部门和其它部

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