公司会议室管理制度
5页1、公司会议室管理制度为了正确、规范的使用视频会议系统,提高会议举办的效率及质 量,发挥会议室作用,给员工创造一个良好的办公环境,使会议室的 管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司各类会议的正常召开, 现结合本公司的实际情况,对会议室的管理作如下规定。第一章 管理部门及管理职责第一条 公司会议室由公司行政部管理,各项目会议室由各项目 行政部管理。第二条 公司行政部职责:(一)负责公司例会的通知;(二)会议室的安排与协调;(三)负责公司例会会前物资的准备;(四)负责公司例会的会议记录;(五)保证室内整洁卫生、设施完好。第三条 在例会结束后,及时起草会议纪要,并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告,一并发至各部门经理和高管的邮箱。第二章 会议室使用规定第四条 为了避免会议室使用时发生冲突,各部门如需使用会议 室,需提前一天由向公司行政部提出申请,填写会议室使用登记表, 以便统一安排。第五条 临时召开的紧急会议需要使用会议室时,要及时通知公 司行政部并在会后完善登记。第六条 如遇公司紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门 或个人,在不能调换的情况下,公司会议优先于部门会议,部门会议 之间由部
2、门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。第七条 各部门申请使用会议室时,需明确使用设备、使用时间、 参加人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等。第八条 除公司会议特别要求提供糕点、水果、茶水等会议物资, 其余会议一律不予提供;部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由 会议组织部门自行准备,公司行政部在紧急情况下可协助准备,但费 用由各部门自行协调。第九条 会议室使用期间,请爱惜会议室的设备设施,使用部门 需保持会议室的整洁,不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等;请不要在桌 椅上写画、敲击和刻画,请不要改变会议室设备、家具的位置,爱护 会场设施(包括:麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等), 使用完毕后,务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还 原,离开时关闭电源、空调,并通知行政部行政文员共同检查交接, 如会议涉及使用视频会议系统,行政部需增加设备管理员共同参与检 查交接。第十条 使用完毕后,使用部门负责清洁会场,并与公司行政文 员、设备管理员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部 留档备案。第三章 公司视频会议系统设备管理第十一条 视频会议系统主要由摄像头、话筒、
3、视频会议系统服 务器、会议专用电脑、图像显示设备(投影仪、电视机、显示器)、 音箱设备等构成。第十二条 视频会议系统设备是会议专用设备,除开展视频会议 外,严禁挪作他用。第十三条 现公司总部与各项目、项目与项目之间均可进行会议 对接。但在项目与项目之间进行对接时需通知总部行政部,由总部行 政部安排专人打开总部服务器终端方可使用。第十四条 严禁在视频会议专用电脑上安装无关软件,系统管理 员每周定期对视频会议专用电脑做好防毒、系统清理等维护工作。第十五条 视频会议系统各项参数已设定好,与会人员在使用时, 不得随意更改。第十六条 视频会议系统设备由公司指定专人管理与维护,非工 作人员请不要随意使用有关设备,与会人员在使用过程中发现设备问 题,可即时与行政部主管经理和系统管理员联系,进行设备调整,对 于专业维修则由行政部反馈至供应商,做出故障排除及修复。第十七条 公司各部门如要使用公司视频会议系统,需提前1 天 通知公司行政部,会议当天与会部门负责人同系统管理员提前1 小时 到公司主会场做会议准备,随时与分会场与会人员进行视频和音频的 效果调试,确保视频会议的正常使用。第十八条 会议结束后,需将视频会议系统各设备切断电源,以 免造成不必要的浪费和损失。第十九条 因视频会议使用的特殊性,仍需在使用过程中根据使 用情况进一步调试,因此各部门在使用过程中如有建议或意见,请及 时告知总部行政部,总部行政部将及时向供应商反馈并调整。第四章 附则第二十条 本规定自公布之日起执行。第二十一条 未尽事宜由公司行政部解释。会议室使用登记表年月日会议名称人数使用部门负责人会议时间会议地申请使用设备会议室检查情况是否有损坏有无损坏明细填入下表使用部门交接人行政部交接人注:1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等,请自行准备。2、非工作人员请不要随意使用有关设备。3、请不要在桌椅上写画、敲击和刻画,请不要改变会议室设备 家具的位置,爱护会场设施(包括:麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕 空调设施等)。4、使用完毕后,使用部门负责清洁会场,并与公司行政文员共 同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。
《公司会议室管理制度》由会员hs****ma分享,可在线阅读,更多相关《公司会议室管理制度》请在金锄头文库上搜索。
吞咽障碍患者的康复护理Word版
小学数学三年级下册期中测试卷人教版(附答案)(DOC 9页)
金属非金属矿山(露天矿山)生产经营单位安全管理人员考前冲刺密押卷含答案97
沉积相知识点复习 (3)(精品)
2023年福建省南平市浦城县忠信镇金樟村社区工作人员考试模拟题及答案
-高中物理热力学定律第4节热力学第二定律第5节热力学第二定律的微观解释课时训练
高中化学必修一氧化还原反应练习题(DOC 8页)
祝贺开业赠花篮祝福语
会计选择多选判断
高中化学专题1.3有机化合物的命名含解析选修
安全生产责任书篇
最新2022年高考语文复习计划制订
夏季防溺水教育活动总结报告模板(4篇).doc
新班主任向家长自我介绍例文2021
中班保育员个人工作总结(2篇).doc
2023年中国人民解放军第一五七医院住院医师规范化培训招生(口腔科)考试参考题库+答案
股份支付参考答案
中英日文面料对照表
2021教育叙事文章精选范文
浙教版七上第四章物质的特性易错题
2023-07-24 9页
2023-02-08 52页
2023-02-24 3页
2023-12-19 19页
2023-04-22 4页
2023-03-07 27页
2022-12-29 7页
2023-08-17 4页
2023-11-23 12页
2023-11-20 39页