会议管理无纸化智能会议系统技术设计方案
37页1、杭州威数智能科技有限公司无纸化交互式智能会议系统实施方案(2017 年 4 月)为了更好的服务人民法院审委会工作需要、提高审委会 会议的效率、更好的辅助领导决策,威数开发了无纸化智能 会议系统,为人民法院审委会讨论研究重大疑难案件、审议 讨论重要文件及研究决议其它有关工作问题等提供全方位 的智能管理。一、系统优势 与传统会议召开方式相比,具有以下优点:1. 节约高效: 真正实现会议全过程不使用纸张,节能环 保;省去会议材料的打印、复印、装订、分发等环节,会议 资料准备时间缩短。2. 安全保密: 会议资料统一管理,设置管理权限,会务 人员插入 USBKey 或者使用用户名密码登陆后,其他会议终 端自动进入会议系统;会务人员下载会议资料后,分发到其 他会议终端,会议结束后,可将会议资料按需上传到会议服 务器存档。 如为保密会议, 所有会议资料不允许保存、 下载, 会议结束后,所有资料自动删除。3. 功能丰富: 可实现会议双向互动,便于开展讨论、投 票、批注、文件会签等活动;与传统会议只能保留文字资料 不同,可以完整保留会议音视频资料,每个参会人员均可根据需要进行会议录制;可通过接口系统与0
2、A系统、电子桌牌、中控系统等会议相关系统对接。4、异地同步:系统通过法院单位内部专网可实现市中 院与基层法院议题文件同步共享,互动讨论。不同法院会议 室可以独立开会,也可以联动开会,将远程的若干会议室临 时组合成一个虚拟大会议室召开会议。会议过程中的文档及 实时演示的数据可以在多个会议室中实时传递交流。二、会议流程佥函岂理会最档索A闻会眼资斜存岩令1K*制刚页測K金谡播务宗饮圮录会议拎杲三、系统主要功能1. 后台管理:对会议概况信息、参会人员、座位编排、 会议流程、会议文件、会议投票和会议权限等进行设置和管 理。2. 会议签到:支持手写签名进入会议,后台自动存储参 会人员原笔记签名,可显示会议桌模拟图,亮点显示签到状 态,可设置免签到。第#页杭州威数智能科技有限公司3. 通知公告: 会议主持人或会务人员向所有参会人员发 送的通知、注意事项等信息,会议公告以滚动字幕形式循环 显示。4. 同步现场: 实现发言人与每位参会人员的桌面同步共 享;同步时,支持手写批注、圈划。各参会人员可根据自身 需要,在同步桌面与自主操作界面自由切换。5. 同步异步功能: 具有参会人员屏幕可选择与主讲人同 步,
3、也可不选择与其同步,不与主讲人同步的参会人员可选 择其他议题会议材料进行浏览和批注;文档及桌面同步过程 中,需同步主讲人的鼠标焦点位置,便于参会人员准确跟踪 主讲者的讲解定位;文档同步过程中能够无缝调出和隐藏简 易白板,便于主讲人以手绘图形的方式讲解复杂问题;6. 会议主持: 会议主持人具备控制会议现场的一切管理 权限;如指定发言人、强制同步、停止信息交流、停止会议 录制等。7. 录音录屏: 会议主办方对会议过程进行全程录音录屏 或部分录音录屏,在会后进行存档。8. 手写批注: 可在会议文件、会议记录、电子白板上进 行批注、圈划,批注内容可保存电子版手写原迹,与在纸张 上的传统书写习惯没有区别。支持将所有参会人员的批注统 一收集到一个电子文档中,以便于后期对会议讨论文件(如 征求意见稿等)的修改(类似 word 中的修订功能)。第3页杭州威数智能科技有限公司9. 会议投票: 提供会议现场的投票表决功能,支持投票 表决列表、投票说明描述、投票权限控制,投票结果自动统 计、以饼状图柱状图显示投票结果。10. 电子签名: 对会议形成的记录、纪要、决议,实现 电子签名,保留原迹,自动形成会签文
4、件。11. 交流提示: 参会人员即时通讯工具,支持一对一和 一对多人的信息交流,收到信息后闪动提醒;可提醒会务人 员对会议进行各种服务。12. 视频播放: 支持全格式视频播放、最高支持到 4K 片 源解码播放、同时显示四路视频,可全屏显示视频、支持浮 动窗口观看、视频可放大缩小,主持人可一键共享视频到所 有人的屏幕及大屏幕。13. 皮肤设置: 支持客户端软件更换皮肤主题,系统自 带不少于三套皮肤主题(缺省 / 政府 / 企业 / 公检法等),用 户可自定义皮肤主题/欢迎画面/企业VI/LOGO,背景图片可 自定义修改替换。四、软件功能介绍( 一 ) 会前准备(会议管理者登录后台管理界面后进行,需用户名和密码)? 首页格式 设置开机欢迎界面自定义背景图片 设置会议主题、座位、姓名、职务等信息的显示方式(字型字号字的颜色及布局) 保存设置后实时生效? 主界面管理根据会议情况,自行分配主功能、副功能以及隐藏不必要的会议功能桌签格式 编辑外侧屏的显示内容(适用于双面屏)设置显示内容(会议名称或单位、人名、职称、职务)的字型字号字的颜设置显示内容的整体布局设置背景图片? 系统设置设置网上浏览的主
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