后勤集团总公司物资采购管理办法.doc

后勤集团总公司物资采购管理方法第一章 总那么    第一条 为了标准后勤集团总公司物资设备采购管理工作，完善物资设备采购管理监督机制，保证物资设备采购管理工作标准、廉洁、高效运作，依据?中华人民共和国政府采购法?及有关法规，制定本方法    第二条 本方法所指物资设备包括总公司根本建设工程材料、水电暖配件、劳开工具、卫生工具、教学用辅助材料〔包括粉笔、电池等〕、劳保用品、办公用品等各类物资及设备第三条 采购活动必须遵守国家有关法律、法规各部门都要自律标准，各尽其职，主动配合，协调支持，努力提高工作效能   第四条 参与采购活动的工作人员都要以对学校利益高度负责的精神，力求节约，反对浪费，廉洁、高效履行职责   第五条 各项采购活动都要遵循“公开、公平、公正〞和“集体采购、货比三家、择优选购〞的原那么，选定符合使用要求、性价比拟高的物资设备   第六条 采购工作程序要至少引入三家以上供给商参与竞争要从维护学校利益出发，本着“老实、信用、平等互利、协商一致〞的原那么处理各种商务关系    第二章 采购小组的设立    第七条 采购小组的设立   〔一〕采购小组总公司各项采购活动都要设立专项采购工作小组〔以下简称“采购小组〞〕。

凡采购常年使用的金额1万元〔此项额度标准由总公司领导根据实际情况自行调整〕以上的采购活动要组建采购小组进行招标采购〔公开招标、邀请招标、询标竞价〕；凡采购金额在1万元以下的采购活动，要设立部门询价谈判采购工作小组〔以下简称“询价谈判组〞〕；以询价谈判的方式进行采购小组人员数量根据采购任务的具体情况由质管部协调有关部门从采购人员库中随机抽取名单确定，一般为三人以上单数，报请总经理同意后确定采购小组成员组成应以保证形成廉洁、高效的工作机制，保证采购任务如期完成原那么参与采购活动的专业技术人员由业务部门根据需要在学校或总公司建立的专家库中临时抽取    采购小组是由总公司有关部门组建的临时性工作班子；实行组长协调下的部门代表分工负责制，在业务分管总经理的领导下开展工作      〔二〕考察组采购小组根据工作需要自行下设考察组考察组对采购小组负责，职能是提交考察报告   〔三〕评标组对于招标采购活动，根据需要在采购小组人员根底上扩充设立评标组，评标组的职能是向采购小组提交招标结果    第八条 采购小组部门代表的职责和权利采购小组成员独立履行本方法要求的职责，对本部门或本单位负责参与采购活动的小组成员都有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权，并承当相应责任。

    各部门及其代表主要职责：    1、业务部门：担任组长单位；对相关物资设备采购工作业务总体负责主要职责是：负责拟订采购小组工作方案；组织协调各有关部门参与采购活动；向采购小组提交采购资源信息；落实采购小组决议，整体推进工作进度，保证按期完成工作任务；组织所购物资设备的验收入库；负责采购文件资料的形成、整理、归档工作；对采购标的总体质量和价格情况承当主要责任  2、监察部门：总公司质量管理部负责组织采购监察工作，负责组织监察人员小组，参与拟定采购小组工作方案；监督采购小组依据国家法规和学校制度正确实施工作程序；监督采购小组成员正确履行职责；根据需要参与相关验收工作；监督检查合同履行情况；对采购情况建立成果档案 3、审计小组：审计成员由总公司质量管理部根据需要从总公司审计人员库中随机抽取名单确定，参与涉及工程量核算的物资设备的采购活动对采购标的的合同价格及突破立项审定的采购数量行为承当监督责任，参与相关验收工作4、财务部：根据需要参与物资设备的采购活动对采购活动的资金使用效率负责5、用户单位：对标的物的使用功能和产品质量性能负责；有权对标的物的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出建议。

参与相关验收工作6、技术专家：对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责，参与相关的验收工作7、工会职工代表：及时反映协调群众意见和建议，在参与过程中对采购工作程序及运作情况及时提出质疑、意见或建议8、其它部门根据采购活动的具体情况和实际需要作为一般小组成员参与工作，对小组决议承当相应责任第九条 采购小组、询价谈判组、考察组、评标组议事规那么：    1、以满足设计和使用要求为前提，依据审定的方案资金额度控制标的质量等级，力求节约   2、投标报价口径一致，质量、价格、效劳并重，同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比效劳，综合评议比拟    3、在质量、效劳保证的前提下，贯彻“合理低价中标〞原那么在采购价不低于本钱价的情况下，可以价格不封底在质量、价格、效劳同样的情况下，优先考虑有信誉的老客户4、各小组应在充分考虑主要责任承当人意见的根底上，按照 “少数服从多数〞的原那么形成小组决议小组决议会签完成认定有效第三章 采购活动的运作方式第十条 物资设备采购活动按照采购资金额度的大小可分别采用公开招标、邀请招标、询标竞价、询价谈判、认质认价、商务关系存续等六种工作方式选定供给商其中公开招标、邀请招标、询标竞价为招标采购；询价谈判、认质认价、商务关系存续为非招标采购。

〔一〕公开招标公开招标指按照国家有关法规和规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供给商参与投标，并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式对采购金额在3万元以上且质量可靠性不易确定，市场价格波动较大应采用公开招标方式组织采购工作〔二〕邀请招标邀请招标指按照采购小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供给商参与投标，并按照评标组议定的中标条件评议比拟确定中标人的采购工作方式对采购金额在 10-50万元或质量可靠性要求较高、价格弹性不大采购金额在50万元以上也可采用邀请招标方式组织采购工作〔三〕询标竞价询标竟价采购指由采购小组按照议定的资质条件，在对商家资质、产品质量、生产条件及售后效劳等方面进行全面考察比拟的根底上，直接邀请三家以上供给商投标报价，采购工作小组通过综合评议，竞价谈判，按照“质量保证，效劳可靠，价格最低〞原那么确定供给商的采购工作方式对采购金额在3－10万元或标的质量可靠性要求较高、价格弹性不大采购金额在 10－50万元也可采用询标竞价方式组织采购工作〔四〕询价谈判询价谈判采购指由询价谈判组根据市场情况“货比三家，集体研究，谈判压价，择优选定〞供给商的采购方式在以下特殊情况下，经总经理批准可采取询价谈判采购方式： 1、技术性能特殊的商品；2、出现不可预见的急需采购的商品；3、没有供给商投标或没有合格标的时；4、采购小组认定的市场供给条件限定的单一来源商品；5、采购小组认定无法按照规定招标方式得到的商品；6、采购小组一致认定的其它情形。

〔五〕认质认价认质认价指依据采购方案委托施工单位实施采购活动的采购工作方式采取委托采购方式时，业务部门应出具“认质认价通知单〞，并以审定的?物资设备采购认质认价审定表?作为结算的依据采取委托采购认质认价时，业务部门对物资设备的质量必须有明确的认定要求，认价要有考察或合同依据，并在入库前进行验收物资设备采购认质认价审定表?回签完成并由业务部门签章后有效业务部门应注意随时掌握市场行情，随行就市，及时调整认定价格在价格平稳的市场背景下，可以参照校内物资设备采购档案库中近一年期间采购的同种商品的较低采购价作为认价依据认价依据的有效时限一般不得超过一年半，超过有效时限应进行重新考察选定〔六〕商务关系存续商务关系存续指在最近招标考察选定的根底上由业务主管部门根据实际需要由原供给商继续提供某种物资设备的采购工作方式对于预计累计年内续供货款额达3万元以上采购工程，业务部门认为有必要保持与质量、价格、效劳状况良好供给商的商务关系，继续由某家供给商提供某种或某类物资设备，可考虑市场实际情况，存续商务关系商务关系存续延时期限最长不得超过两年超过存续期限，应按规定程序重新考察遴选 第十一条 不同的采购方式填写不同的表格，招标采购活动填写?招标采购活动备案表?；询价谈判采购活动填写?询价谈判采购活动备案表?；认质认价填写?物资设备采购认质认价审定表?；商务关系存续填写?物资设备采购商务关系存续合同审批运行表?； 第十二条 总公司工程建设、物资使用、设备管理等有关业务部门，应结合本部门职能特点，建立常用物资设备“采购资源信息库〞。

采购资源信息库除准确反映供给商资质信誉情况外，还应从可供商品和已供商品两方面反映各供给商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况一般情况下，采购资源信息库中同种类商品至少应当保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供给商采购资源信息库应实行滚动优选，动态管理第四章 采购工作程序第十三条 物资设备采购立项物资设备使用部门应根据实际需要，在对市场状况充分调查了解的根底上，填报?物资设备采购审批单?，并提出立项报告，办理有关立项手续立项报告包括的根本内容：申请立项的理由、物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额等经总公司批准后组织进行采购，采购活动应严格控制在立项审定的资金额度范围之内，不得随意突破不得随意增加采购数量和采购品种对于确因实际情况不得不变更调整时，必须事前征得主管领导的同意对于擅自突破采购方案，总公司要追究采购小组组长的个人责任第十四条 邀请供给商在采购方案确定后，业务部门要及时采取适当方式发布需求信息，吸收资质信誉状况良好的供给商参与投标报价凡采购金额在10万元以上的采购工程，采购需求信息可采取校园网发帖、校内公告等方式公开发布需求信息；10万元以下的采购工程，应采取多种方式采集供给商信息，可在采购资源信息库中资质信誉良好的供给商中随机选择三家以上参与投标竞价。

对于采购资金额度大于10万元以上的采购工程，投标报价的新增供给商不得低于参与投标报价供给商家数的1／3一般情况下，业务部门应以投标报价书的方式向供给商提出投标报价要求，并采取密封方式投标报价，保证运做过程公平、公正第十五条 供给商的资格审查及产品考察招标前，业务部门应对供给商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查合格供给商资质证明一般包括：营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等    对于采购资金额度较大的工程，必要时，应产生考察组对供给商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后效劳等有关情况进行实地考察在考察根底上应形成考察报告，提交采购小组供给商有如下行为时要取消其参与或中标资格：①提供虚假资信材料，骗取合法供给商资格的；②采用不正当手段低毁、排挤其它供给商的；③向采购人员行贿或提供其它不正当利益的；④偷梁换柱，供给假冒伪劣商品的；⑤采取其它不正当竞争手段的业务部门要根据需要和可能对供给商提供的样品及时进行封样对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资，封样保存时间不得低于合同有效期。

第十六条 供给商选定1、招标采购招标采购工程应由业务部门编写招标文件招标文件一般应包括以下内容：①对投标人的资格要求；②标的名称、数量、规格型号；③对标底的质量配置或材质要求；④供货方式或工期要求；⑤投标报价截止日期物资设备供给商选定一般应采取顺序中标的方式确定首选中标人和备选中标人，首选中标人作为第一谈判对象，备选中标人作为第二谈判对象，最终中标人根据谈判结果择优选定首选供给商和备选供给商名单在合同正式生效前，要在一定范围内严格保密对于一些质量可靠性要求不高、价格弹性较大的工程，可允许二次报价 2、询价谈判询价谈判应成立询价谈判组，询价谈判组应由三人以上单数组成确定符合资质条件被询价的供给商数量不得少于三。