高效团队会议.ppt

Confidential 内部资料保密内部资料保密  高效团队会议高效团队会议1成果成果本期研讨会结束时，你将能够：本期研讨会结束时，你将能够：•识别团队会议的好处识别团队会议的好处•识别如何积极参与团队会议识别如何积极参与团队会议•描述团队会议的结构和记录要求描述团队会议的结构和记录要求•列举高效团队会议的特征列举高效团队会议的特征2事故报告事故报告 —— —— 破冰方式破冰方式事故报告事故报告事故报告事故报告事故报告事故报告时间：时间：2020分钟分钟目的：目的：1 1）说明人与人之间的沟通信息存在损耗）说明人与人之间的沟通信息存在损耗 2 2）为了清晰沟通的重要性）为了清晰沟通的重要性说明：需要说明：需要5 5名志愿者名志愿者3•从从一人复述到另一个人会发生什么呢一人复述到另一个人会发生什么呢？？•你你团队中是否曾发生这种沟通中断团队中是否曾发生这种沟通中断？？•本本练练习习只只由由 5 5 个个人人进进行行现现场场有有多多少少人人？？这这么么多多人人参参加加本本练练习习时时，， 是否有可能会使信息更加歪曲？是否有可能会使信息更加歪曲？•在在本次团队高效沟通的必要性的练习中，你学到什么？本次团队高效沟通的必要性的练习中，你学到什么？事故报告事故报告 —— —— 破冰方式破冰方式4讨论：举行团队会议有什么好处？讨论：举行团队会议有什么好处？什么是团队会议？什么是团队会议？5什么是团队会议？什么是团队会议？ 团队成员为了一个具体的目的聚集到一起，并就对于团队未来成功至团队成员为了一个具体的目的聚集到一起，并就对于团队未来成功至关重要的问题进行讨论和表达想法的讨论会。

关重要的问题进行讨论和表达想法的讨论会6什么是团队会议？什么是团队会议？ 团队成员为了一个团队成员为了一个具体的目的具体的目的聚集到一起，并就对于团队聚集到一起，并就对于团队未来成功未来成功至至关重要的问题进行关重要的问题进行讨论和表达想法讨论和表达想法的讨论会的讨论会7•回顾之前承诺的回顾之前承诺的工作任务工作任务的进展的进展•回顾每个关键绩效回顾每个关键绩效(KPI)(KPI)的表现（班的表现（班/ /日日/ /周周/ /月）月）•生产计划与目标的达成生产计划与目标的达成•公司新闻通告（通告）公司新闻通告（通告）•讨论影响团队及团队成员的任何重要话题讨论影响团队及团队成员的任何重要话题•输出工作计划任务和具体责任人员输出工作计划任务和具体责任人员团队会议的内容团队会议的内容8团队会议的好处团队会议的好处•给给团队固定的团队固定的时间时间集中集中讨论目标讨论目标达标情况，明确差距达标情况，明确差距•促进团队成员及团队领导之间的沟通促进团队成员及团队领导之间的沟通•促进团队的持续改进促进团队的持续改进•解决生产问题解决生产问题，明确团队工作任务的分派，明确团队工作任务的分派9沉船沉船 —— —— 练习练习沉船沉船沉船沉船沉船沉船10沉船练习沉船练习————情况汇报情况汇报•你的团队决定登陆哪个岛及为什么？•你是如何做此决定的？•观察者的行为使你更容易或更难做决定？•观察者行为的哪些具体方面影响了团队的绩效，是如何影响的？（现在观察者可以解释自己分配到的角色以及角色的说明。

•你是否在团队会议中看到有人的行为像这些观察者一样？•如果是，这些人有其它什么行为，以及他们如何影响团队协作、问题解决及群策群力？•什么会有助于使会议更高效？11积极参与和消极参与积极参与和消极参与12•谁对成功的团队会议负责？•我们指的团队会议参与是什么意思呢？•为什么所有团队成员应当参与会议？团队所有人1）分享我们独特的技巧、知识及想法，便于帮助团队做决定2）参与讨论、参与解决问题及做决定1）每个员工对自己的岗位掌握第一手资料，信息反馈更准确2）改进和想法使企业不断提高并一直领先对手3）如果团队每个人能参与作出会影响他们工作的决策，他们会为自己     的工作而感到骄傲并逐渐会产生兴趣积极参与和消极参与积极参与和消极参与13思考在沉船练习中发生了什么哪种行为有利于会议的成功？思考在沉船练习中发生了什么哪种行为有利于会议的成功？积极参与和消极参与积极参与和消极参与14思考在沉船练习中发生了什么哪种行为有利于会议的成功？思考在沉船练习中发生了什么哪种行为有利于会议的成功？积极参与和消极参与积极参与和消极参与•提问题、提建议及产生想法•￿•参与制定团队决策及在重大团队问题上寻求一致•￿•就采取的措施达成或取得一致意见•￿•讨论及定义问题及提供建议的解决方案•￿•讨论重大问题及团队目标•￿•检查对信息的理解是否正确•￿•要求提供更多有关团队衡量指标或问题的信息•￿•总结之前讨论或决定的内容•￿•总结并作出团队决策15积极参与和消极参与积极参与和消极参与哪种行为会使会议不成功或不愉快？哪种行为会使会议不成功或不愉快？16积极参与和消极参与积极参与和消极参与•关注不满及抱怨而不是团队目标•￿•退出讨论并拒绝承担责任•￿•支配讨论及试图控制会议•￿•打断其他团队成员的讲话•￿•侮辱其他团队成员的想法或建议或持续表示不同意•￿•不参加会议•￿•讨论隐私问题及不倾听其它团队成员的想法•￿•转变其他人更有兴趣讨论的话题•￿•与坐在旁边的人低声说话哪种行为会使会议不成功或不愉快？哪种行为会使会议不成功或不愉快？17结构化团队会议结构化团队会议是什么是什么? ?何人何人? ?怎样怎样? ?目的目的目标目标目标目标角色角色角色角色角色角色关系关系关系关系关系关系关系关系过程过程过程过程过程过程过程过程•你有参加定期团队会议吗？•参加会议的人多吗？•会议结构化如何？•在团队会议中，你一般讨论什么？18•目的（会议议程）目的（会议议程）•时间时间•地点地点•参会名单参会名单•会议主持人会议主持人•任务跟进行动列表任务跟进行动列表结构化团队会议结构化团队会议结构化会议所包含的内容结构化会议所包含的内容19结构化团队会议结构化团队会议范例：范例：20每日团队会议议程每日团队会议议程每日团队会议的理想团队议程是：每日团队会议的理想团队议程是：1.1.出勤率出勤率——2——2分钟分钟2.2.任何环境、健康与安全事故任何环境、健康与安全事故 —— 3—— 3分钟分钟3.3.对行动要点的反馈对行动要点的反馈——2——2分钟分钟4.4.回顾过去的绩效（与纠正措施一起）回顾过去的绩效（与纠正措施一起）—— 6—— 6分钟分钟•生产力：生产力： 停工期停工期•质量质量：： 废品数量废品数量•成本：成本： % %浪费浪费•交付：交付： 生产与计划生产与计划•安全：安全： EHSEHS审核得分审核得分•士气：士气： 5S5S与出勤率与出勤率5.5.下一轮班计划或工作周期下一轮班计划或工作周期——2——2分钟分钟•生产计划生产计划•特别事件，如维护、审核特别事件，如维护、审核•操作员的分配操作员的分配6.6.组织新闻，如适用组织新闻，如适用 —— 2—— 2分钟分钟7.7.团队提出的一般问题团队提出的一般问题——3——3分钟分钟8.8.更新行动计划更新行动计划——2——2分钟分钟21行动列表的重要性行动列表的重要性是什么何人何时团队会议团队会议可视化管理可视化管理行动计划行动计划•没有行动列表的会议，只是一个演讲课程，而不会产生 实质性的计划、行动或变化22持续改进循环持续改进循环团队会议团队会议可视化管理可视化管理行动计划行动计划是什么何人何时行动计划利用可视化，使问题暴露无遗通过团队会议，就解决措施达成一致利用行动计划落实改进措施23行动列表行动列表团队：团队： _________________________会议日期：会议日期： _____________________会议时间：会议时间： _______________________日期日期主题主题行动行动何人何人何时？何时？24出席名单出席名单会议日期：会议日期： ________________会议时间：会议时间： _______________________团队成员团队成员缺席缺席道歉道歉25出席名单出席名单为什么所有团队成员参加团队会议如此重要？为什么所有团队成员参加团队会议如此重要？•团队信息会得到良好的沟通和传递•团队成员可以分享决策制定￿•团队成员可以与团队分享他们的想法•团队成员了解了当天团队的计划是什么，因此会与团队其他人共同致力于 同一个目标26会议的基本规则会议的基本规则•出席出席•准时准时•会议地点与时间会议地点与时间•参与参与•基本的会话礼貌基本的会话礼貌•行动列表行动列表•其它规范和基本规则其它规范和基本规则27团队会议中的角色团队会议中的角色团队领导在会议中的角色？团队成员在会议中的角色？28团队会议中的角色团队会议中的角色团队领导团队领导：： •使团队关注其绩效目标使团队关注其绩效目标•推动持续改进以实现绩效目标推动持续改进以实现绩效目标29团队会议中的角色团队会议中的角色团队成员在会议中的角色团队成员在会议中的角色•积极参与 •提问题•提建议•分享想法•负责实现行动等30问题解决会议问题解决会议如果在每日会议中发现了问题，那么可以根据问题的性质，在几天内解决。

31现场问题解决现场问题解决•大多数团队识别的问题需要由个别团队成员立即采取措施解决•重要的是这些 问题尽快得以解决，以继续生产我们称其为现场问题解决32如果在每日团队会议中发现问题，操作员应当在会议之后尽快进行以下方面：如果在每日团队会议中发现问题，操作员应当在会议之后尽快进行以下方面：• 1）根据证据找出原因团队成员应当检查所有的问题实物证据，比如，标签变形，并使用 “5 个为什么”方法找出问题的根本原因• 2）采取纠正措施 识别原因后，操作员需要采取适当的措施来解决问题并让生产继续• 3）记录事故 当问题发生时，重要的是记录与之相关的信息，以备将来使用和参考• 4）使用故障排查图解决问题 制定故障排查图后，操作员可用它来识别问题的原因并加以解决• 5）检查，在解决方案付诸实施后，团队成员需要随后进行检查，以确保行动成功， 并且所有设备都运转良好对于反复出现或团队成员不能独立解决的问题，要报告给团队领导这样， 这些问题将会在每周问题解决会议中由团队解决现场问题解决现场问题解决33故障排查图故障排查图包装上印刷包装上印刷位置不对位置不对孔眼打开了吗？孔眼是否清洁?塑料卷是否正确 摆放?是否有其它标记 在塑料上？跟踪眼设定正确吗？当塑料由手工方式拉时，跟踪眼能正确识别标志吗？螺线管上的LED是否能随边口的开关而动作？向团队领导求助把它打开清洁它更换塑料卷并向团队领导报告修正它调整跟踪眼传感器位置调整灵敏度，并向团队领导报告更换限制开关有不是重新检查不是不是不是不是不是不是有不是有有有有34每周问题解决会议每周问题解决会议•每日会议得到有效地开展后，才会开始每周问题解决会议。

•在开始问题解决 会议之前，团队不能解决的任何问题都应当上传至每日管理层或生产会议35评估团队会议评估团队会议效率：效率： 我们所作的事情是否正确？我们所作的事情是否正确？•我们提出的问题是否正确？我们提出的问题是否正确？•我们解决的问题是否正确？我们解决的问题是否正确？•我们处理的问题是否与团队目标相关？我们处理的问题是否与团队目标相关？效率：效率： 我们所作的事情是否正确？我们所作的事情是否正确？•我们是否遵循时间框架？我们是否遵循时间框架？•我们有否采取不必要的步骤？我们有否采取不必要的步骤？•我们是否在重复自己？我们是否在重复自己？36我们的团队会议评估表我们的团队会议评估表37高效会议的特征高效会议的特征•目的明确目的明确•结构化的结构化的•由团队领导协调和主持由团队领导协调和主持•所有人员积极活跃参与所有人员积极活跃参与•明确的议程明确的议程•输出工作跟进计划列表输出工作跟进计划列表38团队会议团队会议————角色扮演练习角色扮演练习团队会议团队会议团队会议团队会议团队会议团队会议39Thank you!。