管理体系导入与维护控制流程[模板].docx

管理体系导入与维护控制流程1.目的为有效指导各业务组织正确、高效地建立&维护与实际业务相适应的符合由ISO或其它行业组织要求的各类管理标准的 管理体系，促使业务组织在各方面管理（如质量、环保、环境、EHS等）的规范化、高效化，而特别制定本流程2.概述 本流程阐述了从“业务需求分析（包括自身&外部推动）、确认&策划建立、体系总体设计、体系建立、文件编制、运 行与完善、导入认证、系统维护"等各场景的活动内容及注意事项通过有效的管理评审活动，确保XXXXX有限公司 和工厂的质量管理体系的充分性、适宜性和有效性3.术语名称定义管理体系（简称MS）是企业组织制度和企业管理制度的总称1、 英文为Management System一个组织的管理体系可包括若干个不同的管理体系，如质量管理体 系IS09001、环境管理体系IS014001、职业健康和安全管理体系OHSAS18001、信息安全管理体系BS7799/ISO27001、汽车供应行业的质量管理体系（/TS16949）、电信行业的质量管理体系（TL9000）、 食品安全管理体系HACCP、劳工保护SA8000等2、 所有管理体系基本可划分为：2.1、 经济增长：如IS09001、TL9000、TS16949、ISO27001 ；2.2、 环境保护：如ISO14OO1；2.3、 社会责任：如SA8000、OHSAS18001；2.4、 持续发展：上述3个也包含了部分关于持续发展的内容，但持续发展也可作为一个基本部分单 独列出。

如ISO18617 （关于持续采购）、ISO20121 （关于事件）审核由具有一定资格而且与被审核组织或部门的工作无直接责任的人员（专家），为确定相应管理体系范 围的活动是否遵守该体系要求标准、流程和计划安排，以及结果是否达到预期目的所做的系统的、独 立的检查和评定导入引导公司接受相应MS标准条款，了解其作用，从而进入到学习、建立按相应MS标准条款的体系，且遵 照相应MS要求进行维护的行为过程认证由可以充分信任的第三方机构证实某一经鉴定的产品或服务符合特定标准或规范性文件的活动本文 的产品或服务指的是我司为客户制造产品及服务过程与结果4.角色与职责角色名称职责对应职位/岗位管理者代表一般由公司最高经营者或由其指定的具备可协调公司资源、相关知识的高 层管理者担当其职责为：1、 负责提供资源，对各MS系统在公司建立、导入、正常运转的全过程负 责2、 对公司是否推行相应的MS进行决策，或由其和最高管理者讨论后由其 发布是否推行相应的MS3、 指定相应“MS建设&推行&维护组长”人选业务组织最高管理者或其 指定的具备可协调公司资 源、相关知识的高层管理 者担当MS建设&推行&维护组长1、 需求分析评估组织者，接到或整理好需求，由其在内部收集意见并组织 评审，整理好相应需求评审报告给管理者代表。

2、 作为“MS建设项目组”和“MS体系推行&维护组”的Leader，牵头组 织、管理项目组成员工作，有序、按时、按质、按量推魂个项目组的各项 工作；3、 MS建设&推行&维护的内外部联络沟通；4、 定期&不定期开展相关组织内审、管审，并对发现的改善点进行管理闭 环；5、 组织收集各MS系统运作数据、管理MS运作中不达预期的改善点包括内 外审核发现，评估KPI达成状况，同时开展持续活动，确保MS可要公司良 好的运转；6、 作为应对外审机构的接口人，整理&管理第3方机构审核发现改善点并 到闭环为止体系办体系经理或体系工程师MS建设项目组1、 建设项目组由“【体系办体系经理或体系运营工程师】（组长）+各业 务部门的MS接口人员+与某MS业务直接相关的部门经理+与某MS业务直接 相关的部门工程师"组成体系办体系经理或工程师】作为组长，承担 该小组任务组织发起及收集各组员的提议等，且承担各活动的输出结果责 任2、 项目组承担的职责：负责MS策划，主导所属于MS体系的流程文件开 发、优化及评审，推动所属MS体系的试点&推行工作体系办体系经理或工程 师】（组长）+各业务部门的MS接口人员+与某MS业务直接相关的部 门经理+与某MS业务直接相关的部 门工程师MS体系推行&维 护组1、 推行阶段，负责MS的部署及试点工作。

2、 维护阶段，各组员按组长指令进行定期或不定期收集各业务部门的MS 系统运作数据、管理MS运作中不达预期的改善点包括内外审核发现，评估 KPI达成状况，同时开展持续活动，确保MS可要公司良好的运转体系办体系经理或工程师 （组长）+各业务部门的MS接口人员审核员实施文档与现场审核，记录审核事实与审核发现，输出审核报告，并归档 审核相关的文件和记录体系办体系经理或工程师（组长）+各业务部门的取得资格的 各MS接口人员认证机构1、 执行外部审核，发布现场审核报告及审核结论，验证审核问题的关闭， 颁发证书；2、 按相应MS要求组织对我司进行定期或不定期的监督审核，确保我司MS 是可控且符合要求进行运作因公司的客户有很多国内外知名公司包括华为、中兴、联想、华硕、HTC、 SONOS等，因此对认证机构的要求一定是知名度高、国内外行业都认可 的、证书含金量较高的机构颁发的，因此一般会选择业界TOP5的机构如 SGS、DNV、BSI等如 口 SGS、DNV、BSI、TUV、BV、Intertek、UL等5.流程图清晰版本见如下附件:5.1、PDF文档5.2、原始可编辑文档6、流程说明：活动 编码活动名称活动内容角色输入输出1-1确认需求， 并发出内 部调査表一、 确认需求：1、 根据“客户的要求、行业的需要、公司业务拓展的需要、相关 法律法规要求、原已认证的体系标准升版、其它未涉及的要求”等， 识别公司可能需导入体系的类别和相应计划。

举例如下：1.1、 如我司客户华为及中兴，它们不单是供应，它们更是 电信设备的解决方案提供商，因此TL9000方面是有可能会要求我 司进行建立或认证的；1.2、 随着客户对产品保密要求越来越重视，信息安全稽查也越 来越多，那么相应的信息体系是需要去建立的；1.3、 随着我司面对的客户产品推向海外需要，以及公司拓展一 些海外客户需要，势必对我司的CSR及有害物质管控要做得更好 才可，那么对应的如0HSAS18001、IS014001、SA8000、QC080000 等需要去建立2、 必要时制定出“体系需求计划推进表”，在表中详细列出“体 系需求的类别、内容、目的、可带来何种收益、导入&认证吗？、 大致建立的时间表等”二、 在公司内部发出“体系是否需建立的调査表”：1、 向公司涉及相关利益方发出“体系是否需建立的调査表”，在 调査表中明确“体系需求的类别、内容、目的、可带来何种收益、 导入&认证吗？、大致建立的时间表等”；2、 跟进、收集各方意见，一般一半以上利益相关方的审批同意时， 基本上此体系应该要建立MS建设& 推行&维 护组长需求信息1、 必要 时，输出《体系 需求计 划推进表》2、 体系 是否需 建立的 调査表1-2整理需求 分析、输出 报告1、 把步骤“ 1-1”活动内容进行必要的整理，总结输出《导入认证 需求方案决策报告》；2、 与利益相关方进行必要沟通（如组织会议、邮件、0A等方式）， 完善《导入认证需求方案决策报告》并要求他们会签；3、 传递已会签《导入认证需求方案决策报告》给管理者代表。

MS建设& 推行&维 护组长《需求信 息》+《体 系是否需 建立的调 查表》经会签 的《导入 认证需 求方案 决策报 告》1-3决策或发 布是否导 入相应MS一、 确认已会签《导入认证需求方案决策报告》，针对如下内容进 行确认：1、 体系需求的类别、内容、目的、可能的费用、导入的潜在风 险、可带来何种收益、导入&认证吗？、团队构成、大致建立的 时间表等；2、 若确认有状况，则返回到“1-2”重新开展二、 确认0K后，审批《导入认证需求方案决策报告》，涉及到费用 支出、影响公司现有经营时，必要时由管理者代表报送给【最高管 理者】决策加批意见三、 综合上述过程，最终由管理者代表发布下述决定之一：1、不导入；管理者代 表经会签的 《导入认 证需求方 案决策报 告》1、 已审 批的《导 入认证 需求方 案决策 报告》2、 若需 导入，则 有《导入 公示函》2、 导入&认证（由行业认可的第3方机构进行）；3、 导入&不认证四、针对上述第三条的“2”及“3”，由管理者代表安排“MS建设 &推行&维护组长"编制公示函在公司进行公示2-1组建建设 项目组一、 “MS建设&推行&维护组长“收到需导入相应MS信息时，由其在 1周内完成以下：1、 组织建立MS建设项目组、体系推行&维护推行组，并任命项目 成员；2、 同时拟制任命函件，经【管理者代表】审批在公司内进行公 示；二、 在任命函件中，要包含项目计划、明确各部门、各成员职责及 成员任务分工等。

三、 10天内完成制定相应建设推行计划草稿，推行计划一般包括以 下内容：1、 MS诊断（现状调查、识别问题）；2、 成立体系建设项目组、体系推行&维护推行组等并组织相关培 训；3、 体系文件结构策划；4、 相应文件的编制&审核发布、宣传培训；5、 相应MS系统试运行；6、 内部稽查培训&内审、管审、可能会相应的补充审核；7、 体系完善与改进；8、 认证申请、第3方机构的现场审核、外审不合格项纠正、拿到 证书等；9、 相应MS生命周期管理MS建设& 推行&维 护组长已审批的《导入认 证需求方 案决策报 告》+《导 入公示 函》《项目 任命函》 +《推行 计划》草 稿2-2启动项目一、 由组长召集成员，召开项目启动会，评审推行计划草稿，优化 分解相应的项目工作；二、 在会上项目组讨论，是否需要顾问公司介入帮忙协助建立相应 MS?并把对应的决定报送给【管理者代表】，由【管理者代表】决 策是否需要顾问公司介入三、 若决策需顾问公司介入，则由“MS建设&推行&维护组长”提出 采购需求，经审批流程【管理者代表 总经理】，转交“采购需求” 给采购部门，由采购部门启动采购流程确定顾问公司；在采购流程 中，“MS建设&推行&维护组长”及项目组要配合采购部门进行寻源 认证、选择等活动，直到最终确定顾问公司为止。

MS建设项目组《项目任 命函》+《推行计 划》草稿1、 项目 启动会 纪要2、 工作 分解任 务书（或 推行计 划）3、 需请 顾问公 司时，跟 进采购 输出《顾 问公司 介入合 同》2-3主导现状 调査&差距 分析1、 组织“MS项目建设组+顾问公司（若有介入，则可选）”进行此 活动，并主导此活动的安排与最终输出；2、 此活动主要内容为：2.1、参照相应MS的标准条款，了解实际的相应MS管理体系现状，MS建设& 推行&维 护组长相应MS标 准、公司 流程架 构、流程差异评 价报告 （或MS 诊断报分析现状与相应MS标准的差距，可借鉴如下方面进行对比找出差 距，实际进行时要根据不同MS系统作相应调整：✓ 组织结构与职责；✓ 方针&相应手册；✓ 现有的业务流程；✓ 管理目标及过程监控；✓ 人员资格、能力及培训；✓ 客户满意度管理；✓ 内审及管理评审；✓ 产品/服。