工程档案编制管理办法.docx

工程档案编制管理办法　　一、总则　　（一）目的　　为加强工程档案的编制与管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、运营、维护及管理提供可靠依据，特制定本办法　　（二）适用范围　　本办法适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目档案的编制与管理　　（三）基本原则　　1.工程档案应与工程建设同步进行，做到随工程进度及时收集、整理、归档　　2.档案内容应真实反映工程实际情况，数据准确、字迹清晰、图表规范　　3.坚持集中统一管理原则，确保档案的完整性和系统性　　二、工程档案管理职责　　（一）建设单位职责　　1.负责工程档案管理工作的组织领导，制定工程档案管理制度和工作流程　　2.配备满足工作需要的档案管理人员，明确其职责和权限　　3.监督、检查参建单位工程档案的编制、整理和归档工作，对不符合要求的及时提出整改意见　　4.组织工程档案的验收工作，接收并保管工程竣工档案　　（二）勘察、设计单位职责　　1.负责本单位形成的工程前期文件、设计文件等档案资料的收集、整理和归档，并向建设单位移交　　2.对工程档案的形成、积累和整理工作进行指导，确保档案符合工程实际和相关规范要求　　（三）施工单位职责　　1.负责施工过程中形成的各类文件资料的收集、整理和归档，确保档案的真实、完整。

　　2.按照建设单位和档案管理部门的要求，对工程档案进行分类、组卷、编目等工作，编制档案移交清单　　3.在工程竣工验收前，将整理好的工程档案移交建设单位审核　　（四）监理单位职责　　1.负责对工程建设全过程档案资料的形成、积累和整理情况进行监督检查　　2.审核施工单位提交的工程档案，签署审核意见，对不符合要求的责令整改　　3.负责监理文件资料的收集、整理和归档，向建设单位移交　　三、工程档案分类及内容　　（一）工程前期文件　　1.项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等　　2.建设用地文件，如土地使用证、建设用地规划许可证等　　3.工程勘察、设计文件，包括勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等　　4.招投标文件，涵盖招标公告、投标文件、中标通知书等　　（二）施工文件　　1.施工管理文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底等　　2.施工技术文件，包括施工图纸会审记录、设计变更通知、工程洽商记录等　　3.施工物资资料，如原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验报告等　　4.施工测量记录，包括工程定位测量、水准测量、垂直度测量等记录　　5.施工记录，如地基与基础施工记录、主体结构施工记录、隐蔽工程验收记录等。

　　6.施工试验记录，如土工试验、混凝土试块试验、钢材力学性能试验等报告　　7.施工质量验收记录，包括分项工程、分部工程、单位工程质量验收记录等　　（三）监理文件　　1.监理规划、监理实施细则　　2.监理月报、监理会议纪要　　3.工程质量评估报告、监理工作总结　　4.监理通知单、工程暂停令、工程复工令等　　（四）竣工图　　1.建筑竣工图　　2.结构竣工图　　3.给排水及采暖竣工图　　4.电气竣工图　　5.通风与空调竣工图　　6.消防竣工图等　　（五）竣工验收文件　　1.工程竣工验收报告　　2.工程竣工备案表　　3.工程质量保修书　　4.工程决算文件等　　四、工程档案编制要求　　（一）纸质档案编制要求　　1.纸张应采用A4幅面（297mm×210mm），图纸宜折叠成A4幅面　　2.文字材料应字迹清晰、工整，签字盖章齐全　　3.图纸应线条清晰、图面整洁，图标规范　　4.采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料　　（二）电子档案编制要求　　1.电子档案应与纸质档案内容一致，采用通用格式存储，如PDF、TIFF等　　2.电子文件应进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，文件命名应规范，便于查找和管理。

　　3.对电子文件应进行加密处理，确保数据安全　　4.定期对电子档案进行备份，存储于不同介质，并异地存放　　五、工程档案整理与组卷　　（一）整理原则　　遵循工程文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用　　（二）组卷方法　　1.工程前期文件按文件性质分类组卷　　2.施工文件按单位工程、分部工程、分项工程顺序分类组卷，同一单位工程的文件应集中组卷　　3.监理文件按文件类别组卷　　4.竣工图按专业、图号顺序组卷，一个专业的图纸应集中组卷　　（三）卷内文件排列　　1.文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列　　2.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列　　（四）编目要求　　1.编制卷内目录，内容包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等　　2.编制卷内备考表，说明卷内文件的整理情况、缺损情况等，由立卷人签名，立卷日期填写　　3.案卷封面应填写工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等内容，字迹应清晰、工整　　六、工程档案归档　　（一）归档时间　　1.工程前期文件在项目完成相应审批手续后及时归档。

　　2.施工文件、监理文件随工程进度同步归档，在分部工程验收后及时整理归档，单位工程竣工验收前完成全部归档工作　　3.竣工图在工程竣工验收后三个月内归档　　（二）归档程序　　1.施工单位、监理单位等参建单位在规定时间内将整理好的工程档案向建设单位移交，建设单位组织审核，对不符合要求的返回整改　　2.审核通过后，建设单位办理档案接收手续，填写档案移交清单，双方签字确认　　3.建设单位将接收的工程档案移交至公司档案室，档案室进行统一登记、编号、上架保管　　七、工程档案保管与利用　　（一）保管期限　　工程档案保管期限分为永久、长期、短期三种　　1.永久保存的档案主要包括工程立项及审批文件、工程竣工验收报告、工程质量保修书等重要文件　　2.长期保存期限为30年，主要是反映工程建设过程中重要环节的文件　　3.短期保存期限为10年，主要是一般性的文件资料　　（二）保管条件　　1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全　　2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找　　3.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理　　（三）利用规定　　1.公司内部人员因工作需要查阅工程档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。

　　2.查阅档案应在档案室进行，不得擅自将档案带出如需复印，应经档案室管理人员同意，并按规定办理复印手续　　3.外单位人员查阅工程档案，须持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，方可查阅查阅时应有档案室人员陪同，查阅内容不得擅自摘抄、复制　　八、工程档案验收　　（一）验收组织　　工程档案验收由建设单位组织，勘察、设计、施工、监理等参建单位参加，必要时可邀请相关专家参与　　（二）验收内容　　1.工程档案的完整性、准确性、系统性　　2.档案的整理质量，包括分类、组卷、编目等是否符合要求　　3.档案的编制质量，如纸质档案和电子档案的书写、存储等是否规范　　（三）验收程序　　1.建设单位提前通知参建单位验收时间、地点等相关事项　　2.各参建单位提交工程档案自评报告，汇报档案编制与整理情况　　3.验收组对工程档案进行实地检查，查阅档案资料，提出验收意见　　4.验收合格后，出具工程档案验收报告；验收不合格的，责令参建单位限期整改，整改后重新组织验收　　九、奖励与处罚　　（一）奖励　　对在工程档案编制与管理工作中表现突出的单位和个人，公司给予表彰和奖励　　（二）处罚　　1.对工程档案编制与管理工作不认真，导致档案资料不完整、不准确的参建单位，责令限期整改；情节严重的，给予通报批评，并按照合同约定追究违约责任。

　　2.对因工作失误造成工程档案丢失、损坏的责任人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚或行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任　　十、附则　　（一）本办法由公司[具体部门]负责解释　　（二）本办法自发布之日起施行如有未尽事宜，可根据实际情况进行补充和修订。