档案数字化加工方案和投标书模板.doc

历史档案数字化加工解决方案东软集团股份XX2011年02月1 项目建设内容32 历史档案数字化处理标准32.1.纸质档案数字化处理标准32.2.照片档案数字化标准52.3.声音档案数字化标准62.4.影像档案数字化标准62.5.实物档案数字化标准63 数字化加工环节73.1.档案接收73.2.标准的目录结构和文件夹的建立83.3.建立目录数据库83.4.档案著录的工作细节83.5.档案整理93.6.档案扫描123.7.图像处理143.8.质检岗位：图像初检和复检(一检、二检)153.9.著录标记一稿双录、人机校验163.10.数据挂接173.11.数据成品信息准确性和完整性检查(终检)173.12.光盘制作183.13.数据的硬盘备份203.14.现场测试和检验213.15.档案的文件目录打印213.16.档案装订还原213.17.档案原件的还库224. 服务成品234.1.成品数据技术参数234.2.服务效果235. 数据检验、验收和备份245.1.数据检验245.2.验收审核245.3.验收登记245.4.数据备份246. 电子数据质量标准256.1.图像顺序256.2.图像质量256.3.图像分辨率256.4.图像与目录挂接256.5.防病毒256.6.存储格式256.7.操作使用257. 安全措施257.1.数字化加工管理267.2.档案安全管理277.3.设备及数据安全管理281 项目建设内容档案数字化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（通常称之为电子扫描、录入）。

本项目的建设内容主要是对档案进行数字化加工，建立档案图像数据；对档案的案卷目录和文件目录进行著录和校对，建立对应图像数据的案卷级和文件级目录数据库，并与档案图像数据建立对应的关系同时对扫描出的图像进行OCR识别，以便实现全文检索本项目共分三部分：纸质档案的整理、条目数据库的建立、纸质档案数字化加工2 历史档案数字化处理标准来源载体或类型原有记录形式转换途径存储格式传统档案纸质档案纸X扫描、数码相机拍摄Pdf、tiff、jpeg照片档案感光材料扫描Pdf、tiff、jpeg胶片/幻灯模拟信息扫描Pdf、tiff、jpeg录音带磁记录专用设备转换wav、mp3录像带磁记录专用设备转换mpeg、avi2.1. 纸质档案数字化处理标准（1） 纸质文件扫描后的电子文件技术指标l 纸质档案扫描采用黑白方式l 文件格式采用TIFF格式或者TIF格式l 文件扫描分辨率不低于300dpi.l 电子文件大小应在25K/X左右l 扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中（2） 文件名称要求:l 案卷、文件的相关信息输入《档案管理信息系统》案卷必须输入案卷题名，案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文件必须输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。

l 电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建目录3） 纸质档案文件拆分要求l 标页码的准确率不低于95%；l 页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；l 除装订线、订，在有利于扫描的同时，要保持原文档的完整性；l 有相关《档案拆分记录》4） 纸质档案文件装订要求l 恢复文档原样，不漏页、错页；l 装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；l 有相关的《档案相关记录》；l 按照文档内的卷内目录，校对目录，正确率达100%（5） 纸质档案文件扫描要求l 不多扫、漏扫，保证文档顺序准确；l 文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；l 有相关的《档案扫描记录》6） 纸质档案文件修图要求l 文档清晰，无多余杂点；l 保留原文档的字迹；l 有相关的《档案修图记录》l 保存方式为 年份一卷号7） 纸质档案文件分件要求l 按照卷内目录对扫描文件编号；l 保存方式为卷号—文件号；l 分件准确率不低于98%；l 有相关的《档案分件记录》 （8） 纸质档案文件录入要求l 录入的正确率不低于97%；l 记录条清晰，格式严谨；l 有相关的《档案录入记录》9） 纸质档案文件挂接要求l 为扫描文件分发文件号，便于挂接；l 保存方式为 年份—卷内—目录号；l 有相关的《档案挂接记录》。

2.2. 照片档案数字化标准（1） 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号2） 扫描方式：照片按全彩方式扫描3） 分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于400dpi（4） 扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm X 8.5cm）为参数，统一采用400dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可做相应的调整，但不得低于400dpi例如：7寸以上的大照片，可选用300dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi若是2—3寸的黑白照片内，必须选用400dpi或450dpi5） 文件存储类型：扫描后的照片以JPG格式存储，保存时必须选用图像选项的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库6） 文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名7） 照片命名方法：每一X照片必须定义完全包括此X照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容以上注明需在文件名中全部打出2.3. 声音档案数字化标准（1） 存储标准：声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。

本项目规定的声音文件存储为：WAV或MP32） 采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样的标准对于DVD的声音选用48KHZ2.4. 影像档案数字化标准（1） 存储格式：影像档案数字化存储有两种标准第一作为再利用的图像格式选用MPEG2格式第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格、RM格式）2） 数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S2.5. 实物档案数字化标准1 实物档案数字化要求（1） 存储要求：数码相机所拍摄的实物档案存储在计算机中的格式为通用的图像格式JPEG/JPG经过处理后，文件保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，格式仍为JPEG/JPG2） 存储方式：实物档案照片存储时按实物的类别建立文件夹，对每一X实物照片按档案号进行保存例：1995-JP-05 前面为此实物颁发的年度时间（1995），中间为实物的归类缩写编号（奖牌），后为此实物在该类别实物中的流水号（第五块）3） 实物图片后期处理标准：对图片进行色、亮度的调整，对图片进行适当的边框裁切2电子文件接收来源产生途径类型格式电子文件由各种办公自动化软件产生：包括文字处理软件、电子、计算机辅助设计、网络出版工具等 由各种专业工具形成：包括一些数据库、图形／图像处理软件、多媒体工具、音频视频工具、数码技术等文本文件txt、doc、rtf、wps、pdf图像文件gif、jpeg、tiff、png、bmp图形文件cgm、dxf、dwg音频文件mpg/mpeg、avi、rm视频文件html、xml、sgml数据库文件dbf、wks、db、dif3 数字化加工环节档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理和修复、案卷目录/文件目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据著录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、调档、报表打印、数据统计、档案归还、提交成果数据光盘等主要加工环节。

现对以上的数字化加工流程从流程控制方式、各环节的工作内容、遵循的质量标准、质量保证措施及技术组织实施等几方面进行进一步的描述3.1. 档案接收将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或重复登记由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作加工方考虑到用户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行3.2. 标准的目录结构和文件夹的建立按照用户所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与著录要求，规X档案中的目录内容包括档案目录的著录字段、字段长度和内容要求进行正确的著录和校对原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。

例如：文书档案目录结构：年度+机构+资料分类+卷+件+页照片档案和实物档案目录结构：以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致3.3. 建立目录数据库主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技术把目录库与加工方进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化的工作效率3.4. 档案著录的工作细节3.4.1. 按原目录著录按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和用户的要求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案3.4.2. 自拟目录著录按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18)和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录3.4.3. 目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查核对著录项目是否完整、著录内容是否规X、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录3.4.4. 一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。

软件提示：“数据不一致请确认”随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确3.4.5. 数据库数据格式检验按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，结合用户实际需求和相关规则，规X档案中的目录内容包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求如有错误或不规X的案卷题名、文件名（主题名、副题名）、文号、正文、底稿、草稿、批示页、印章页、责任者、相对页码（起止页。