门店支出管理.docx

门店支出管理门店费用管理一、资金管理制度1、现金管理门店现金设收支两条线的原则销售收入存入银行，现 金按公司规定及时足额送存银行，保证现金安全小额费用支 出使用备用金，大额支出申报Iris审批拨款，不得坐支货款 库存现金定额核定为1000元2、银行存款管理（回款） 对于销售回款各店店长要及时汇入公司账户，每日日结 后，货款多余1 万元需当天将足额货款存入银行；货款少于 1 万元，可2 天一次将足额货款存入银行，并保留银行回单，与 费用支出单据一并提交二、 备用金使用范围备用金使用范围：洁而亮、充巴士卡、公证手续费、快递单、门 店配货调货物流费（小额）、螺丝灯管等以及其他急用材料费用三、 费用支出项目汇总店铺费用支出包含人员工资、奖金、办公费、运输费、水电费、 银行刷卡手续费、费、租金、固定资产、低值易耗品购置、店面 维修费等其中，店铺有权自行购买上述备用金使用范围内的支出项 目，办公用品、日常用品以及店铺维修材料一般情况下需定时向公司 申报，由公司统一购买并发放到各店铺中，店铺急用除外；店铺无权 采购任何固定资产，若需采购需填写采购申请表上报审批后由公司购买发放一）在店支出项目报销在店支出项目：备用金使用范围，通过备用金支付店铺日常报销项目：支出项目所属科目灯管灯架店铺维修材料洁而亮General Expenses充巴士卡Traffic fee公证手续费Office Expenses快递单（送货给客户）the goods delivery fee（采购货物）商品采购成本（物资传递）Freight&Courier送货车费the goods delivery fee车垃圾去扔（商品样本等）Cleaning店铺临时紧急采购报销项目（2天内要使用，其他情况为公司统一采购）：支出项目所属科目办公用品：A4纸等Office Expenses螺丝等五金材料（店铺维修用）店铺维修材料（安装商品用）cost of sales洗洁精、洁厕灵、纸巾等日用品General Expenses电芯（销售用）cost of sales1. 领（付）款凭证（预支）（1）使用情况：用于预付账款，发票等单据未能及时到达的情况（先付款再到票）。

店铺：领（付）款凭证 年 月曰领款人领款金额（大写）用途$领款人（签名）核准人（签章）2）填写说明：① 日期：即具体申请日② 店铺：向哪个店铺领款就写哪个店铺名称③ 领款人：谁领就写谁④ 核准人：该店铺店长⑤ 领款金额（大写）：（壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万）⑥ 用途：注明具体用处及用途（3）填写要求：① 金额大小写统一；② 准确填写日期③ 领款人本人签字④ 核准人本人签字⑤ 上一流程未签字，下一流程审核人不得签字：收到票据后，填写《报销单》，将《领（付）款凭证》标注“已 报销”后与票据附在填写完整的《报销单》下面，完成该笔款项报销； 报销人为该笔款项预领时的经办人；2. 报销单（1）使用情况：① 款项之前已经预领，之后收到票据，须填写《报销单》附在票据上面（店铺预支）② 用于店铺零星的费用报销（个人预先垫付）报销单报销门店： 报销人： 年 月日发生日期摘要内容单据张 数金额备注月日合计（大写）小写：审核人大额审核人领款人复核人（2）填单说明：以“陈叔报销一笔金额为100元的送货车费”为例① 日期：以具体填单日为准② 发生日期：以票据上的付款日期为准③ 报销内容：订单号 XX送货车费（注明具体用处及用途）④ 金额：MOP$100.00（3）填写要求:① 以报销人提供的原始凭证为依据；金额大小写统一，详细写明费 用用途，报销金额不得大于原始凭证的金额；② 报销人签在“报销人签章处”本人报销；③ 门店的报销由店长审核，店长签名签在审核人处；超过500元的金额需要IRIS审批补充签名，否则不予报销；④ 财务审核人签在“复核”处；⑤ 上一流程未签字，下一流程审核人不得签字：（4）原始凭证的要求：① 凭证必须具备的基本内容齐全：日期、支出摘要、金额；② 摘要和数字及其他项目填写正确，数量、单价、金额、合计填写 正确，大小写金额相符；③ 发生的经济业务与公司业务有关，标注用处；④ 所有实物形态的采购需附采购清单，超市（商场）购物需附购物 清单。

若有不符合实际情况、手续不完备或数字计算不正确的原始凭 证，应退回有关经办人，要求予以补办或更正5）单据装订要求：① 附件内容为支出的原始凭证；② 分类报销，一个类型的报销填写一张报销单，不同类型的报销分开 填写③ 正规票据与非正规票据分开填写报销单，粘贴时要分门别类④ 粘贴时呈鱼鳞状粘贴，粘贴范围不要超过费用报销单范围，粘贴在 报销单背面，从左至右粘贴尽量厚薄均匀，附件单据过多可分几份 粘贴示例如下：（6）凭证提交财务部复核归档周期为2周一次7）3. 支出证明单（1）使用情况：一般只用于无单据或凭证的费用支出、特殊性支出支出证明单年 月曰店铺： 经办人： 支出金额（大写）： $ 用途： 经办人： 证明人： 核准人：（2）填写说明：① 经办本人签名；② 无单据或凭证的费用支出说明原因；③ 需要证明人签名；④ 特殊性支出可不详细说明，但必须财务总监或总经理核准；⑤ 大小写金额统一4. 申购单如办公用品、日常用品及店铺维修材料，一般申报统一采购，由 各店铺店长填写申购单，上报给公司统一采购固定资产的购置必须 由公司采购发放，店铺无权自行采购申购单① 定期采购:店长定期盘点店铺物资，根据物资现状预估使用情况， 统一每月15日上报申报单，由公司统一根据各店需求采购并发放。

② 不定期采购：临时发生的采购需求，非十分紧急或金额大于500 元，需要向公司申请统一采购的，根据实际需求向公司提交申购单 时间紧急可拍照提交，签名后补紧急且零星的费用则可由店铺自行 采购，填写《报销单》与票据一并提交，如A4打印纸，店铺急用的 维修材料等2）填写要求:① 要求到货时间:为该门店希望此申购物资能在要求的到货日期前到 达，财务部能掌握该物资的采购紧急程度；② 物品名称、规格型号、单位、数量：必须将物品的名称、规格型号 单位及数量等基本采购信息填写清楚，以免造成采购错误；③ 用途：将采购该物资用途用处填写清楚，何种用途，以及店铺自用 或是销售均填写清楚；④ 申请人：为各店店长；⑤ 核准人：财务总监⑥ 经办人：财务部同事或其他采购人员⑦ 验收签名：店长验收物资时必须做验收签名，完成整个申购流程以上签名均在签名后附上签名日期5. 费用登记入账 店铺支付的支出费用由店长登记入账每日下班前完成当天的现 金日记账，并将支出项目录进XERO系统，操作步骤查看《费用报销 操作手册》，费用科目分类查看《支出项目科目汇总表》低于500 元的小额费用由财务部员工审核，高于 500元的费用由财务总监审 核。

财务部员工于2个工作日内对店铺报销项目进行审核 （二）在店非现金支出项目登记在店非现金支出项目有：水电费，店铺费，社保费，银行刷 卡手续费等这些支出项目由公司支付，票据由店长整理收集登记其中银行 刷卡手续费是银行自动扣除，因此只需要登记并录入系统即可水电 费单及店铺费等费用，是先收到缴费通知单再由公司统一缴费， 支付过程不需要经过店铺此类型费用的处理方式是店铺收到缴费通 知书后，店长填写《用款申请表》，向公司提交申请表，由公司统一 交费后，公司将缴费单据交回店铺后，店长将其与缴费通知书一起装 订，并将此费用录入XERO，由财务部审核用款申请表用款门店： 年 月 日序号通知日期用款内容金额截止日期备注月日月日1水费2电费3费45合计（大写） 万 仟 佰 元 角 分小写：$申请人核准人经办人复核人（三）非在店支出项目1. 非在店支出项目：即由总部办公室统一采购发放的物资及月循环支出项目支出项目所属科目洗洁精General ExpensesOffice Expenses洁厕灵垃圾袋清洁剂纸巾透明胶维修计算机A4纸快劳夹笔文件袋墨盒电芯去办事的车费Traffic fee取锁口片车费采购锁口片加工电箱及开关①（店铺用）维修材料②（销售安装用）cost of sales螺旋形23W节能灯泡6个磨机夹板水管钳2寸固定轮热熔胶枪LED射灯热溶胶棒条五金LED路灯不锈钢镜钉投光灯螺丝拉柳钉防盗门扣螺丝钉帽镜灯手扫漆玻璃门锁16合金法兰批咀、钻咀销售员工资员工工资安装人员工资维修工资（物资传递）快递费F&C调货各项运输杂费XERO系统费（月循环）Consulting & Accounting2月份租金（月循环）ren t高精内背胶广告费外幻灯片与客户吃饭及其他娱乐活动业务招待费请员工吃饭等活动福利费该部分的支出费用由财务部同事登记入账。

2. 统一采购财务部作为物资采购中心，收到店铺提交的《申购单》后，汇总 统计所需采购物资，2个工作日内进行采购，物资到达后按需分配， 附上《申购单》交由到澳同事送递，门店店长领取物资时在《申购单》 上进行验收签名，完成验收手续后《申购单》于下次费用单据一并交 还财务部收到已完成的《申购单》后与该笔报销单及原始凭证一并 装订3. 费用报销财务部不设备用金，报销人发生经济业务后，提交原始凭证进行 报销申请，财务部登记报销清单，原始凭证审核要求与店铺一致，报 销周期以一周为单位，每周一向财务总监提交上周报销单据进行审核 结算，如财务总监未到场即顺延第二天4. 登记入账财务部经办的经济业务由财务部自行登记并录入XERO,录入操作步骤查看《费用报销操作手册》，费用科目分类查看《支出项目科 目汇总表》因财务部支出均向财务总监报销并审核，因此系统中审 核工作由财务主管审核即可财务部对已完成报销的支出项目需在两 个工作日内完成登记入账5. 凭证装订完成报销手续后，装订原始凭证，与上文店铺装订原始凭证的要 求一致6. 归档将店铺提交的凭证与财务部自行装订的凭证汇总，按店铺分类归档，装订成账本，以一年一家店铺为单位的档案盒进行归档。