信函格式（多篇）.docx

信函格式（多篇）第17篇：中文商务信函写作格式 1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等 （顶格写，后面加冒号 2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文在称呼下面另起一行，前空两格！） 3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。

一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意 （在启词下面另起一行空两格 4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等 （过渡一下更符合礼仪规范） 5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求如“特此函达，即希函复同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开敬礼”、“健康”则转行顶格书写 6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。

今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重 (通常中文信函写在结尾后另起一行(或空 一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名 7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置 第18篇：党政公文信函格式 ××××××× 000001 ××函〔2022〕28号 秘密★×年 特急 ××××关于××××的通知 ××××： ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××× 附件：1．×××××××××××× 2．×××××××××××× 3．×××××××××××× ×××××× 2022年8月9日 （联系人：××× ：××××××××××××） 第19篇：党政公文格式(信函式) 30MM 发文机关名称 ××函字〔2022〕18号 关于××××的函 ××××： ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× 2022年8 月9日 - 3 - 第20篇：商务信函的格式和 商务信函的格式和范文 商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种 文种特性 〔一）语气口语性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件商务信函不需要用华丽的词句所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程 （三）态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌不管说什么，都要带着诚意去说把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度 （四）主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨 （五）格式规范性 商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯 （六）地位平等性 商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。

商务信函的写作应相互尊重，以礼相待 （七）要求时限性 商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达因此，接收对方的信函后必须及时回复目前，信函的传递越来越多地使用图文、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要 商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾 （一）信头 信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成 1发信人名称及地址 发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址还包括号码、电报挂号、专用电码、电传、、网址等商务联系信息 2．标题 作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由事由要求 概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解常见的商务信函标题有以下两种形式： (1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等 (2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。

3函号 函号即编号，分为对方编号和己方编号在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅 函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx) “函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号” 4称谓 称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号书写时有以下两种称谓： (1)泛指尊称尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等 (2)具体称谓即具体指名道姓的尊称在姓名后面加称谓语这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等 5．收信人地址、单位 收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

（二）正文 正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌 1问候语 问候语也即应酬语或客气语开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函 2主体 主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项不同的商务信函的内容是不同的一般包括以下两个内容： (l说明发函缘由直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要。