连锁餐饮管理会计档案的管理制度.doc

政策编号No：XZ2011-121提出部门From：行政办执行部门To：各部门主 题Sub：会计档案的管理制度批 准：Ratification：会 签:Countersigned：撤消前政策编号：Repeal No：生效日期:Date： （一）、会计档案的范围：会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料（包括经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等；实行会计电算化情况下存储在磁性介质上的会计数据、程序文件等等二）、会计档案的装订：1、会计档案的整理立卷:会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即分类标准统一，档案形成统一，管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号1) 分类标准统一：一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他2) 档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一3) 管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录、会计凭证装订成册、报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

2、会计档案的装订:会计档案的装订包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料；会计档案每月结束后装订一次，装订后按年按月妥善保管1）会计凭证的装订：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；-按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集），确定装订成册的本数；-摘除凭证内的金属物（如订书订、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整； -整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；-记账凭证上有关人员（财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全 -用”三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；-凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；-装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； -在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标时明凭证种类编号，以便于调阅。

2）会计账簿的装订：各种会计帐簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷基本要求是：-账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录，该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订 -活页账簿装订要求：保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册；多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起；在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号、会计主管人员和装订人（经办人）签章 -账簿装订后的其他要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象；会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账；会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号，总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号3）会计报表的装订：会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

-会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；按保管期限编制卷号3、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位的财务部保管一年，期满一年后由财务部编制移交清册，移交本单位的档案部门保管三）、会计档案保管规定的要求：1、会计档案移交手续:财务部将会计档案移交给档案部门;1) 开列清册，填写交接清单；2）在账簿使用栏填写移交日期；3）交接人员按移交清册和交接清单的项目核查无误后签章；2、会计档案保管要求：1) 会计档案的保管应选择干燥防水的地方，远离易燃品堆放的地方，周围应有适当的防火器材；2) 采用透明塑料薄膜在防尘罩、防尘布，遮盖所有的档案架和堵塞鼠洞；3) 会计档案室内应经常用消毒剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间，通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿、严防毁坏损失、散失和泄密；6）会计电算化档案(是指存储在计算机中的会计数据-以磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计数据)的保管要注意防盗、防火、防潮、防虫蛀、防霉烂、防鼠咬、防磁等安全措施；重要的会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，最好在两个不同的建筑物内。

7）采用磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失四）、会计档案的借阅1、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，若有特殊情况需本单位总经理或主管财务领导批准方可借阅；2、外部借阅会计档案，需要有本单位正式介绍信，经财务经理及总经理批准后方可办理借阅手续，本单位人员借阅会计档案也需同样办理，借阅人认真填写借阅登记簿，填写日期、单位、借阅人、姓名、日期、数量、内容；3、借阅会计档案的人员不得在卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换，携带外出或复制原件（若有特殊情况，需领导同意方可）；4、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理借阅手续；5、会计档案的保管期限:各会计档案的保管期限按其特点分为永久和定期性的两类;6、会计凭证保管期限15年其中涉外会计凭证和对私改造的永久保存；7、涉外会计账簿永久保存；8、银行存款余额调节表3年；银行对账单永久保存；9、日记账保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年；10、明细账保存15年；11、总账保存15年；12、固定资产和低值易耗品卡片，报废清理后保存5年；13、会计报表（包括文字说明）年度会计报表保存永久，月、季度会计报表保存5年；14、会计档案保管清册保存25年；15、会计档案销毁清册保存25年；16、入库单、领料单、直拨单、收银环节的账单票据保存1年；（五）、会计档案的销毁1、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册；2、会计档案销毁由本单位领导批准即可；3、会计档案保管期满，但其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，领行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时止；4、销毁会计档案前，应按会计所列会计档案销毁清册一一核对清查，销毁会计档案时应由档案部门和财务部门共同派人监销，应由财政部门、审计部门派人监销，会计档案销毁后应由经办人在会计档案销毁清册上签章、注明“已销毁”字样、日期、以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归档案部门留存。