收料单管理制度.docx

收料单管理制度1. 总则1.1 收料单是公司各项目部现场收到各类材料或苗木时开具的单据，是向公司报销 材料或苗木的有效凭证；相关人签字并加盖项目部公章后即作为各类供货的凭证，视为企 业收到物料并作为结算付款的依据1.2 公司视收料单和其它财务票据同等重要，要求对收料单的管理和财务票据及现 金管理应同等重视1.3 公司财务部是公司各类收料单的综合主管部门，对各类收料单从制度制订到回收 全过程管理有全面管理检查与考核权公司工程部、材料部、采供部根据各自业务范围， 对收料单填写的内容进行专业审核并承担相关的责任1.4 公司收料单实行二级管理，即财务部面向项目部等使用部门进行一级管理，各 项目部实际使用进行二级管理1.5 为了继续强化收料单管理，使收料单使用的各个环节有章可循，总结经验教训， 完善后特制订本制度2. 收料单种类2.1 收料单分为（材料）收料单和苗木收料单两类收料单分为三联，分别是第一 联（存根联，留存备查）、第二联（交给材料/采供部，用作报销）、第三联（出示给供货单 位的结算凭证；由供货单位将此凭证交回合同中的甲方单位，送货人不能代表供货人除外， 作为结算的依据）2.2 （材料）收料单：为项目部现场实际收到公司职能部门或项目部购买的主材、辅 材、机具、零星材料等除苗木之外的所有物料时所开具的单据。

2.3 苗木收料单：为项目部现场实际收到苗木所开具的单据；填写内容包括乔木、灌 木、草皮、地被、草种等实物2.4 两类收料单（以下统称收料单）的格式及内容由财务部负责和业务部门商定，统 一印制，其它部门无权自制3. 收料单的印制与作废3.1 收料单的印制由财务部主管人负责申请，经由财务部长、副总经理及总经理逐级 审批通过后方可印制；收料单具体印制可由行经办安排专人负责3.2 收料单印制要求3.2.1 外观应平整、清洁，不应有皱折、破损、毛边、裂口、粘连、异常颜色等缺陷不应夹带其他纸张、纸屑及杂物3.2.2 印制的表格线条、文字、图案、内容应正确完整，无糊版、断线、断划、掉字、 透印、重影等缺陷3.2.3 号码的字迹应清晰完整，目视易辨，号码不可漏印、间断、重码和错码号码 字体字号应符合设计规定3.2.4 墨色应均匀一致，实地印刷墨色与样本实际墨色同色3.2.5 装订不应多联、少联、联次颠倒3.3 每批次收料单印刷号码应相连，不可间断3.4 收料单印制完成后，由行经办整体移交给财务部；财务部在行经办办理领用登 记手续（登记时列明种类、数量、编码范围）3.5 若收料单内容需调整可重新印制，并按新规则编码，以与原收料单区别。

原收 料单（未使用部分）按作废处理并进行销毁；由财务部填写《收料单销毁审批表》（详见 附件三），经审批通过后，在公司主管领导及财务部领导的共同监督下进行销毁（粉碎或 焚烧）4. 收料单发放4.1 财务部要明确指定专人作为公司收料单兼职管理员，负责收料单的一级管理； 收料单管理员必须要严格按照本制度执行，对此项工作负有直接管理责任，财务部负责人 对收料单管理员的工作进行指导和监督，并负有管理责任4.2 项目部经理指定专人（一般为兼职会计或资料员）作为项目兼职收料单管理员， 负责收料单的二级管理；收料单管理员必须要严格按照本制度执行，对此项工作负有直接 责任，项目部经理对收料单管理员的工作进行指导和监督，并负管理责任4.3 财务部收料单发放时必须由收料单管理员亲自发放；项目部收料单管理员在《财 务部料单发放回收登记簿》（详见附件一）做好发放登记并经财务部长审批后，直接从公 司收料单管理员处领取原则上只有项目部收料单管理员有权在公司收料单管理员处领取 收料单（原则每个项目每次领取不超过10 本）；如需代领，领取人应给财务部收料单管理 员先以钉钉填写清楚，由某某代领（代领人同意）收料单多少本，代领人在领用登记表的 领用人栏写清某某代某某领取。

4.4 项目部收料单管理员领用时要认真清点领用的收料单是否连号、各联是否齐全、 印制是否准确，发现漏号、错号、缺联、错版等情形要及时调换；代领时收到也必须检查 若有问题即刻联系退回调换；收料单领取后三日内不反馈再发现问题，均由领取人自行承担责任4.5 项目部各收料单一般由项目部收料员（通常为技术员或材料员）二次领用在项 目收料单管理员处填写《项目部料单发放交回登记簿》（详见附件二），经项目经理同意后 方可从项目部收料单管理员处领取未用新料单原则上应加锁保管项目部实操的收料员 手中持有的收料单数量不能超过 2 本，除第一次申领时可一次申领2 本外，后续申领时必 须上交用完收料单，申领数量不能超过上交数量4.6 收料单必须按单个项目发放/领取；一个部门管理两个或以上项目时，也应按照 每个项目分别领取，严禁按照部门多工程混用领取5. 收料单的使用和填写要求5.1 收料单的使用要求5.1.1 公司给项目部统一采购的所有材料或苗木均要开具收料单（公司苗圃供应的苗 木除外），项目部零星采购的材料单次总价 100 元以上的需要开具收料单；5.1.2 公司给项目部统一采购的所有资产均要开具收料单，项目部采购的固定资产或 单次总价50 元以上非固定资产均要开具收料单。

5.2 收料单的填写要求5.2.1 项目部收料员在收料后，应根据实际情况如实填写收料单，注明日期、项目名 称、材料名称、单位、规格型号等内容；要求字体工整有力，垫上硬质板以保证二三联自 带复写清晰可辨，同时在书写的下一行写清“以下空白”字样，严禁收料单上随意更改乱划5.2.2 开具收料单时，应按照所领用收料单的编号逐页依次开具，不得跨页使用若 开具时出现跨页，应对空白页逐联加盖作废章或注明“作废”字样，按作废处理，空白页联 次必须齐全5.2.3 填写错误的收料单应逐联加盖作废章或注明“作废”字样，所有联次必须保存齐 全，严禁随意撕毁或丢弃5.2.4 收料单由实操收料员填写完整，并由验证人、项目经理先签字后，方能由项目 部印章管理人或委托人办理用印登记（允许同类材料多张料单登记时简记为一行），加盖 印章严禁在空白的收料单内提前签字或加盖印章5.2.5 收料员对有质量问题的材料 /苗木应注明明确问题或实际规格，严禁写的含糊 其辞或另行口述，以防给结算造成麻烦5.2.6 所有材料/苗木要当天收料，当天填写收料单，若加班较晚可在次日填写，但 杜绝多日后集中填写，另每本收料单使用完后才能启用新的收料单。

5.2.7 所有收料单数量填写均要有大写和小写，如有对应的车辆运输，应在料单上写 清对应车牌号6. 使用完收料单回收、检查与保管6.1 项目部收料员使用完整本料单后，应及时上交项目收料单管理员，由项目收料单 管理员按项目分类保管；保管时限为项目结算移交完成项目收料单管理员在回收使用完 的收料单时应对收料单使用情况进行审核，并在《项目部料单发放交回登记簿》中做好登 记应审核内容包括收料单是否使用完；跨页料单、错填料单是否作废处理，联次是否齐 全；编号是否连续，有无漏号、丢失；内容填写是否规范等发现问题应及时上报项目经 理，必要时上报公司财务部备案或处理，严禁谎报、瞒报6.2 项目结算移交完成（即审计和交工均完成）后10 日内，项目收料单管理员应及 时将回收的收料单（用完及未用完）及《项目部料单发放交回登记簿》上交公司收料单管 理员归档保管；保管时限为项目结算移交完成后五年公司收料单管理员应对收料单使用 情况及项目部登记情况进行审核，并在《财务部料单发放回收登记簿》中做好登记主要 审核回收料单与发放料单编号是否一致，有无漏号、丢失等发现问题应及时上报公司财 务部处理6.3 项目收料单管理员每月5 号前将《项目部料单发放交回登记簿》以电子文件的形 式发回公司收料单管理员备案。

公司财务部收料单管理员每季度最少应对所有项目部收料 单登记、使用情况予以检查 1 次（含现场或委托职能部门人员或公司领导），发现问题及 时处理，检查与处理情况书面上报公司主管领导6.4 公司 6S 检查时重点核查《财务部料单发放回收登记簿》，核对库存数量、编号 与登记簿是否一致项目部收料单管理是否符合公司制度要求检查结果纳入年终考核管 理，并进行对应的奖惩6.5 所有收料单严禁向外单位、个人转借、代开收料单，不得将收料单拆本使用7. 收料单管理工作交接7.1 公司财务部收料单管理员变更后必须进行管理工作交接，交接内容包括收料单总 量（当前使用批次的印刷总量）、库存数量、发放数量、回收数量、各对应的编号范围及 《财务部料单发放回收登记簿》工作交接须在财务部主管领导的监督下进行填写《收 料单管理工作交接单》（详见附件四）7.2 项目部收料单管理员变更后必须进行管理工作交接，交接内容包括领取收料单总 量、未使用数量、发放数量、回收数量、各对应的编号范围及《项目部料单发放交回登记 簿》工作交接须在项目部经理的监督下进行填写《收料单管理工作交接单》8. 收料单的销毁公司财务部收料单管理员在各项目收料单保管期限届满时（交回公司之日算起）提出 销毁申请，填写《收料单销毁审批表》，经工程部、材料/采购部、财务部及主管副总的审 批通过后，在工程部、材料/采购部、财务部负责人的共同监督下进行销毁（粉碎或焚烧）。

9. 收料单管理发生问题后的处理9.1 收料单出现二级发放漏登记，发现一项，处理一项，对收料单管理员处以每项 50-300 元的罚款9.2 收料单使用过程中发生某联丢失的，根据实际调查原因及丢失联（一个编号算 一联）的数量，每联处以责任人100-300 元罚款；收料单整本丢失根据实际调查原因及丢 失的数量，每本处以责任人 300-1000 元罚款在使用人手中发生的，处理使用人；上交 收料单管理员而未被上报处理的，收料单管理员按 50%，主管领导按30%同时处罚9.3 收料单未使用先签字或盖章的，根据联数量，每联处以料单签字人及印章管理 人各100-300 元罚款9.4 收料单内容未据实填写且虚报数量（多报）规格（偏高）的，一经发现核实， 将处以该料单核算金额双倍的罚款，并处以通报批评；虚高金额超过 2000 元以上的，除 上述处罚外，并给予通报批评、行政处分直至除名，并保留追究后续发现的类似问题的责 任的权利造成公司名誉或经济损失的，公司将追究责任人行政直至法律责任9.5 收料单填写未按公司要求的格式填写的（形式缺陷，实质内容真实），一经发现 应及时给予批评教育，并予以指导屡教不改的，视情节给予200-300 元处罚，并全公司 通报批评处理或给予行政处分直至除名。

9.6 收料单审核的各业务主管部门（1.3 所列）在负责收料单审核中，出现的粗心、 失误、失职等错误，公司将给予主管人及责任部门领导直至签字的领导与人员予以追责， 根据责任予以相关人员与其领导通报批评、处罚 100-1000 元，严重的参照 9.4 条予以处 理10. 附则10.1 本制度自2019 年12月1日起公布执行10.2 原与收料单管理有关的各项制度同时作废附件一、财务部料单发放回收登记簿项目名称：序号料单 种 类数量起止 编 码领取交回备注领 取 日 期领取人管理员财 务 部 长交 回 日 期交 回 人管理员审 核 情 况财 务 部 长附件二、项目部料单发放交回登记簿项目名称：序号料单 种 类数量起止 编 码领取交回备注领 用 日 期领。