会计电算化总账ppt课件.ppt

总账系统总账总账系统初始化业务处理流程账簿管理期末处理总账系统初始化初始设置：在基础信息—“财务”中进行设置会计科目凭证类别项目目录外币种类总账系统初始化期初余额启用总账时，首先就是把手工账下的“期末余额”录入到软件中，作为软件的“期初余额”如果是刚刚成立的公司，则不存在“期初余额”的录入问题操作步骤：打开期初余额：总账——设置——期初余额在末级科目录入期初金额，累计发生业务处理填制凭证提示：填制凭证前，要先设置“凭证类别”此操作已在基础信息—财务—凭证类别处做了设置步骤：用鼠标单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，屏幕显示凭证画面用鼠标单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别上填制凭证举例：例子：凭证类别为“收付转”分类方式，现金提取500元摘要“现金提取”，借方“现金”科目500元，贷方“银行存款——中国银行”科目500元在总账中增加该凭证，并把“现金提取”作为“常用摘要”现金提取凭证保存后凭证下方显示制单人出纳签字公司一般都设置一个出纳人员，来负责“现金”和“银行存款”的收发统计所有涉及到“现金”和“银行存款”科目的凭证一般要由出纳签字，借以登记“现金日记账”和“银行存款日记账”。

步骤：点击总账---凭证---出纳签字选择查询条件双击凭证点击签字出纳签字后凭证下方出纳处显示出纳名称审核凭证审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核，只有审核权的人才能使用本功能步骤：点击总账---凭证---审核凭证选择查询条件打开凭证点击审核注意：审核人和制单人不能是同一人凭证审核后凭证下方显示审核人名称凭证查询步骤：总账——凭证——查询凭证——选择查询条件 ——确认如果这里的查询条件不完整，可以点击“辅助条件”进行条件过滤记账和反记账步骤：更换操作员为记账人——进入总账——凭证——记账——选择记账范围或[[下一步]]——[记账]——账套启用月系统将自动试算期初余额是否平衡——若平衡——[确定]——系统开始记账（把凭证上的数据登记到到总账、明细账、日记账等账簿中注意：A、如果在总账的设置选项中，选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则出纳凭证没签字的时候，不允许记账B、如果在总账的设置选项中，选择“未审核的凭证允许记账”，则凭证没审核，也允许记账。

C、上月未结账本月不能记账D、启用月的期初余额试算不平衡不能记账 E、凭证记账后，在填制凭证中看不到凭证了即记账后的凭证只能在“查询凭证”中看到如果记完账，发现凭证有错误，则需要取消记账取消记账总账——期末——对账——打开对账窗口——Ctrl+HCtrl+H——系统提示“恢复记账前状态被激活”——确定——退出对账窗口——总账桌面——凭证——恢复记账前状态——恢复最近一次记账前状态或恢复某月初记账前状态——确定——录入账套主管密码——确定月末转账系统提供了六种月末转账凭证的类型我们这里仅以“损益结转”为例做一下说明何谓“期间损益结转”：在企业的经营活动中，每月会产生收入，也会发生费用收入-费用=利润（即损益表的内容）那账务上就要有个科目体现出每月的利润和“累计利润”，这个科目就是“本年利润”月末把收入类科目和费用类科目（合称损益类科目）的发生数转入到“本年利润”的过程就是“期间损益结转”期间损益结转步骤1：定义“损益结转”：总账——期末——转账定义——期间损益，进入“期间损益结转设置”界面录入“本年利润”科目——确定——则所有损益类科目后都带出“本年利润”科目编码和名称期间损益结转步骤2：月末生成“期间损益结转”凭证：总账——期末——转账生成——期间损益——选择月份和结转的科目（一般全选），生成转账凭证。

如果之前的凭证没有记账，可以选择“包含未记账凭证）注意：1、定义是只用设置一次，每月生成即可；2、如果损益类科目本月有新增的明细科目，则需要重新设置否则期间损益结转时，新增明细科目的数据转不出来假定原来定义期间损益结账时，主营业务收入5101科目只有510101一个明细科目，如本月新增“510102”科目，则进入设置界面没有显示“3131本年利润”科目，则结转的时候，也转不到“本年利润”中，对应的在“损益科目编码”栏中输入“3131”即可账表查询可以随时查看总账中的和辅助模块的账表数据，如余额表、总账、明细账选择的时候可以“包含未记账凭证”如果为了“出纳签字”，把“现金”指定为“现金总账科目”，把“银行存款”设置成了“银行总账科目”，则现金日记账和银行存款日记账总能到“现金管理”模块查询不能在总账中查询如果没有指定的话，直接通过明细账查询Ø支持金额式、数量金额式、外币金额式、外币数量式账页格式的查询在查询的时候，通过账页格式下拉框，选择合适的账页格式查看Ø多栏账查询只能对有明细科目的科目进行定义和查询1、刻意选中某条记录，联查凭证，也可以联查总账数量金额式账页格式1如把“原材料-主要材料”科目设置“数量金额式”，设置核算单位：吨数量金额式账页格式2 填制凭证，如采购入库10吨，单价20元。

原材料-主要材料金额200元，贷方现金200元，凭证保存后数量金额式账页格式3查询账表默认的是“金额式”账页格式，选择“数量金额式”账页格式多栏账查询举例1• 查询多栏账 1、定义多栏账：总账——账簿查询——多栏账——增加——多栏账定义窗口——选择核算科目——自动编制带出该科目下的所有明细科目，双击“分析方式”选择“余额”点击“确定”所有的分析方式都变为“余额”• 假定填制下列凭证借：物资采购 100 借：现金 234 应交税金——应交增值税——进项税额 17 贷：主营业务收入 200 贷：银行存款——中国银行 117 应交税金—应交增值税—销项税额 34多栏账查询举例2分析方式：若选按金额分析，则系统只输出其分析方向上的发生额；若选按余额分析，则系统对其分析方向上的发生额按正数输出，其相反发生额按负数输出。

如：应交税金科目为贷方分析，若选择金额方式，系统只输出其贷方发生额；若选择余额方式，系统将其借方发生额按负数输出，其贷方发生额按正数输出2、查询多栏账：定义完成后“确定”，在多栏账界面，选择“应付账款多栏账”，点击“”查询“(包含未记账凭证）若选择按照金额分析，则进项税额栏不会显示数据结账和反结账步骤：步骤：总账——期末——结账——选择结账月份——[对账]——系统自动进行账账核对——对账完毕——[下一步]——查看结账报告——[下一步]系统提示“通过月度工作检查”——[结账]注意：A、已结账月份不能再填制凭证B、总账和明细账对账不平，不允许结账；总账和辅助账对账不平，允许结账C、还有未记账凭证则不能结账D、其他系统（工资、固定资产、业务通、核算）匀己结账，总账才能结账E、如果提示“为通过工作检查，不能结账”，要查看“上一步”，检查工作报告是否存在B、C、D的情况取消结账：期末一结账一选择最后结账月份一Ctrl+Shift+F6Ctrl+Shift+F6一录入账套主管密码一确定 注：取消结账对新的月份的凭证没有影响如取消4月份结账，5月份凭证还存在这与工资、固定资产模块不同。