建设电子文件与电子档案管理规范.ppt

建设电子文件与建设电子文件与电子档案管理规范电子档案管理规范(CJJ/T 117-2007)一、 《建设电子文件与电子档案管理规范》发布 2007年9月5日，中华人民共和国建设部第712号公告，发布行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》 (CJJ/T 117-2007)，自2008年1月1日起实施 济南、青岛、淄博为全省电子城建档案管理试点馆，开展网络环境下接受电子档案试点工作，为今后推广城建档案电子文件报送提供经验和技术依据要在2007年底完成此项工作，其他地级市要在2008年底完成，各县级市和部分区县在2009年底完成，其他区县在2010年底完成 （一）《规范》编制的时代背景1、我国信息化建设2、电子政务建设3、建设系统信息化建设 建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用，如何保证信息时代城乡建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用，已成为各地建设部门，包括城建档案管理部门、建设系统各业务管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位所面临的一项紧迫而艰巨的任务为此，建设部组织有关专家，在总结近年来我国电子文件与电子档案管理的实践经验，借鉴国际先进科研成果和标准规范的基础上，编制了《规范》。

3、建设系统信息化建设（二）《规范》编制的意义 （1）保证建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性 （2）保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用 （3）是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据 （三）《规范》的标准级别 国家标准国家标准 行业标准行业标准 地方标准地方标准 企业标准企业标准(CJJ/T 117-2007)二、 规范内容（一）其它应执行的有关标准、规范Ø《建设工程文件归档整理规范》 （GB/T 50328-2001） Ø《电子文件归档与管理规范》 （GB/T 18894-2002 ）Ø《城建档案著录规范》（GB/T 50323-2001）Ø《城建档案分类大纲》Ø《城建档案密级与保管期限表》Ø CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理》 （GB/T 17678.1）（二）术语1、电子文件类、电子文件类 （1）建设电子文件 （2）建设系统业务管理电子文件 （3）建设工程电子文件 2、档案类、档案类 （4）建设电子档案 （5）式归档 （6）离线式归档（1）建设电子文件n 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类（2）建设系统业务管理电子文件n 建设系统各行业、专业管理部门（包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位）在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件（3）建设工程电子文件n 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文们、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件建设工程电子文件可简称为工程电子文件（4）建设电子档案n 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案（5）式归档n 通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。

（5）离线式归档n 将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程（三） 基本规定1、对整体工作的要求： 建设系统业务管理电子文件形成单位和建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理，将电子文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入文件管理工作程序，明确责任岗位，指定专人管理（三） 基本规定2、各有关单位的职责Ø电子文件形成单位档案部门： 应负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆移交建设系统业务管理电子档案（三） 基本规定2、各有关单位的职责工程建设单位：（1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；（2）收集和积累工程准备阶段、竣工阶段形成的电子文件，并进行整理归档；（3）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；（4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；（5）在组织竣工验收前，提请当地城建档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，同时提请对工程电子档案进行预验收。

6）对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向当地城建档案馆移交工程电子档案（三） 基本规定2、各有关单位的职责勘察、设计、施工、监理及测量等单位： 应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交城建档案管理机构： 城建档案管理机构应对建设工程电子文件对整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收（三） 基本规定3、电子文件——纸质文件或缩微品 对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件，建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致，且二者之间必须建立关联（三） 基本规定4、建立建设电子文件归档与管理系统 建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据的连续管理（三） 基本规定5、保证真实性、完整性、有效性和安全性的措施规定6、前端控制，全过程管理与监控规定 建设电子文件形成单位与城建档案管理机构应对建设电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理工作的连续性。

（四） 代码标识、格式与载体1、 稿本代码稿本 代码草稿性电子文件 M非正式电子文件 U正式电子文件 F（四）代码标识、格式与载体2、类别代码文件类别文件类别代码代码文本文件（文本文件（TextText））T T图图像文件（像文件（ImageImage））I I图图形文件（形文件（GraphicsGraphics））G G影像文件（影像文件（VideoVideo））V V声音文件（声音文件（AudioAudio））A A程序文件（程序文件（ProgramProgram））P P数据文件（数据文件（DataData））D D（四） 代码标识、格式与载体3、各类电子文件的通用格式文件类别文件类别通用格式通用格式文本文件文本文件XMLXML、、DOCDOC、、TXTTXT、、RTFRTF表格文件表格文件XLSXLS、、ETET图图像文件像文件JPEGJPEG、、TIFFTIFF图图形文件形文件DWGDWG影像文件影像文件MPEGMPEG、、AVIAVI声音文件声音文件WAVWAV、、MP3MP3（四）代码标识、格式与载体4、载体一次写光盘磁带可擦写光盘硬磁盘等移动硬盘、优盘、软磁盘等不易作为电子档案长期保存的载体。

1、收集、积累范围 《城市建设档案管理规定》（建设部90号令） 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）（五）建设电子文件的收集与积累（五）建设电子文件的收集与积累2、收集与积累的要求 （1）建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作2）建设电子文件的内容必须真实、准确符合国家有关技术规范、标准和规程3）凡属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记填写建设电子文件（档案）的案卷级和文件级登记表（五）建设电子文件的收集与积累2、收集与积累的要求 （1）建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作2）建设电子文件的内容必须真实、准确符合国家有关技术规范、标准和规程3）凡属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记填写建设电子文件（档案）的案卷级和文件级登记表4）保证建设电子文件不被非正常改动如果更改要填写《建设电子文件更改登记表》5）应定期备份建设电子文件，并存储于能脱机保存的载体上6）对通用软件产生的建设电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数信息、说明资料等专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。

7）电子签章等与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息必须与建设电子文件一同收集3、建设电子文件收集积累的程序1、登记 （1）工作人员从电子文件生成起对需归档的电子文件性质、类别、期限等进行标记2）应运用建设电子文件归档与管理系统对每份建设电子文件进行登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存2、鉴定：对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入到建设电子文件归档与管理系统3、著录：对经过初步鉴定的建设电子文件进行著录，并将结果录入建设电子文件归档与管理系统4、存储：按业务案件或工程项目来组织存储5、建设电子文件的命名（（（（1 1）））） 工程项目文件夹工程项目文件夹工程项目文件夹工程项目文件夹（（（（2 2）））） 案卷文件夹案卷文件夹案卷文件夹案卷文件夹：序号：序号+ +案案卷名称卷名称 001001001001青岛大学图书馆工程立项文件青岛大学图书馆工程立项文件青岛大学图书馆工程立项文件青岛大学图书馆工程立项文件 002 002 002 002青岛大学图书馆招投标文件青岛大学图书馆招投标文件青岛大学图书馆招投标文件青岛大学图书馆招投标文件青岛大学青岛大学青岛大学青岛大学 003 003 003 003青岛大学图书馆开工审批及财青岛大学图书馆开工审批及财青岛大学图书馆开工审批及财青岛大学图书馆开工审批及财图书馆图书馆图书馆图书馆 务文件务文件务文件务文件 004004004004青岛大学图书馆工程监理文件青岛大学图书馆工程监理文件青岛大学图书馆工程监理文件青岛大学图书馆工程监理文件 005 005 005 005………… ………… （（ 3）） 文件命名文件命名：序号+文件名001001青岛大学图书馆工程可行性研究方案青岛大学图书馆工程可行性研究方案 002002青岛大学图书馆工程青岛大学图书馆工程计划任务书及批复计划任务书及批复 003003青岛大学图书馆工程消防审核文件青岛大学图书馆工程消防审核文件 004004青岛大学图书馆工程规划用地许可证及房地产权证青岛大学图书馆工程规划用地许可证及房地产权证 005005青岛大学图书馆工程建筑工程质量监督书青岛大学图书馆工程建筑工程质量监督书 …… 5、建设电子文件的命名（六）建设电子文件的整理1、建设电子文件由谁整理？ 建设电子文件的形成单位应做好电子文件的整理工作。

2、建设电子文件何时整理？ 对建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件，业务案件办理完结或工程项目完成后，应在收集积累的基础上，对该业务案件或项目的电子文件进行整理3、建设电子文件的整理原则 应遵循建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件的自然形成规律，保持案件或项目内建设电子文件间的有机联系，便于建设电子档案的保管和利用（六）建设电子文件的整理4、建设电子文件的整理依据 建设电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲进行》 建设电子文件的著录应按照现行国家标准《城建档案著录规范》GB/T 50323进行，同时应按照保证其真实性、完整性、有效性的要求补充建设电子文件特有的著录项目和其他标识信息与数据5、建设电子文件的整理方法 同一个保管单元内建设电子文件的组织和排序可按相应的建设纸质文件整理要求进行（七）建设电子文件的鉴定1、建设电子文件的鉴定时间 建设电子文件的鉴定工作应贯穿于建设电子文件归档与电子档案管理的全过程2、建设电子文件鉴定的内容 包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定归档范围和划定保管期限3、建设电子文件的鉴定者 归档前，建设电子文件形成单位应按照规定的项目，对建设电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。

4、建设电子文件的鉴定依据 建设电子文件的归档范围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行（八）建设电子文件的归档1、建设电子文件的归档时间n建设电子文件形成单位应定期把经过鉴定合格的电子文件向本单位档案部门归档移交2、建设电子文件归档的要求n （1）已按电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上n （2）必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程3、建设电子文件的归档方式n建设电子文件的归档方式包括式归档和离线式归档n可根据实际情况选择其中的一种或两种方式进行电子文件的归档（八）建设电子文件的归档4、建设电子文件的两种归档方式的时间n建设系统业务管理电子文件的式归档可实时进行；n离线式归档应与相应的建设系统业务管理纸质或其他载体形式文件归档同时进行工程电子文件应与相应的工程纸质或其他载体形式的文件同时归档（八）建设电子文件的归档5、建设电子文件离线式归档的步骤n 1将已整理好的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件（或项目）按要求从原系统中导出n 2将导出的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上，同一案件（或项目）的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。

n 3对存储的建设电子文件进行检验n 4在存储建设电子文件的载体成装具上编制封面同时存储载体应设置成禁止写操作的状态将存储建设电子文件贴好封面的载体交给本单位档案部门（八）建设电子文件的归档6、建设电子文件的归档移交n归档移交时，交接双方必须办理归档移交手续档案部门必须对归档的建设电子文件进行检验，并填写《建设电子档案移交、接收登记表》交接双方负责人必须签署审核意见（九）建设电子文件的检验与汇总1、建设电子文件的检验n建设系统业务管理电子文件形成部门在向本单位档案部门移交电子文件之前，以及本单位档案部门在接收电子文件之前，均应对移交的载体及其技术环境进行检验，检验合格后方可进行交接勘察、设计、施工、监理、测盘等单位形成的工程电子档案应由建设单位进行检验检验审查合格后向建设单位移交（九）建设电子文件的检验与汇总2、检验重点检查的内容n1建设电子档案的真实性、完整性、有效性；n2建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联；n3载体有无病毒、有无划痕；n4登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全（九）建设电子文件的检验与汇总3、建设电子文件的汇总n建设单位应将勘察、设计、施工、监理、测量等单位移交的工程电子档案及相关数据与本单位形成的工程前期电子档案及验收电子档案一起按项目进行汇总，并对汇总后的工程电子档案进行检验。

（十）建设电子档案的验收与移交 1、建设系统业务管理电子档案的移交n（1）移交时间：建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定，定期向城建档案馆（室）移交已归档的建设系统亚务管理电子档案n（2）移交方式：包括式和离线式 （十）建设电子档案的验收与移交 2、建设工程电子档案的验收与移交n（1）验收：建设单位在组织工程竣工验收前，提请城建档案馆对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收n（2）双套制：建设单位向城建档案馆移交工程纸质档案时，应当同时移交－套工程电子档案n “双套制”问题n套制产生的原因n性质:是个过渡策略n—矛盾的焦点之一n—是机遇也是挑战（十）建设电子档案的验收与移交n（3）停建、缓建工程：停建、缓建建设工程的电子档案，暂由建设单位保管n（4）改建、扩建和维修工程：对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充、完善原工程电子档案对改变的部位，应当重新编制工程电子档案，并和重新编制的工程纸质档案一起向城建档案馆（室）移交（十）建设电子档案的验收与移交n3、移交手续n（1）再检查：城建档案馆（室）接收建设电子档案时，应按照规范的要求对电子档案再次检验。

n（2）移交、接收登记表：检验合格后，将检验结果按照规范的要求，填入《建设电子档案移交、接收登记表》，交接双方签字、盖章n（3）登记表要一式两份，移交和接收单位各存一份1建设电子档案的真实性、完整性、有效性；2建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联；3载体有无病毒、有无划痕；4登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全（十一）建设电子档案的管理n1、脱机保管n（1）基本要求：建设电子档案的保管单位应配备必要的计算机及软、硬件系统，实现建设电子档案的管理与集成管理并将建设电子档案的转存和迁移结合起来，定期将建设电子档案按要求转存为一套脱机保管的建设电子档案，以保障建设电子档案的安全保存n（2）保管数量：脱机建设电子档案（载体）应在符合保管条件的环境中存放，一式三套，一套封存保管．一套异地保存，一套提供利用（十一）建设电子档案的管理n（3）保管条件：n 1）归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；n 2）环境温度应保持在17－20℃之间，相对湿度应保持在35％一45％之间；n 3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离．n 4）存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光；n 5）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（十一）建设电子档案的管理n2、有效存储n （1）设备管理：建设电子档案保管单位应每年对电子档案读取、处理设备的更新情况进行－次检查登记，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，必须进行载体转换n （2）载体的抽检：对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测及抽样机读检验．如发现问题应及时采取恢复措施n （3）定期转存并登记应根据载体的寿命，定期对磁性载体、光盘载体等载体的建设电子档案进行转存转存时必须进行登记在采取各种有效存储措施后，原载休必须保留三个月以上（十一）建设电子档案的管理n3、迁移n （1）原因：建设电子档案保管单位必须在计算机软、硬件系统更新前或电子文件格式淘汰前，将建设电子档案迁移到新的系统中或进行格式转换，保证其在新环境中完全兼容数据校验n （2）数据校验：建设电子档案迁移时必须进行数据校验．保证迁移前后数据的完全一致n （3）登记：建设电子档案迁移时必须进行迁移登记n （4）原格式电子档案处理：建设电子档案迁移后，原格式电子档案必须同时保留的时间不少于3年但对子一些较为特殊必须以原始格式进行还原显示的电子档案，可采用保存原始档案的电子图像的方式。

（十一）建设电子档案的管理n4、利用n（1）建设电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供欲利用和信息服务n（2）利用时必须严格遵守国家保密法规和规定凡利用互联网发布或利用建设电子档案时，应报请有关部门审核批准n（3）对具有保密要求的建设电子档案采用联网的方式利用时，必须按照国家、地方吸部门有关汁算机和网络保密安全管理的规定．采取必要的安全保密措施，报经国家或地方保密管理部门审批，确保国家利益和国家安全n（4）利用时应采取利用或使用拷贝件，电子档案的封存载体不得外借．脱机建设电子档案（载体）不得外借，未经批准，任何单位或人员不得擅自复制、拷贝、修改、转送他人n（5）利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内三、青岛市建设电子文件归档内容n根据规范要求及目前工作实际，建设电子档案接收实行双套制，并要求纸质档案和电子档案归档范围一致也是基于以下考虑：n1、从利用角度 n2、从技术角度 n3、从档案接收角度 n4、从工作开展角度 n5、从声像档案经验 n6、从工作的紧迫性 三、青岛市建设工程电子档案归档内容n可以登录WWW.126.COM网站，到电子邮箱中下载，邮箱密码为82879324 四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n 凡是记录与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。

各类建设工程电子文件的具体收集范围应符合现行国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328的有关规定四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n1、建设工程电子文件的内容必须真实、准确 n2、建设工程电子档案的形成、整理等工作由建设单位负责，保证电子档案的真实性、安全性、完整性、有效性n3、建设工程电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲》进行四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n4、建设工程电子文件的著录应按照现行国家标准《城建档案著录规范》GB/T 50323进行 n5、建设工程电子文件的归档范围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n6、移交归档的建设工程电子档案应与纸质档案在内容上及相关说明上保持一致，并建立准确的标识关系n7、建设工程电子档案中的竣工图电子文件的编制工作由设计单位负责，设计单位要及时向建设单位送交与纸质竣工图内容完全相同的竣工图电子文件光盘，确保竣工图电子文件的归档四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n8、要求归档移交的建设工程电子档案的载体为只读性光盘建设单位向城建档案馆移交工程纸质档案时，应当同时移交两套工程电子档案光盘。

一套封存保管，一套查阅利用特殊需要的，应制作第三套，实行异地保存四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n9、移交的建设工程电子档案必须附带电子文件目录表，目录表中既要包含建设单位、施工单位、工程名称、保管期限、密级等信息内容，还要包含制作光盘过程中所涉及的全部计算机工作相对应的软硬件环境，目录表采用word、excel文本软件编制 四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n10、城建档案馆负责检验各建设单位移交的电子档案，应重点检查以下内容：n（1）建设电子档案的真实性、完整性、有效性；n（2）建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联；n（3）载体有无病毒、有无划痕；n（4）核实在指定存在的环境平台上能否准确读出电子档案；n（5）登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全n凡检验不合格的，由建设单位负责重新制作四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n11、工程电子档案要做到移交时数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份n12、在存储建设电子文件的载体或装具上编制封面 四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n13、脱机建设电子档案的保管，应符合下列条件：n（1）归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。

n（2）环境温度应保持在17-20°C之间，并与有害气体隔离n（3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离n（4）存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、放光n（5）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n14、各级城建档案管理部门应加强建设电子档案工作的宣传、指导和监督管理，并在城建档案员岗位培训和继续教育中增加有关知识的学习n15、为了搞好建设电子档案的工作，建设、施工单位应主动与市（区、县）城建档案馆联系，确保此项工作顺利开展四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n有关技术要求 ：n1、文字材料的扫描分辨率不低于200dpi；竣工图图纸扫描分辨率不低于300dpi文件存储格式为黑白二值图tif（Group4）或彩色、灰度图jpg（不低于中质量压缩）竣工图电子文件格式采用dwg四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n2、电子文件存储路径及命名规则n电子文件的存储路径：工程项目文件夹--案卷文件夹--卷内目录文件夹n“工程项目文件夹”的命名：序号（年度+顺序号）+工程名称n“案卷文件夹”的命名：顺序号+案卷名称四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求n“卷内目录文件夹”的命名：顺序号+目录名称n“电子文件”的命名：页码+5位备用码+文件扩展名；n顺序号都为三位数，不足三位数前面补0。

如001，002——011——n页码为三位数，不足三位数前面补0n备用码：00000n其中案卷封皮和卷内目录的扫描文件存储于案卷文件夹下 五、当前形势下如何开展建设电子档案工作 n一、转变思路，确定今后工作重心n二、领导挂帅，加强组织支持和保证n三、合理规划，制定切实可行的运作方案n四、出台文件，获得建设行政主管部门支持 n五、确定重点，划定建设电子档案接收归档范围n六、统一标准，电子文件类别及格式选择n七、确保利用，加快信息系统建设n八、引进人才，夯实建设电子档案工作基础n九、以点带面，在试点单位开展工作 六、纸质建设档案数字化1．扫描色彩模式Ø扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等Ø页面字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描Ø页面字迹清晰度较差或带有插图（图章）的档案，可采用灰度模式扫描Ø页面中有彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描2．扫描分辨率Ø扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准Ø文字清晰文件扫描分辨率一般不低于150dpiØ特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率六、纸质建设档案数字化3．数字化文件格式Ø采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF格式存储，采用LZW压缩。

Ø采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则，一般情况下为85六、纸质建设档案数字化4．图像数据质量检查Ø对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查发对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理Ø由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描法清晰识别时，应重新扫描Ø发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像Ø发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整应及时进行调整六、纸质建设档案数字化5．图像处理Ø对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯Ø对图像进行去污处理处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则Ø采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以缩小图像文件的容量，节省存储空间六、纸质建设档案数字化6 6．图像存储．图像存储Ø以以TiffTiff格式存储的扫描文件，可以多页存放到一个格式存储的扫描文件，可以多页存放到一个文件中，也可以一页保存为一个文件文件中，也可以一页保存为一个文件Ø扫描文件统一命名扫描文件统一命名Ø扫描后的文件检查无误后放入与其档号对应的文扫描后的文件检查无误后放入与其档号对应的文件夹中件夹中Ø扫描的涉密文件应连同档号文件夹一起直接存储扫描的涉密文件应连同档号文件夹一起直接存储到可移动存储设备（软盘除外），不得与其他非涉到可移动存储设备（软盘除外），不得与其他非涉密文件一起存储，不得直接存储到计算机硬盘密文件一起存储，不得直接存储到计算机硬盘六、纸质建设档案数字化七、《电子签名》技术2004年8月28日，在十届全国人大常委会第十一次会议上，表决通过《中华人民共和国电子签名法》，并于2005年4月1日起施行。

我国首部“真正意义上的信息化法律”终于诞生这意味着电子签名获得与传统手写签名和盖章同等的法律效力 七、《电子签名》技术1．电子签名的产生及原理电子签名是指符号及代码组成电子密码进行签名来代替书写签名或印章，它采用规范化的程序和科学的方法，用于鉴定签名人的身份以及对一项数据电文内容信息的认可它还能验证出文件的原文在传输过程中有无变动它并非是书面签名的数字图像化2．电子签名确定了电子文件的法律效力（1）数据电文立法：电子文件具有合法的凭证性价值作用符合法律规定的，能够反映社会真实活动的，值得永久保存的电子文件，在安全归档后就形成档案2．电子签名确定了电子文件的法律效力（2）电子签名立法：电子文件加上电子签名就像纸质文档盖上公章一样同等有法律效力，而且“盖章”后的文件一旦修改，将视为无效，这正是电子签名安全性得以保障的根本要求2．电子签名确定了电子文件的法律效力（3）电子签名认证服务立法：法中规定：使用电子签名时，需要第三方对电子签名人的身份进行认证，这个第三方就是电子认证机构法中还对电子认证设立了市场准入制度等，这些规定都是为了保证电子签章和电子文件的有效性，也在一定程度上保证了电子文件的安全性。