人事档案汉语拼音编码规则.doc

人事档案汉语拼音编码规则科学规范地做好人事档案编码是档案管理中一项首要的基本环节人事档案是指劳动、组织、人事等部门在招用、分配、培训、查核、赏罚、选拔和任用员工等工作中形成的各样资料的综合，是相关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作改动等状况的文字资料从建档环节看，只有做到科学、规范的编码才能更好的为资料归档、阅档等环节确立基础，搞好服务，发挥档案在人事管理中的踊跃作用科学、规范的档案编码是成立人事档案的基础本文拟就现行的档案编码方案做一简要的商讨一、现行档案编码基本现状和利害剖析人事档案编码规则就当前我们掌握的状况看，主要有以下四种：第一种是笔形编号法：其编号原理是在四角号码词典编号方法的基础上，依据人事档案姓名的用字特色改造而成的此方法不单编号长，按每字四码计算，每人三字，其编码为12位，用起来比较复杂，且此刻极罕有人用四角号码的方法查字，明显已不合用，本文不再表达第二种是姓氏编号法：就是把同姓的档案集中在一同，先以姓的笔划多少为序进行摆列编码，再按名的笔划多少编号的方法如：对孔建平、孔小军、孔平进行编码，第一，把孔姓的放在一同，假设编号为6，再以第二字的笔划为序，少的靠前，多的靠后，以此编为1—N号。

他们的排序为：孔平—61、孔小军—62、孔建平—63此方法编码少对员工档案比较少的单位较易掌握和管理，关于员工人数中等或许多的单位，不言而喻也不太合用第三种是汉语拼音字母编号法：其基来源理是依据汉语拼音“音序检字法”的原理，按档案姓名的注音字母次序编号，或将汉语拼音声、韵母按必定规律、次序摆列，混淆编号，进而形成以员工姓名的汉语拼音字母编码，进行人事档案的整体排序管理若假设员工姓名按每字两个码设定，一般编码6位即可知足管理要求此方法编码位数适中，只需熟习汉语拼音，掌握规律性，运用起来其实不复杂此方法之编码祥见本文后述第四种是数量次序编号法：它是依据必定的公司规模在必定的范围内对员工档案以数字由小到大的次序摆列编号的方法常有的有两种：第一种是依据单位号和员工号联合编码查找时，先查单位号，再查员工号；第二种是对员工档案直接编为1——N号这两种方法对员工较少的单位，编码比较简单，也比较易于管理但对员工人数在千人以上的企事业单位，不单编码位数长，也需编制索引目录，依据索引查找档案管理起来就比较烦杂，且查找难度大二、洛铜公司档案管理现状和汉语拼音编码方法洛阳铜加工公司有限责任公司（以下简称洛铜公司）是一个较大型公司公司公司，自１９５４年建厂，因为公司的发展和历史的原由，现存人事档案任职类１ .２万卷，不任职类１万卷的基本规模。

人事档案管理隶属人力资源部设兼职管理人员1人依据几年来管理工作的实质统计看，均匀每年约有1万多份档案资料归档，新建档1００多卷，因各部门需要阅档约5０００多人次量的详细业务工作都要求我们一定成立了一套科学、规范、便利的档案编码规则，才能适应管理工作的要求综合档案管理的四种编码方案和其利害，对洛铜公司来说我们采纳了第三种汉语拼音字母编号方法经过我们多年的不停探究，总结出此刻的档案汉语拼音声、韵母混淆编码方法它拥有分类正确、编排有序、目录清楚、速度快、效率高、熟习业务快等特色下边做一简要表达：1、现行汉语拼音编码方案的基本方法：汉语拼音共有声母和韵母（67个）（参照汉语词典）1）声母21个：bpmfdtnlgkhjqxzhchshrzcs（2）韵母36个：aoeaieiaoouanenangengongiiaieiaoiouianiniangingionguuauouaiueiuiuanuenuanguenguueuanun2、汉语拼音声、韵母混淆编码方法：（1）汉语拼音声、韵母混淆编码其原理，主假如将67个声、韵母按习习用法，归为9码，形成必定的规律其归类见下表：汉语拼音编码表拼音排序编码号声母韵母BPRaiaua1MFouoiuu2DTeieue3NLaieiuaiueiui4GJaoiaoouiou5KQanianuanuan6HXeninuenun7Z(ZH)C(CH)angianguang8S(SH)engingonguengiong9（2）运用说明。

如：孔建平，只需分别把Ｋ，ong，Ｊ，ian，Ｐ，ing按对应的数字编码，就能够快速查到孔建平的人事档案号，既K－6，ong—9，J—5，ian—6，P—1，ing—8，孔－６9，建－５6，平－１８，既孔建平档案号为：695618又如：吴建国，既W—2，u—2，J—5，ian—6，G—5，o—2；吴－2２，建－５6，国－５２，既吴建国档案号为2256523）人事档案的排序按员工姓名可形成三个层次：第一层：姓，按表中拼音字母的序次摆列第二层：同姓人员，按其名的第一个字的拼音字母的序次摆列第三层：其名的第一个字的拼音字母同样，按其名的第二个字的拼音字母的序次摆列由此形成了适应公司实质较完好的人事档案编码规则，为档案的建、转、阅、归档管理确立了优秀的基础4）重名重号人员的办理：按此规则形成的员工档案编码，会出现员工编码的重复主要有两类：一是员工重名；二是非同姓名人员重名其办理方法可经过在档案袋上填入员工单位、身份证号、笔划的多少等项目加以差别，进而达到查找便利、正确的要求如：（ 1）两个王建国，他们的编码都是285652这样便可依据档案袋上的员工单位或身份证号加以差别2）孔建平易齐建平，他们的编码同为695619。

这样便可依据笔划多少排序，即孔为4画；齐为6画因此孔建平的档案排在齐建平的档案前面总之，按此汉语拼音编码方法进行档案管理，不用查词典，不用建索引汉语拼音编码表的拼音可随意组合，形成特有规律，以合适公司自己特色要求，拥有较好的推行和合用性简单易学，其实不复杂只需熟记汉语拼音编码表中的规则就能够在短时间内掌握和运用综上所述，档案工作是一项知识性、专业性、科学性较强的工作跟着社会主义市场经济体系的成立和发展，档案工作会有很多新的问题、新状况不停出现，只需我们擅长学习，不停提升自己的科学文化和业务操作水平，注意发现和掌握其规律性在学中干，干中学，就能在复杂中发现简单，在乏味中找到乐趣，提升工作效率，把自己锻炼成一名合格的档案管理者。