运输、配送回单管理指引.docx

运输、配送回单管理指引实施时间文件编号编 制孙建荣修改次数0审 核总页数7审 批版本号A一、 回单管理的目的为了规范运输、配送回单的管理，缩短运输、配送回单的收集、整理、结算过 程，加快运输配送收入结算速度二、 运输、配送回单的填写与签收① 、客服人员应定期将该客户运输、配送回单填写要求所有运作人员通报，并将该 要求整理书面材料交财务部存档、备案② 、由于运输、配送回单是收货方是否已经收到货物的有效证明，也是货物保管权 移交的最后证明，因此，所有运输、配送回单必须有收货单位收货经办人签收数量、 货物状态、以及收货经办人姓名，收货单位加盖公章表示认可货物已经收到，特殊 情况没有加盖收货单位公章的运输、配送回单必须经客服人员通过与客户方确认并 记录在案方可三、 运输、配送回单的收集处理3.1、中山直发（转仓）：中山驻厂人员应向司机说明回单签收要求，司机卸货正确 签收后，返回公司时交运输主管签收，运输主管审查回单签收完整性、合理性（有 无少货，货损，签收人是否正确，盖单是否与收货人一致，签收时间等）3.2仓库直发（转仓）：仓库主管应向提货司机说明回单签收要求，司机卸货正确签 收后，返回公司时交运输主管签收，运输主管审查回单签收完整性、合理性（有无 少货，货损，签收人是否正确，盖单是否与收货人一致，签收时间等）3.3转发承运商：仓库主管应将统计员做好日先应签收回单交于2运输主管审查合格后，交相关客服人员签收。

3.3客服检查单据签收完整性，对有异常单据处理：3.3.1少货处理：根据日先客户的确认价值，从承运商运费中扣除3.3.2货损处理：根据日先客户的确认价值（对货损一部分但不能修复的按全价赔 偿），从承运商运费中扣除3.3.3签收不完整处理：3.3.3.1未盖公章处理：由于运输交承运商快寄给收货客户重新盖章；（紧急情况由 日先项目客服人员直接与收货方沟通寄快件往返处理，快递费用从承运商运费中扣 除）；3.3.3.2盖公章与收货方名称不一致处理：立即与收货确认是否收到货物，避免送 错客户，（如有错误立即向发运主管及负责项目经理汇报，并立即与承运商到达地负 责人联系，立即赶往与送错客户沟通该货送货，要求客户不要动用该批货物，并重 新转运给正确客户），确实收货后，参照:3.3.3.1处理；3.3.3.3不需要盖公章未签身份证处理：与收货客户联系，告诉他忘记了签身份证 号，请他报下个人身份证号并填写在回单上，对于收货客户不愿意报身份证号，参 照3.3.3.1处理；3.4、运输、配送承运商风险防控原则：3.4.1.承运商优选已签合同承运商；3.4.2对未签合同承运商以长期合作关系，且运作质量稳定与畅顺物流管理人员熟悉3的承运商；3.4.3对于无上述二项的承运商，运作要求为回单付。

对于货量较小，三、四城市（县） 可以采用预付部分，回单后付清；3.4.4对于无上述三项确实无承运商的，可以采用现付方式，但客服应对此部分承运 商加强跟踪次数和力度；3.4.5承运商风险防控的目的：控制准时到货率；由于运输属高风险行业，在出现货 损少货时，可以采用扣减运费方式进行赔偿3.5承运商回单运费结付原则：3.5.1承运商回单及承运商托运单（该托运单要有畅顺物流发货人员签名确认）到客 服进行回单和运费核对，核对无误后，由客服人员开具付运费支付证明单（要求有 畅顺和承运商的托运单号）交承运商，承运商到财务处进行系统核对及原始单据核 对后，再支付运费3.5.2对于承运商不来番禺结算，要求去广州结算的：由发运人员采用暂时财务借款， 但要注意在承运商拿回单时注意审核回单完整性，回单拿回来后交客服人员审核并 开具运费支付证明单，由发运人员到财务冲销原借款四、运输、配送回单的整理与系统处理A、客服在收到回单后应立即在系统中进行回单确认，如果客服不在系统确认回单， 那在回单逾期查询中看到的回单情况是不真实的；4B、客服每天收到回单后必须整理所有运输配送回单，并将所有回单分类扫描备案 （目的在于交接遗失过程中有扫描件证明已收货），回单分客户打印回单移交表，要 求：每个客户不论回单数量多少，都要求单独打印回单移交表；C、客服要及时把收集的运输、配送回单和回单移交表一并委托运输人员，并要驻厂 人员上交日先客服并签名将回单移交表带回交客服人员，客服人员也应及时催回移 交表进行备案五、 运输、配送回单责任的移交① 、客服人员每天必须整理所有回来的运输配送回单，审核客户回单是否符合客户 结算要求。

② 、财务结算人员根据回单移交表在系统中进行回单移交确认只有回单移交确认， 系统视同回单已经移交结算人员）③ 、客服人员必须跟进结算人员是否收到回单移交表，同时必须跟进结算人员是否 进行回单移交确认；（实际是责任移交是否完成）六、 运输、配送回单的收入处理①、财务结算人员将“运输配送收入结算明细表”交客户进行收入确认七、 重点注意事项：1、 回单要及时处理系统A、 到回单要点确认回单到达，运输回单客服人员要及时跟进，督促承运商尽 快带回单来结款5B、 承运商结算以后，回单客服人员要及时在系统中处理，做回单移交，回单 移交到客户所在地然后督促驻厂人员及时回单交接，否则会造成回单移 交逾期2、 回单逾期情况查询每天上班就要关注一下回单逾期情况，对没有回来的回单进行跟踪3、 对承运商宣贯回单的重要性每发一个承运商后，在交货后要对承运商宣贯回单的重要性叫他们及时来 结算，以加快我们对回单的收集工作4、 每个月10号向财务及营运管理层上报截止到上个月未日所有未回回单情况， 说明未回原因及责任人，对于客服无法及时催收的应要求运输、营运管理经 理给予支持，以保证回单及时回来和客户结算5、 各客户回单的要求，见附表，请仔细阅读。

5、针对客户不同，回单签收要求如下：（公司部分客户要求）客户名称回单要求回单返回期限日先二组：九阳必须盖有公章10天之内须返回，如客户急需，期 限视情况而定日先二组：威丝曼有公章须盖章，无章须签名、附身份证号码10天之内须返回，如客户急需，期 限视情况而定日先二组：李宁心动有公章须盖章，无章须签名、附身份证号码10天之内须返回，如客户急需，期 限视情况而定日先二组：美的有公章须盖章，无章须签名、附身份证号码10天之内须返回，如客户急需，期 限视情况而定日先三组：宝洁发沃尔玛超市有公章须盖章，无章须签名、附身份证号码10天返回日先五组：宝洁转仓必须盖有公章2天之内须返回。