0002-记录管理程序.doc

苏柏科技有限公司IT服务管理体系文件记录管理程序ITSM-0002-2015受控状态 受控分发号 版 本 1.0持有人 目录1目的 32范围 33 职责 33. 1综合管理部 33.2各相关部门 34程序 35引用文件 56 记录 5记录管理程序1目的为正确实施记录的标识、贮存、保护、保存期限和处置，以提供产品符合规定要求 和TT服务管理体系有效运行的证据，实现其可追溯性和信息安全改进，特制订本程序2范围适用于对TT服务管理体系所有记录的管理3职责3. 1综合管理部是记录的归口管理部门，负责IT服务管理体系记录的管理与控制3.2各相关部门负责主管业务范围内IT服务管理体系记录的编制、收集、保管和使用等工作4程序4.1记录的范围，包括所有与公司IT服务管理体系有关的记录及相关方的记录4.2综合管理部根据程序文件的要求及各部门具体实施的需要，适当考虑现有记录的情 况编制《记录一览表》4.3记录的形式：包括正式记录表格、会议记录、测试报告、校验报告、、邮件、 磁盘、电子记录、摄像记录等4.4记录的标识：所有记录均应编号标识，记录的编号如下:WT □□□□—□□ 记录顺序号 文件类别和文件顺序号 TT服务管理记录代号4.5记录的密级：记录的密级分类按信息安全相关规定进行，涉密信息应将密级标识在 记录上。

4.6记录的填写：记录的填写必须实事求是，字迹清晰，按规定的份数及时传递，如发 现错误应重新填写，不能随意涂改记录表格内各要求栏应填写完整，不允许出现空格, 确无此项内容时应划去空格记录内容应保证字迹清晰，不得用铅笔需要更正时，更 正人在修改处用两根横线划去，并签名，必要时，由其上级主管认可签名4.7记录的保存：4.7.1各部门定期收集，并负责保存纸张记录贮存应防尘、防潮、防损坏和偷盗，保存 的记录有明确标识，并可追溯，易于查询4.7.2各部门应将各自的记录妥善保存，保存时应考虑到火灾，水灾，盗窃等潜在环境 灾害的影响机密文件应放于防火柜并高于地面半米4.7.3计算机和软盘存放的记录由开发部负责管理，并定期备份备份记录应存放于不 发生相互干扰的异地，避免同时产生损坏4.7.4记录的保存应考虑到相关法律法规的要求和相关合同义务如客户或相关法律法 规无特殊要求，纸类记录一般保存三年，电子类记录至少保存八年，摄像记录一般保存 10-15天涉及个人和公共隐私的记录部分应按照相关法律予以消除，不予保存4.7.5记录保存期满后可以进行销毁处理，机密，保密级别记录须做切碎销毁，电子类记 录文件由开发部统一处理，如有其它文件规定需继续保存的记录应标识明确，则须按相 关文件规定执行。

4.8记录的查阅：因工作需要借阅记录的，由借阅人提出申请，经得保管部门负责人同 意方可借阅，借阅者在借阅期内，应妥善保管，并按期归还，如合同有规定，有关的记 录应提供给顾客记录的查阅应考虑记录内容的保密等级，机密级别的记录的查阅应获 得总经理的同意对于电子类的记录，开发部应根据部门授权设置相应的查阅权限记 录的查阅应考虑相关法律法规的要求,对于涉及公共和个人隐私或者是商业机密未经允 许，不得查阅5引用文件无6记录WT0002-01《记录一览表》WT0002-02《记录销毁记录》。