《文书档案管理》PPT课件 (2).ppt

文 书 档 案 管 理,文 书 档 案 管 理 第一章 档案工作基础知识 第二章 归档文件整理方法,主讲内容,档案基础知识 归档制度、归档范围、保管期限表 文件归档整理方法（单件归档、立卷法）,第一章 档案工作基础知识,第一节 档案工作常用术语 全宗：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体，它的基本涵义有三点：即全宗是一个有机整体，全宗是在一定的历史活动中形成的，全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗名称：相同于立档单位的名称填写全宗单位的全称或规范化的简称如“韶关市人事局”、“南雄市纪委”等全宗号：档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制，应向档案馆问询如韶关市委办：86；韶关市档案局：103,分类号：按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号如广东省机关档案分类办法、工业企业档案分类规则、电力工业企业档案分类规则案卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程如按问题、发文机构、形成时间、保管期限等来组织文件保管期限：立卷时划定的案卷保管期限如文书类可分为永久、长期、短期或永久、定期（30年、10年）；会计类分为永久、25年、15年等；科技类分为永久、长期、短期等。

目录号：全宗内案卷所属目录的编号如文书档案：包括三部分：一是文书档案的大类代字，如“A”，二是保管期限代号，永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”等，三是档案目录本的顺序号在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号如A12.1、B2.1、D3.1.1,案卷号：目录内案卷的顺序编号顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号档号：由全宗号、目录号（分类号）、案卷号、顺序号或由全宗号、年度、期限、件号组成如106/A12.3/03/01，106/2008/永久/001案卷题名：即案卷标题应简明、准确应准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种第二节 文件与归档,（一）文件概述,1、文件：是法定机关、团体、企事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料 2、文件归档：各机关、团体、事业单位将办理完毕的文件，按照有关规定将确定为档案的那部分文件向专兼职档案人员或档案室移交的过程二）文件与档案的联系：档案的前身是文件材料，文件的归宿是档案1）文件与档案是同一事物在不同阶段上的称呼； （2）档案是归档后经过筛选、经系统整理的的文件。

三）文件材料转化为档案的三个必要条件：,（1）使用完毕或办理完毕的； （2）有保存价值的（要以单位和社会需要为标准）； （3）按照规范要求进行了系统整理,（四）文件归档工作应注意的问题,1、建立健全文件收发登记制度，确保归档文件的齐全完整完整性） 2、归档文件必须系统、有效，对归档文件的价值准确判断有效性） 3、文件格式满足公文规范性要求规范性） 4、归档文件交接手续完备，按时归档 5、注意“账外”文件的归档：会议材料、承办部门的材料、党组、行政会议记录、大事记、规章制度、各种图表、刊物等第三节 归档制度,一、分类办法,（一）分类办法，也即分类大纲、分类体系 （二）分类目的：适应档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实行档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，充分发挥档案的作用三）分类原则：,1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据其职能，结合档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用 2、分类后的档案，分别用英文字母或数字按顺序编大类代字 3、有类设类，无类空类四）广东省机关档案分类办法广东省机关档案分类办法.doc、企业档案分类方案企业档案分类方案.doc解读 （五）编制要求： 1、分类办法要与实体相一致； 2、保留一定的发展空间； 3、注意跟进必要的续编。

二、归档时间,1、1至2月份由档案室完成，文件承办部门或业务部门向档案室移交归档完成时间是每年6月份2、6月份由文件承办部门或业务部门完成，于每年6月份三、归档要求,1、归档文件齐全完整 2、归档文件系统科学 3、纸质文件与电子文件同步归档 4、文件归档要有交接手续 5、归档文件必须优质精炼 6、文件归档必须及时迅速,四、归档范围,1、归档原则：,（1）“以我为主”，以本单位工作活动为主 （2）“有文必档”与“有档不归”,2、参考文件：,（1）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 （8号令） 以我为主、“以人为本”、标时制、二表合一、扩大归档范围、审批制 （2）企业档案工作规范（DA/42-2009） （3）高等学校档案管理办法 （教育部27号令）,3、机关文件归档范围的把握重点,（1）本单位形成的文件材料：以反映本单位主要职能活动、历史面貌、维权等有凭证价值的材料注意不归档范围 （2）收文：针对机关的来文、来文内容与本机关业务工作有关、需要本机关执行 注意有隶属关系的上级领导机关与有关业务指导机关的发文五、保管期限,（一）保管期限规定 1、永久、定期（30年、10年） 2、永久、长期（16-50年）、短期（1-15年） （二）永久保管的文书档案内容： 1、本机关制定的法规性政策性文件材料； 2、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料； 3、本机关职能活动形成的重要业务文件材料 4、本机关机构演变、人事任免、奖惩、人员名册等文件材料；,,5、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产凭证性材料； 6、本机关反映单位基本历史面貌的文件材料； 7、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示； 8、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 9、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的批复材料。

三）定期保管的文书档案内容 1、本机关职能活动形成的一般性文件材料； 2、本机关召开会议、活动形成的事务性材料； 3、本机关日常事务管理性文件材料； 4、上级机关制发的普发性文件材料； 5、同级机关制发的普发性、非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； 6、同级机关、下级机关关于一般性问题的来函、请示及其批复、答复； 7、本机关年度以下计划、下级机关的计划、总结四）编制文书保管期限表的方法与步骤,1、熟悉8号令及广东省文书档案保管期限表 2、掌握本单位各部门职能及工作内容，形成稿本 3、广泛征求意见 4、发布执行 5、按需要进行续编(机构、职能发生变化）,六、解读广东省机关文书档案保管期限表,保管期限表广东省机关文书档案保管期限表.doc,第二章 归档文件整理,第一节 归档整理概述,1、归档文件整理的含义,是指将确定为档案的那部分文件按照一定的方法使其有序化的过程，以便于保管和利用2、归档整理的方法,（1）传统的立卷方法及其适用范围 （2）立卷改革的方法及其适用范围,（3）企业执行归档文件整理规则的意见（2003年）： 根据工业企业档案分类试行规则进行实体分类的企业，党群工作、行政管理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照执行归档文件整理规则的规定，按“件”进行整理；年归档量较少的企业，可将上述四类合并为一类整理，暂称为管理类。

产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行科学技术档案案卷构成一般要求的规定，按“卷”整理 第二节 归档文件整理方法 立卷法,,二、立卷归档工作整理流程,一、传统立卷方法的发展：纯卷 子母卷,,,分类 组合 排列 编号 抄目 填写备考表 拟写案卷题名 填写案卷封面 填写备考表 装订 案卷排列、编号 填写案卷目录 编写立卷说明书 编排档案目录,,,,,,,,,,,1、分类,,（1）年度机构分类法：按年度划分 按承办机构分开 按问题、内容分开 分期限,（2）年度问题分类法：按年度划分 按问题分开 分期限 类目体系要求简明、合乎逻辑；保持一定的连续性,,,,,,2、组合,（1）内容组合法：内容相同的文件进行组合 （2）文件名称组合法：适用于相同名称的文件数量较多 （3）工作活动组合法：同一次工作活动形成的文件组合3、排列,（1）排列的顺序：正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；决定性文件在前，依据性文件在后 （2）排列的方法：时间、处理顺序、地区排列法,4、编页号,（1）凡是有字的纸张均应编制页号； （2） 一本案卷只有一个连续的页号； （3）页码位于纸张的右上角或左上角，用阿拉伯数字打印,5、填写卷内文件目录卷内目录.JPG,主要包括：顺序号、文号、责任者、题名、期限、页号、备注等,5、案卷标题的拟写,（1）构成：责任者（作者、通讯者）、内容（时间、名称、地区、问题）、文种 （2）主要结构 ：作者-问题-名称；作者-时间-名称；作者-时间-问题-名称；通讯者-问题-名称；通讯者-时间-问题-名称；地区-时间-问题-名称。

（3）拟写要求：题文相符、简练准确、合乎语法,6、案卷装订,（1）装订顺序：案卷封面卷内文件目录文件备考表封底 （2）装订要求：去掉金属物、修补裱糊、折叠、方便阅读,7、立卷说明的编写内容,（1）本单位基本情况（单位名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况）； （2）组织机构设置、主要领导人任职等及其变化情况 （3）本年度文书立卷情况（立卷工作的组织、文件完整性、数量、存在问题）,第三节 归档文件整理方法 单份文件归档,广东省文件材料归档方法改革方案（以下简称方案）也即为单件归档整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程 以件为单位进行整理，是指整理的对象与整理的结果都是件，以件代替案卷作为档案的基本管理单位 方案是省档案局于2000年3 月率先推出的“顺其自然，单件归档”的新的文件材料归档方法一、方案的优点：,1、整理方法简单、方便，减少了档案人员的工作量 2、整理时间、地点灵活，减少了档案的积压与流失 3、档案保管单位是“件”更便于利用二、实施时间、范围与基本原则,1、实施时间及范围：我省各立档单位从2000年起全面推行文书材料单“件”整理归档。

2、“件”的含义,（1）单份文件，顺其自然，保持文件原貌，一份文件为一件 （2）文件的正本与定稿为一件如果定稿过厚，也可单独作为一件 （3）文件的正件与附件为一件如果附件数量较多或太厚，也可各为一件 （4）正文与文件处理单为一件 （5）如归档文件不符合字迹或纸质要求，需复印后归档的，原件与复制件为一件 （6）转发件与被转发件为一件 （7）报表、名册、图册、刊物、会议记录等应按原装订方式，每册（本）为一件3、归档文件分类整理原则,（1）韶关市、县各单位由于内设机构相对较少，产生文件材料数量相对不多、文件处理与档案管理大多数单位由档案室承担，故统一规定使用“年度保管期限”分类法 （2）立档单位分类方案确定后，不能随意更改，应保持同一全宗，同一层次分类的稳定性、逻辑性 （3）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用三、基本步骤,1、 分年度 （1）分年度是把同一年度形成的文件材料归集在一起，把不同年度的文件材料分别归集的过程 （2）年度是指文件材料形成的年度，通常以四位阿拉伯数字标注，如“2009”（书写时不能写成“09”）,*几个需注意的问题：,（1)多份文件作为一件时“件”的日期。

正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，与正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件时，以复文为准；多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍长等）为一件时，以最近时间为准 (2)一份文件往往有多个时间特征，以文件签发日期或落款日期为准 (3)无落款日期的文件材料，通过对照各种标识来考证和推断文件的准确日期或近似日期2、分保管期限,确定归档文件保管期限应根据本单位制定的文书档案保管期限表进行划分，要求准。