收发文操作手册深圳市城市管理局办公自动化系统

1、 深圳市城管局办公自动化系统使用说明=深圳市城市管理局办公自动化系统使用说明=版本号：V3.8深圳市图元科技有限公司2010年7月目录1系统概述31.1OA系统概述31.2收发文功能概述41.3系统登录入口41.4系统运行环境51.5系统总体布局82系统业务流程82.1收文流程92.2发文流程113功能介绍123.1收文管理123.1.1收文登记133.1.2已办理收文143.1.3待办事宜153.1.4收文列表163.1.5预登记163.1.6待办理预登记163.1.7收文撤回163.2发文管理173.2.1拟稿183.2.2已办理发文183.2.3发文处理193.2.4发文撤回233.3公文查询243.3.1收文查询243.3.2发文查询253.4参数配置263.4.1常用审批意见273.5密码修改273.6个人信息设置281 系统概述1.1 OA系统概述深圳市城管局内部办公系统构造了一个在线的办公环境，办公人员可以多种方式协同工作，进行公文的收发、办公事务处理、业务申报与审批等各种行政业务处理，同时共享系统内部信息资源，以及常用的Internet信息资源，彻底改善工作效率和进行公

2、文、文档的规划化管理。1.2 收发文功能概述市城管局收发文管理系统主要完成来文的登记、拟办、审核、领导批示、主办处室办理；同时完成发文流转的在线拟稿、审核、核稿、签发、电子发送、电子印章等功能。1.3 系统登录入口外网登陆：登录市城管的网站：http:/，在右边有，点击即可进入办公系统的登录界面，输入正确的用户名、密码和验证码就可以登录系统，以后系统将提供CA认证功能，还需要插入有效的CA Key才能登陆系统。内网登录：在IE中输入http:/10.10.10.11可以通过内网登录办公系统，使用内网登陆系统速度更快。1.4 系统运行环境系统运行的硬件环境：CPU2.0G上，内存1GB以上，显示器分辨率1024*768系统的软件环境：Windows XP/2003，IE7/IE8，推荐使用Windows XP，IE7系统必备的插件安装：在系统的登录页，如下图的界面中，点击系统必备程序下载 将下载的文件解压缩，依次点击每个安装程序，即可完成系统插件的安装。以安装Word插件为例进行说明，点击里面的WebWordSetup.msi文件，出现以下界面，依次上图界面中下一步即可完成Word插件的

3、安装，其他软件的安装操作类似。1.5 系统总体布局系统登录成功后，系统跳转到系统的首页，系统首页的总体布局如下图所示，分为系统模块区、常用功能区、办公桌面区、综合信息区、通知公告区等。2 系统业务流程根据业务操作可以分为两个流程：收文流程和发文流程。2.1 收文流程局办公室级流程处室内部流程环节说明环节名称办理人员、角色备注收文登记局保密室收文员办公室出任审核局办公室主任业务处办理各业务处收文员、领导局领导批示局领导局办公室中转局保密室收文员公文办理公文的办理人员可以是处室的任何人员，对公文提出意见或者具体落实办理公文2.2 发文流程环节说明环节名称办理人员、角色备注拟稿人拟稿机关处室内部任何人业务处领导审核各业务处室的领导办公室核稿局办公室核稿人员办公室主任核稿局办公室主任局领导签发局领导拟稿人复核拟稿人拟稿人清稿拟稿人文印室制文文印室3 功能介绍在本章将主要介绍收文管理、发文管理、公文查询以及参数配置的功能及其操作方法。3.1 收文管理收文管理的主要功能是对外单位的来文进行处理的一个功能模块，主要涉及的角色有：收文登记、收文中转、办公室主任审核、分管领导批示、局长批示、主办处室处理

4、等环节。在市城管局中有收文权限的单位有二家：办公室、监督指挥中心。下面以办公室为例对收文管理功能进行介绍。用户登录系统，在系统首页就可以看到正式收发文按钮，点击，进入收发文管理界面，如下图3.1.1 收文登记在正式收发文界面点击，进入收文登记界面。如下图： （注意：带为必填项）填写完成来文基本信息后，点击， 系统跳转到公文发送页面，此时可以将公文发送到办公室主任进行审核。3.1.2 已办理收文在正式收发文界面点击，进入已办理收文列表界面，如下图，该列表是当前用户办理过的文件列表，可以通过文件标题、来文单位单位、字号等条件进行查询。3.1.3 待办事宜待办列出当前用户需要处理来文。如下图点击对应的来文标题，进入公文处理界面，如下图公文处理分为两个部分，基本信息和流程信息。勾选短信提醒，可以给下一个办理人发送手机短信提醒，选择办理人员，点击提交可以将公文发送到下一步，完成公文的办理。3.1.4 收文列表收文列表列出的是当前用户登记过的来文列表，可以进行来文的修改，收文等操作。如下图所示，收文列表界面：3.1.5 预登记预登记用来给下属单位向局办公室上报来文，如下图所示：点击登记可以进行上报

5、文件的登记。3.1.6 待办理预登记待办理预登记列表列出所有下属单位上报的来文，局办公室的收文员可以在列表中进行来文的处理操作。3.1.7 收文撤回收文撤回列表列出所有发出并来文接收人没有签收的文件，点击撤回并输入撤回原因后，系统将此来文撤回到您的待办列表。3.2 发文管理发文管理包括拟稿、已办理发文、我的发文列表、待办事宜等功能模块，可以进行电子拟稿、审核、核稿、公文签发、套红、电子签章等功能。3.2.1 拟稿在发文管理列表中点击，进入发文信息题写页面，如下图在发文信息填写页面后系统将自动跳转到发文处理界面，可以发送到处领导审核。3.2.2 已办理发文已办理发文列出当前用户办理过的发文，可以根据标题、办文编号等条件进行已办理发文的查询，可以进行发文的查看、打印等操作。3.2.3 发文处理发文处理有三种进入处理界面的方式：拟稿点击保存后的自动跳转、在待办列表里点击要处理的发文、点击正式收发文中的待办件，这里主要介绍后两种。第一种方式登录系统后，进入系统首页，点击办公桌面、待办列表，如果有需要处理的发文，直接点击该待办事项，就可进入发文处理界面。如下图第二种方式：在正式收发文界面点击，进

6、入待处理发文列表。如下图点击需要处理的文件标题，系统跳转到发文处理页面。如下图在发文处理页面显示该文件的相关信息，可以点击，可以修改发文的基本信息。如下图：修改完基本信息后点击按钮，完成对发文基本信息的修改。点击，取消对发文基本信息的修改。在发文处理页面可以修改正文的内容，同时也可以浏览历史版本。点击，进入正文的查看编辑页面，如下图在本文档里可以进行修改，点击完成本次修改。修改完后再次点击按钮。显示的正文为刚才已经修改的内容。查看历史版本，点击按钮，弹出历史版本列表，如下图点击版本编号可以查看该版本的发文正文内容。点击关闭本列表。在处理意见栏可以通过直接输入或者选择常用用语。点击可以给下一处理环节的处理人短消息作为方式提醒。短信内容自动生成。点击，进入发文稿纸打印界面，如下图在发文稿纸页中将显示拟稿单位、拟稿人、拟稿时间、主送、抄送报送、核稿意见、审稿意见、领导（会）签批以及相关的问好、密级、缓急、打字、校对等信息。处理表中的拟办意见、领导批示意见的生成与处理人提交至下一步工作时同时产生。 点击处理表上方的打印按钮，通过打印机直接打印本处理表，点击关闭，将关闭本页面。3.2.4 发文撤

7、回收文撤回列表列出所有发出并发文接收人没有签收的文件，点击撤回并输入撤回原因后，系统将此发文撤回到您的待办列表。3.3 公文查询在正式收发文界面点击，进入公文查询列表，如下图公文查询包括收文查询和发文查询，下面将逐个介绍。3.3.1 收文查询点击收文查询按钮，进入收文查询页面，如下图在收文查询列表里可以根据标题、来文编号、来文单位、紧急程度、办文编号、来文日期（起）、来文日期（止）进行多种形式组合查询。在列表中单击文件标题可以查看该来文的详细信息。点击按钮打开发文稿纸内容。如下图所示3.3.2 发文查询点击按钮，进入发文查询页面，如下图在发文查询列表里可以根据发文标题、文件标题、发文类别、发文起止日期进行多种形式组合查询。点击即可把符合条件的文件基本信息显示在列表中。在列表中点击文件标题可以查看该发文的详细信息。点击按钮进行打印。如下图3.4 参数配置在正式收发文界面点击按钮，显示参数配置列表，如下图参数配置主要包括常用审批意见、收文单位管理、工作待办设置。以下将逐个介绍。3.4.1 常用审批意见在参数配置列表中点击，进入常用审批意见设置页面，如下图：在常用审批意见列表里可以对常用语进行增加、修改、删除操作。3.5 密码修改登记系统后，点击系统右上角的个人事务图标，如下图所示，系统进入个人事务界面，点击其中的密码修改，输入原密码和新密码点击保存就可以修改密码。3.6 个人信息设置在个人事务界面点击个人信息，可以进行个人信息的设置，如下图所示，此界面可以修改用户的登陆名、联系方式等信息，还可以设置在流程提交时是否默认发送手机短信提醒。28深圳市图元科技有限公司

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