新编秘书写作34课件

1、第四节 通知和函,一、情景案例 二、项目任务 三、相关知识 四、实践训练,情景案例一,随着国企改革的进一步深入，解决下岗职工再就业的问题日显重要。国务院对此非常重视并颁布了关于再就业工程的一系列政策文件。市政府也对解决下岗职工再就业问题下发了相关文件。恒达商业集团公司积极响应国务院和市政府相关文件精神，为下岗职工排忧解难，为他们再就业创造条件。2005年3月5日集团公司高层领导召开相关会议，决定在集团公司内开展下岗职工义务培训工程。,会议达成共识，即义务培训下岗职工是一项重要工程，对发展社会经济、稳定社会秩序都有重要意义，会议强调各单位领导必须予以高度重视。会议决定集团公司内下岗职工义务培训工程由公司总经理办公室负责，在2005年4月之前，集团直属各公司、各直属机构必须安排好专人负责此项工作，并直接与公司总经理办公室建立联系，以利工作安排。义务培训工作所需专款，由集团公司调拨，并制定下岗职工培训经费方案，会议还讨论并草拟了义务培训工程工作计划。,情景案例二,市科技局与英国莱切斯公司达成协议，将由科技局在某市选派X人到英国学习。恒达商业集团公司旗下的富明公司同英国的莱切斯公司同是生产羊毛

2、纺织品的公司，恒达商业集团公司总经理顾民得知这一消息后，立即指示行政经理致函科技局，希望能选派富民公司一名技术人员到英国莱切斯公司学习印染技术，并说明公司将付给科技局一定的劳务介绍佣酬。,项目任务,假设你是恒达商业集团公司办公室秘书黎丽，办公室主任李明把拟写文案的任务交给你，你会采取何种方式把此次集团公司高层会议精神和具体安排通知集团公司各下属部门？你能代表恒达商业公司拟写一则商洽函吗？,一、通知,（一）通知的概念与适用范围 （二）通知的类型 （三）通知的结构与写作 （四）注意事项,（一）通知的概念与适用范围,通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文。 通知一般为下行文或平行文。,（二）通知的类型,指示性通知 批转性通知 转发性通知 印发通知 事项性通知 任免通知,（三）通知的结构与写作,1.通知的类型不同，其结构与写法也略有不同。 2.通知的基本结构及写法： 标题 主送机关 正文(导语、主体、结尾) 附件 落款 成文日期,（四）注意事项,1、 通知事项的写作一定要明确、清楚； 2、行文实

3、际，讲究实用，切忌套语和空话； 3、用语得体，如通知下行时要突出其权威性、指令性，平行时要突出其协调性、尊重性，泛行时要考虑所有受文单位的范围，而选择适当的语体。,新化县人民政府文件 新政办200620号 关于确定首批优化经济发展环境重点保护企业的通知,各乡、镇人民政府，国有林场，经济开发区，上渡办事处，县直机关各单位： 为进一步优化经济发展环境，促进经济特别是工业经济的发展，经县人民政府批准，确定芦茅江矿业有限公司等16家企业为新化县首批优化经济发展环境重点保护企业，对这些企业予以重点保护。重点企业一定3年，到期按规定重新确定。在有效期内，如企业偷税漏税、发生重大安全事故及严重违法违规行为，则取消其重点保护企业资格。 设立重点保护企业是县政府优化经济发展环境的重要举措，各职能部门要站在建设和谐小康新化的高度，大力扶持重点保护企业的发展，严格执行执法检查准入、经济处罚报批和重大强制措施报告等制度，为企业营造宽松的发展环境。 附：新化县首批优化经济发展环境重点保护企业名单 新化县人民政府（公章） 二六年五月一日,转发通知的标题制作,如果转发对象是上级机关的批复或通知，转发级层又在两个以上

4、时，通知标题的拟写就成为一个技术性很强的的问题，弄得不好，就会出现“关于转发关于转发关于转发的通知的通知的通知”的情况。正确的拟写方法是： 弄清什么才是要转发的原件，其中间转发层次可以省略，成“转发或批转原件标题文种” 如果原件中有“的通知”三字，因“转发”一语的使用已限定文件的文种性质为通知，这时就不必再在原件标题后加“的通知”三字，以免造成重复。,小技法,二、函,（一）基本概念 （二）函的类型 （三）函的结构与写作 （四）撰写函的注意事项,（一）基本概念,函是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。 函在使用中有多种行文方向，它在同一行政系统中只能向平级单位行文，但在不同的行政系统中，却可以向不同行政级别的单位行文，因此，函的适用范围可以理解为：它适用于平级或本行政系统外的不同级别机关的办文需要。其制作权不受级别的限制。,（二）函的类型,商洽函 问答函 请准函,（三）函的结构与写作,一般由标题、主送机关、正文、落款构成。函的种类不同，写法也不同。 这里按发文的方式，把函分为发函（主动发出）和复函（受动答复）两种。,（四）撰写函的注意事项, 坚持

5、一事一函的原则，内容单一集中。 要开门见山，摈弃寒暄客套的用语，尽快接触公函的主题。 措词要得体、恳切，注意分寸和礼貌，行文用语应与发函机关的职权、身份相符合，讲究礼貌。如商洽函用语要平和、敬重，以商量的口吻来拟写，以协调彼此之间的合作和友好关系。答复函（上级机关发）不打官腔，不讲大道理。,例文,关于联系技术人员出国学习的函 恒商函200614号 市科技局： 得悉贵局近日与英国莱切斯公司达成协议，将由贵局选派人到英国学习。我富明公司与英国莱切斯公司同是生产羊毛纺织品的公司，因富明公司印染技术较差，又难以有缘师从强者，因此，想趁此机会派一技术人员随参观团到英国学习。恳请贵局助我公司一臂之力，帮助安排一名技术人员到英国莱切斯公司学习，我公司将付给贵局一定的劳务介绍佣酬。未知允否？专此函达，敬请回复。 恒达商业集团公司 二六年月日,小技法,在平级机关单位之间相互询问或商洽有关细小事务时，有经验的秘书为节省时间可使用便函，它可以没有标题，没有发文字号，也可不盖公章。但对于重要事务来说，它是不适用的。,实践训练,1、分析下面通知标题有何错误，并修改之： 省厅严格控制会议费规定的通知 食品厂关于提

6、高产品质量，造福人类，加强成品检验工作的通知 关于召开全区中小学书记、校长会议的通知, 对唐山市机械公司关于公司所属各工厂开展节能运动的指示的转发 广东省府关于转发严格控制进口水果的补充规定的通知 关于在全国范围内推广普通话，要求所有国家公务员都参加培训的通知,2、 假设你是市人民政府办公室的秘书，请你转发一份文件。要求出具版头，字号自拟。,2002年6月12日，市人民政府办公厅向各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构，转发市商委关于解决社区居民早餐问题实施意见的通知，市政府同意市商委的意见，要求各单位认真贯彻执行。,3、试根据下述材料写出一篇通知：,县城环境脏、乱、差现象十分突出，为解决这一问题，县人民政府拟向各有关下属单位下发一通知。,4、 运用公文专用词语填空：, 来函 ，关于一事，我部完全同意 局意见，特此 。 随函附送情况统计资料一份，请 。 局大力协助，我校研究所各项筹建工作已基本告一段落。,5、 根据以下内容提示，拟写公文标题。, 某县工业局为请求购置防暑设备的经费，特向该县财政局制发文件 某县财政厅对本省农业厅申请批准拨款购置办公设备的来文制发复文，批准对方的请求。,6、按公文格式与写作要求修改下述公文，并分析其错误原因。,北京市区人民政府致中央、市属有关单位的函 中央、市属有关单位： 目前你们在我区新建、扩建了许多职工宿舍，但不考虑商业网点、学校、托幼和医疗设施。这样不仅给你们的生活带来困难，也给我们带来许多麻烦。要知道，我区与居民有关的生活服务设施异常紧张，其中商业网点、学校、托幼和医疗等设施的紧张程度更为突出，实在没有能力再承受新的负担。希望你们再新建、扩建职工宿舍时务必把生活服务设施规划进去，否则后果自负。 此致 敬礼 年月日,7、下面是一则询问性的函，有几处不妥。请在不变动原文内容的基础上加以修改，并拟出标题。 市税务局： 你局字19号文第条认为：“经济技术开发区内合资企业自开业之日起，可享受免税年的待遇。”文中的“合资企业”是专指中外合资企业，还是也指中外、中中合作企业？请解释。请代向局长问候。 致礼！ 市经发区管委会办公室 20年月日,

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