劳动出版社精品课件—文秘实务与案例(第二版)—A429555第四章一般会议的组织
46页1、第四章 一般会议的组织与管理,案例导入: 某单位准备召开一次大型会议,办公厅主任老宋把一切准备工作都作了安排,也具体组织操办了各项会务工作。到会前检查那天,突然因公外出。临行前,他反复交代要认真仔细地检查,秘书们都点头答应,可他仍不放心。大会开展那天,老宋赶了回来。到主持大会宣布奏国歌时,扩音器里传出的却不是国歌,场面顿时混乱起来,与会者交头接耳、议论纷纷,本来严肃的脸上露出不满、不屑的神色原来是音响设备在会前未做检查。这时,老宋一个箭步跃上主席台,关了扩音器,用沙哑的声音唱道:“起来不愿”指挥与会者唱国歌。人们这才从国歌声中思想聚集到会场上来。 问题讨论: 秘书在会议筹备过程中应注意哪些问题?,第一节 会前准备工作,导入,一、 确定会议名称 会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和强调会议的内容、性质、范围和任务等,同时还便于会议通知、会场布置、会议记录和会议的宣传报导等。,第一节 会前准备工作,学习新知,会议名称命名方式,二、确定会议议题、议程和日程 1.确定会议议题 会议议题是开会的前提,是会议所要讨论,报告的主要内容. 会议议题主要有三个来源: 一是来自上级机关
2、和领导者根据需要进行制定; 二是来自下级部门提交的,需要以会议的形成研究和决定的问题; 三是来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要研究和决定的事项。 会议议题的形式一般有书面形式和口头形式。,第一节 会前准备工作,学习新知,第一节 会前准备工作,学习新知,二、确定会议议题、议程和日程 2.制订会议议程 (1)标题。如“北京公司客户联谊会议程”。 (2)题注。在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称,题注的内容要用括弧,例如“(2004年3月26日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过)”。一般性会议用括弧注明会议的起讫日期,例如,“(2004年3月26日3月29日)” (3)正文。,第一节 会前准备工作,学习新知,二、确定会议议题、议程和日程 3.制订会议日程 会议的日程是指会议议程在时间上的具体安排,它不仅细化围绕会议主题的全部活动,还包括会议过程中的其他辅助活动,如聚餐、娱乐、参观、考察等等。 会议日程多采用表格式来表达。,第一节 会前准备工作,学习新知,三、确定会议时间和地点 1.确定会议时间 一是指召开会议的特定日期与具体时刻; 二是指会议全程所需要的具体天数之和; 三
3、是指每次会议所需要的时间长短。 2.确定会议地点 既是指会议召开的所在地,又是指会议召开的具体会场。,四、确定会议人员 1.参会人员 一般有会议主办方根据会议的内容、主题和所达到的目的来确定。 2.会议主持人 3.会议辅助人员 包括秘书和其他服务人员,主要职责是负责会议的文字工作和其他事务性工作。,第一节 会前准备工作,第一节 会前准备工作,学习新知,五、拟写并发送会议通知 1.会议通知类型 可分为书面通知和口头通知两种形式。 2.会议通知格式 标题。 通知对象。 正文:包括会议的目的、名称和主题,会议的时间和地点,以及参加对象等 落款与日期。写明主办单位的全称,并注明发出通知的日期。 3.会议通知的发送,六、编制会议经费预算 1.文件资料费。主要指印制文件、证件等方面的支出。 2.办公经费。主要指会议日常办公支出。 3.设备和用品费。主要指购置会议设备和物品的支出。 4.场地租赁费。主要指租赁会场的支出。 5.通讯费。主要指为了发送会议通知、会议信息而使用电话、传真等通讯工具,以及采用电视、电话、网络等有关设备系统的费用。 6.宣传费。主要指进行宣传工作所产生的费用,例如现场录像的费
4、用。,学习新知,第一节 会前准备工作,第一节 会前准备工作,学习新知,六、编制会议经费预算 7.住宿补贴费。承担参会人员的住宿费用。 8.伙食补贴费。主办方所承担的会议用餐费用。 9.交通费。如果主办方承担参会人员往来的费用。 10.其他费用。除了以上列出的项目之外,会议过程中还会产生一些难以提前预测的费用支出,也应当在编制预算时留有适当余地。 除了这些费用支出项目外,不同类型的会议还可能有其他项目,例如服装费、劳务费等。这些项目也应当给予必要考虑。,七、准备会议文件和用具 1.准备会议文件 (1)会议文件的类型。包括以下几种类型: 主旨性文件,程序行文件,信息性文件,管理性文件。 (2)会议文件的准备程序。 (3)会议文件的审核。,第一节 会前准备工作,学习新知,领导确定要点,秘书成稿,领导审阅,秘书修改,打印装订,2.准备会议用品,第一节 会前准备工作,学习新知,八、确定会议场所 1.会场的选择 (1)会场大小要适中。 (2)会场交通要方便。 (3)会场环境要适宜。 (4)会场设施要齐备。 (5)会场规格要适当。 (6)应考虑有无停车场和安全设施问题。 (7)会场周围有没有必要的餐
《劳动出版社精品课件—文秘实务与案例(第二版)—A429555第四章一般会议的组织》由会员E****分享,可在线阅读,更多相关《劳动出版社精品课件—文秘实务与案例(第二版)—A429555第四章一般会议的组织》请在金锄头文库上搜索。
逍遥游复习 知识点整理
近现代法德关系史 高三展示课3稿
当代大学生人生信仰及追求的调查研究
长相思 纳兰性德-ppt课件
课件:危机意识 一
英语ppt演讲关于阿甘正传
发达国家基础教育改革的动向与趋势 修改版
中国民间美术 课件.ppt
生物质发电技术与系统 课程ppt 第1章 生物质发电技术现状及发展趋势 2学时 -----2016
现代信号处理思考题 含答案
执业药师继续教育 抑郁症的药物治疗 100分
小学生的成长档案模板不用修改 万能型
增订六版 现代汉语 上册 第二章文字 思考与练习答案
国家财政ppt课件
加拿大英语介绍
六年级统计图的选择课件
中学生成长档案ppt
中国现代文学史期末复习整理
lohi和hihilo训练对女子赛艇运动员运动能力影响的比较研究
风雨贾平凹阅读答案
2023-12-11 28页
2023-12-11 28页
2023-12-11 27页
2023-12-11 31页
2023-12-11 27页
2023-12-11 27页
2023-12-11 33页
2023-12-11 28页
2023-12-11 26页
2023-12-11 29页