企业供应链系统之采购部规章制度与工作流程（精品）

1、. 企业供应链系统之采购部管理制度与工作流程 一、一、目的：目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、二、适用范围：适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容：三、内容： 1 1、 总则总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相 关人员均应以本制度为依据开展工作。 2 2、 采购基本流程采购基本流程 采购需求-采购计划-寻找供货商-询价、比价、议价-采购洽谈-合同 的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）-交货验收（仓管）-质检（不合格 退货）-入库-计划对账-财务结算 . 采购流程图如下图所示： 采购计划 审批 寻找供应商 产品采购部 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 合同的签订 交货验收 验收合格 下单 建立供应商资料 采购需求 验收 不合格 退货 总 经 理 审批 财务部确认付 款条件及帐期 计划对账 入仓 财务结算 总经理/财务 董 事 长 审批 . 1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 2） 供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质

2、 量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价 。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关 协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本 身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货 运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的 确定和合同为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 3 3、申请商品采购流程图、申请商品采购流程图 采购部审批（有合同） 采购部审批（无合同）总经理/财务 审批 销售部 提出需求 1）销售部提出采购需求， 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 采购订购 . 4 4、申请付款流程图、申请付款流程图 1）采购商品入仓后，做应付款计划 2）计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致， 不一致的找出原因， 调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；

3、3）采购部审批到期应付款 4）总经理批准付款 5 5、商品到货验收流程、商品到货验收流程 1）仓库根据供应商送货单验收产品 2）验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库， 不一致需报采购审核，采购在当日给予答复 6 6、促销流程、促销流程 1）每周例会上确定促销计划 2）确定产品信息，包括价格、货源、促销执行时间 采购 采购部审批 根据供应商帐期限 总经理/财 务部审批 成本会计审核入库单仓管打入库单 进仓 仓管验货 采购人对账 促销计划订单落实门店配送 财务部付款 . 3）报总经理申请促销采购资金 4）落实采购订单和促销执行方式 5）反馈促销结果在下周例会上通报 7 7、退货流程、退货流程 1）门店填写退货申请单，写明原因 2）采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请 3）审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单 4）不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过 0.5% 四、四、 采购管理制度：采购管理制度： 1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。 3) 每月末将本月付款、

4、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请 购部门或请购人。 5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责五、采购部职责 门店退货申请单采购部审核仓库 同意 供应商 不同意 门店 退单 报损 . 采购部工作职责采购部工作职责 1.制定并完善采购制度和采购流程： （1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标； （2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行； 2.制定并实施采购计划： （1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划； （2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划； （3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变 化情况，据此编制采购预算和采购计划； （4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况； （6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量； 3.采购成本

5、预算和控制： （1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本； （2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制； （4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项； 4.选择并管理供应商： （1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂 商，建立长期战略同盟； （2） 建立对供应商的资信、 履约、 售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统； （3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查； . （4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性； 采购部主管职责采购部主管职责 1、直配供应商引进及维护 2、采购部日常管理，主要包括： （1）部门工作安排（日、周、月） （2）供应商谈判， （3）相关流程制定和调整 （4）突发事件的处理 3、订单的审核，参考安全库存 4、应付款的管控 5、库存金额的管控以及消耗 6、审核并调整周月采购需求和计划 6、与其他部门的协调 7、库配需求的统计和采购计划的制定 8、日常订单的制定和跟进 9、退货处理 10、库配供应商的谈判、引进和维护 11、库配商品促销计划的制定和落实 12、批发毛利率与毛利额周、月报表 . 7、货品残损率周、月报表； 8、不动销商品率月报表（30 天不动销品） 9、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超 20%）； 采购主管职责（分管系统和直配）采购主管职责（分管系统和直配） 1、系统信息更新 2、仓库库存的掌控 3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档、促销政策） 4、直配供应商的沟通和维护 5、直配供应商促销政策的制定和落实 6、库存情况周、月报表 7、供应商应付款的统计、结算与协调 8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控 9、相关表格的制作和归档。

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