加强和改进高校行政秘书轮岗工作的几点思考

1、1加强和改进高校行政秘书轮岗工作的几点思考摘要：本文通过对高校行政秘书轮岗工作问题进行思考，分析当前高校行政秘书轮岗工作存在的普遍性问题，并就此提出解决之道，为完善高校行政秘书轮岗工作提出有益的建议。关键词：高校行政秘书 轮岗 问题 措施随着高校教育改革的探讨向纵深发展，各项改革措施不断推进。干部轮岗做为高校人事制度改革的有效手段在许多高校逐渐推广。高校行政秘书是院（系）行政工作的主要承担者，起着协助院（系）领导管理本系内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用1。加强和改进高校行政秘书轮岗工作对完善高校干部轮岗交流管理机制，提高院系各部门的工作效率、培养高素质的行政秘书队伍有着十分重要的意义。一、实行高校行政秘书轮岗工作的积极意义1、 有利于行政秘书工作能力提升。通过不同院（系）之间行政秘书的轮岗交流，改变了过去单一管理环境下的岗位终身制，根据工作环境的变化，应对和解决工作中遇到的新情况新问题，有利于克服职业倦怠心理，提高工作积极性；不同院（系）在管理风格、管理模式上的差异，在对行政秘书的岗位适应能力提出挑战的同时，也提供了丰富的学习和交流机会，能够促使轮岗对象加强工作经验的思考和

2、总结，突破惯性思维、丰富知识结构、提高工作创新意识和创新能力，客观上对行政秘书工作能力的提升大有裨益。2、 有利于充分发挥行政秘书工作积极性，提升工作单位整体效能。行政秘书做为高校各级行政领导的助手，不仅要熟悉工作流程和工作内容，更要有较强的综合服务能力和执行力。行政秘书必须善于调动各方面的力量，理顺对内对外各类关系，做好沟通和反馈，加强与各职能部门的沟通联系，才能争取工作上的支持，完成部门领导和上级职能部门下发的工作任务。具备较强综合服务能力和执行力的行政秘书无疑最受用人单位的欢迎。高校行政秘书轮岗交流工作中蕴含的优胜劣汰机制能够促使行政秘书提高对岗位角色的重新认知和思考，强化工作风险意识和责任意识，检讨不足，改进工作方式方法，更加积极主动的开展工作，促进各项工作任务的监督和落实。其实质在于激发行政秘书2工作潜力，实现人力资源的优化，从而提升工作单位整体效能。3、有利于加强单位和个人对行政秘书职业生涯规划问题的重新思考。随着二级院系的管理工作趋于精细。行政秘书的工作内涵得到深化，由原来简单的各级行政事务执行者变成在院领导领导下，组织协调与管理办公室工作2。工作角色在转变，工作任务在增

3、多，工作难度在增加,。轮岗制度的推行更是对对行政秘书性的专业性和适应力提出了更高要求。轮岗过程中若没有充分考虑这些变化或处理不当，容易使轮岗当事人产生职业困惑、倦怠、抵触、紧张焦躁等不良情绪。因此，如何科学有效地帮助行政秘书进行职业规划和引导，明确职业前景，以开放的心态应对日益繁杂的工作内容，减缓工作压力，减少职业困惑，提升职业素养等职业规划问题的也越来越引起推行轮岗工作的人事部门和参与轮岗的行政秘书自身的思考和重视。二、推行高校行政秘书轮岗工作存在的问题高校行政秘书轮岗属于学校内部工作性质相同、工作内容相近的跨部门轮岗，相对于工作性质和内容都不同的跨部门轮岗实行操作起来看似简单。但是“工作性质相同、工作内容相似”的表象往往导致人事部门和执行单位等相关职能部门忽略行政秘书轮岗工作应有的严谨性，由于对行政秘书轮岗的过程和结果缺乏深入细致的分析和思考，许多职能部门一味以行政命令的方式简单粗暴地执行，往往适得其反，难以达到预期效果。在高校行政秘书轮岗工作推行过程中存在的问题主要有：1、轮岗前缺乏有针对性的调查、了解和论证。充分的调查论证是保证各项工作顺利进行的前提条件，在各部门之间开展行政秘

4、书轮岗交流工作前不进行调查了解、没有尊重和考虑个人意愿和部门意愿，盲目或简单的随机分配容易出现新的工作问题和工作矛盾。即使行政秘书工作内容相近，也存在行政秘书个体在原有专业领域、知识结构、工作方法与环境适应能力等差异。不进行调查分析简单执行容易出现轮岗的行政秘书在新岗位上工作能力不足、适应周期长、工作效率低下等问题。2、轮岗制度的执行盲目求快，容易影响工作的连续性和稳定性。为提高轮岗政策的执行力度，很多高校职能部门以简短的一纸公文的形式要求校内院系各部门同时实行行政秘书全员跨部门交流轮岗，这种片面追求工作进度，喜欢3一刀切的工作方式不顾及部门是否欢迎、行政秘书本人是否愿意、专业背景是否对口、手头工作交接是否清楚等因素都会带来轮岗工作的不顺利和管理混乱。3、轮岗政策的宣传、动员不到位。尽管高校行政秘书轮岗工作有很强的实效性和积极意义，但在很多高校在实际执行过程中对轮岗政策宣传和动员不到位，以行政命令代替宣传动员，对轮岗的积极意义缺乏详细介绍，对轮岗的范围、考评标准、实行周期、轮岗后人员去向都缺乏具体说明。由于对轮岗制度的不了解和传统观念里“做不好的才轮换”思维作怪，轮岗对象容易产生较大的

5、失落、抵制和挫败等不良情绪，加上部门领导和工作伙伴对原有的轮岗对象有感情因素及对新来的轮岗对象不熟悉，担心对方不服从管理或不确定新来的工作对象是否能很快胜任本职工作等心理影响，轮岗工作在推行中容易受到部门领导、轮岗对象、群众舆论等多重阻力。4、轮岗后缺乏及时有效的监督考评和激励机制，容易使轮岗流于形式。考评和激励是干部考核的有效手段，很多高校为确保轮岗制度的实施在轮岗初期做了大量工作，轮岗制度一旦实施之后便少有关注和跟踪，轮岗对象在新部门的工作表现如何、轮岗工作的实效性如何更是缺少监督和考评。轮岗对象的努力和工作成果未得到应有的重视和肯定。很多轮岗的行政秘书带着“干多干少一个样。干好干坏一个样，下次轮岗重头来”的负面情绪消极工作，工作效率低下。不仅增加了部门领导的管理难度，更是背离了开展轮岗工作制度的初衷。5、轮岗时推行的周期过长且不够灵活，不利于轮岗人员主观能动性的发挥。为便于管理，很多高校在推行行政秘书轮岗时对每个轮岗对象规定的轮岗周期（一般 3-5 年）是一致的，但轮岗对象本身在职称结构、能力素养、工作表现等方面是有个体差别的，要等到整个轮岗周期全部结束后才定性轮岗对象的罢免升迁

6、和去留无形中会削弱轮岗对象的工作积极性，同时也会造成人力资源的浪费。6、轮岗制度在内容的制定上容易忽视行政秘书的职业发展和个人职业能力提升需求。很多高校在推行行政秘书轮岗时未对行政秘书这一工作角色的职业发展前景和工作能力提升作出明确而具体的规划，导致多数行政秘书认为做得4再好也是个秘书或开不开展轮岗对个人工作能力提升都影响不大。这些因素导致行政秘书看不到职业发展前景和方向而消极工作，无形中削弱了轮岗对象的工作积极性，轮岗制度被视为“为轮岗而轮岗” 。三、加强和改进高校行政秘书轮岗工作的措施高校行政秘书轮岗工作的开展，旨在提高院（系）各部门行政工作效能，拓展和提升行政秘书的职业技能和业务素养，从而促进高校行政工作的全面协调和可持续发展。实行高校行政秘书轮岗工作制度，有利于个人工作能力和单位整体工作效能的，同时也有利于加强单位和个人对行政秘书职业规划问题的思考。为更好贯彻和实行这一制度，必须要结合工作中遇到的实际问题进行深入细致的分析，采取有效改革措施稳步推进、有序进行、灵活管理。1、在深入调研的基础上，科学有效地开展行政秘书轮岗工作。深入调研各部门行政秘书岗位在专业素质、知识构成的需求，

7、考察各行政秘书的行政能力、心理特质是开展行政秘书轮岗工作的科学性前提要求。用人所长，避其所短，实现岗位需求与个人能力的完满匹配，确保行政秘书轮岗工作有序开展，提高行政效率；通过调研，能够及时掌握和发现新要求、新问题，修正、补充和完善行政秘书轮岗工作的有关规定，使规章制度更人性化，才能受到制度执行部门和执行人员的理解、认可和支持。2、尝试双向选择，有秩序地推进轮岗工作。在轮岗工程中，专业对口、工作能力强的轮岗对象更受轮岗单位的欢迎和重视，有利于充分发挥行政秘书轮岗积极性。因此建议在轮岗前采取双向选择。双向选择即轮岗对象和轮岗单位根据专业背景和个人（部门）意愿先进行互相选择，人事部门可在此调查和了解的基础上进行调动和分配。考虑到轮岗对象专业背景因素，可以按专业大类，采取文科院系的行政秘书之间交叉轮岗或理工院系的行政秘书之间交叉轮岗，相近的工作环境有利于轮岗对象更快适应交接的工作。此外，要注意轮岗的秩序性，有步骤，分阶段进行。在轮岗前要办理办清交接手续例如，行政秘书大多负责原有单位或部门的资产、资金、师资等重要信息和资源的管理。必须在完成交接手续后方可调离，否则极易因新进对象的不熟悉造成公共

8、资产资金的流失和管理混乱，不利于工作的连续性和稳定性，同时轮岗不能盲目地全员全批次轮岗，要充分考虑到轮岗对象特殊性。对于个别工作和生活中有实际困难5或专业知识结构不对口的行政秘书轮岗要给予尽可能地解决困难和照顾或开展专业培训，对原部门或单位因工作需要极力要求挽留的也可考虑暂缓轮岗。3、扩大宣传和动员力度，为行政秘书轮岗工作的顺利开展提供有力保障。制度或政策的顺利推行离不开有力的宣传、组织。通过动员与宣传，有利于行政秘书深刻理解轮岗的意义，澄清思想认识上的误区，以严肃科学的态度对待新环境下的新工作；在宣传动员的过程中结合各部门各层面对实施行政秘书轮岗工作制度所反映的热点、焦点问题，开展有针对性地解疑释惑，有利于行政秘书明确工作要求和工作方向，激发工作积极性与主动性，减少工作阻力，从而推动高校行政秘书轮岗工作的顺利开展。4、利用高校内部监督体系，建立行政秘书轮岗绩效考核等评估机制。高校内部监督是指由人事部门牵头，带领纪检监察部、教学部门等职能部门领导和相关工作人员组成多元化监督体系，通过开展行政秘书服务对象满意度调查、座谈走访、组织轮岗行政秘书交流工作心得和工作汇报等方式，定期监督和评定检

9、查轮岗对象的工作情况。对轮岗中工作业绩突出，表现优秀的行政秘书予以表彰奖励；对消极怠岗等问题严重者开展通报批评或监督其责令整改直至淘汰。通过建立轮岗期间绩效评估考核，为行政秘书参加业务培训、工资调整、年度评优评先、岗位调整、考核辞退等事由提供参考依据。激励参与轮岗的行政秘书认真做好本职工作，追求工作成效，从而实现轮岗目的。5、将行政秘书轮岗与干部选拔培养相结合，推行灵活的轮岗周期。在行政轮岗过程中，应不仅仅是横向的平级部门之间的流动，更应考虑轮岗对象职业升迁诉求，将轮岗与干部储备锻炼相结合，将轮岗表现为年轻干部的选拔培养的参照指标之一，可在统一的试用期满后，根据轮岗对象的个体差异和工作表现开展考察评价，决定缩短或延长轮岗周期，提高行政秘书参与轮岗的工作积极性。6、加强职业规划引导，帮助轮岗对象明确职业发展方向。行政秘书不同于普通的高校专职教师，随着年龄和知识结构、工作精力等方面的变化，也会遇到职业的升迁去留等瓶颈问题。高校的人事部门可牵头组织相关的职能部门或社会服务机构，定期为行政秘书这一工作群体开展职业规划等咨询服务，结合轮岗对象现有职业能力、知识结构等情况进行职业前景的分析指导，帮助轮岗6对象更好地强化工作目标，明确发展方向，调整和拓宽轮岗后的工作渠道，优化高校行政秘书队伍建设。7、强化行政秘书职业培训和交流，提高个人对岗位的适应性。轮岗是人事管理的手段不是最终目的，最终目的是优化人力资源，让现有的人力资源更大限度地满足工作需要。业务工作能力是轮岗的行政秘书考核中的一项重要指标，为帮助轮岗对象更快更好地适应新的工作部门和工作要求，一方面可以通过开展办公软件操作技能训练、职业秘书沟通礼仪、公文写作指导、常规文件归档讲座等特色职业岗位培训项目增强行政秘书的业务工作能力，另一方面，可以利用行政秘书群体内部交流等方式，进行先进经验推广、常见工作问题咨询等活动。群体成员之间的内部帮扶可以起到有效利用现有人力资源，发挥先进典型的示范作用，以一带多，提高其他行政秘书的工作激情和积极性，以双赢的方式实现行政秘书个人与学校的共同发展。参考文献1俞莎莎，论高职院校行政秘书的队伍建设，理论研究，2010 ，(12) ：2742钟丽花，浅谈高职院校行政部门秘书工作，教育科学论坛，2012， （21）:96

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