《园林绿化工程有限公司采购部管理制度》
17页1、文件编号XX园林绿化工程有限公司采购部管理制度编制:徐启珍审核:批准:分发号:2013年1月30日发布2013年2月1日实施通讯地址:采购部管理制度采购制度严格按照公司的质量体系文件要求。采购过程简化、程序可循,做到有据可查、防范风险、降低成本。本制度主要包含以下六点:一、采购计划负责公司全部采购计划,接到采购计划报总经理批准后,组织实施,确保各项采购任务完成。其中包括工程采购、物资采购和工具采购等。1、工程采购:1.1建立工程采购档案:将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理。每一年的工程合同与工程活单统一 管理;工程询价单、直接采购活单、设备报价单统一管理;供应商合同根据具体工程统 一管理;直接采购部分根据具体采购人直接管理。1.2采购计划下达:公司工程项目采购计划由具体工程项目经理下工程请购单,经总经理批准后,统一 下达到采购部。1.3采购计划变更:非该项目经理下达的采购计划概不采购。请购单中应标明:工程名称、产品名称、 数量、型号、及相关技术参数、备(推)选厂家等。采购部接到采购计划后,将采购计 划与工程合同进行核对,如有更改之处,需经项目经理签字才予采购(其中包括数量增 减
2、、型号更改、增减项目等)。如项目经理出差,可请示总经理代签或发电子文档打印备 案。1.4采购时效管理:所有的采购计划根据具体工程情况,确定哪些材料先到位,那些材料订货周期长, 力争做到材料不耽误工程的前提下,材料及时到位,不挤占、积压公司采购货款。所有 下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定时间完成任务,做到 及时采购及时跟踪及时发货及时反馈现场收货情况及材料使用情况。2、机械物资采购获得用户采购计划后,经初步调查确认。可行的采购由采购部报经理批准后,进行 采购,统一管理备案。2.1对丁物资采购产品根据市场行情进行合理报价 。2.2对所报价产品进行及时的沟通,说明价格涨落的原因以及供货周期,对丁用户指定的、 而市场面临淘汰的产品,应推荐新产品,若对方坚持应说明存在的质量问题以及保修问 题,并尽可能有文字依据。2.3按具体的发货通知单进行物资采购。 如有更改之处经用户核准后方可采购, 到货必需 有收货、验货记录。3、工具、内耗物资的采购:工具采购,由使用部门下申购单,经批准后进行采购,入库领料后由具体使用人 精品文档保管;内耗物资采购,谁申请,谁下申购单,采购部见批复
3、后的申购单组织采购 并入库、出库。4、采购手续流程4.1采购单下达收到具体经批准的采购计划即确认为采购任务的下达。采购部具体负责人根据采购 任务单填写采购单经签字批准即为采购单下达。采购单须包含以下信息:产品名称、规 格型号、单价、金额、税金情况、及供应商厂家、具体联系人、联系电话(紧急情况联 系电话)等信息。4.2审批程序确定米购的产品由米购负责人正确填写米购单后,由公司经理签字,确定同意米购 的厂家以及价格和合同方式,同意付款采购。请购单、申购单见附件1、2二、采购(比价)平时多熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等, 浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标,积极开拓货源市场,做到货比三 家,控制、降低采购成本。如出现所采产品与采购计划不符,则其损失由具体采购负责 人承担。对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具 体实施分以询价、比价、议价、供应商管理等四个方面:1、询价:询价可以通过多种方式,包括网络查询,面对直接供应商,供应商自我推销,展会等 多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时,也要不断开拓新供应商,寻
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