工程项目档案管理制度-(最新版)
5页1、工程项目档案管理制度工程项目档案管理制度 一、目的一、目的 为规范公司的工程项目档案管理,防范与控制合同风险,有效地 保护和利用档案,维护公司的合法权益,特制定本规定。 二、工程项目档案归档范围二、工程项目档案归档范围 本规定所指工程项目档案是指过去和现在, 公司在工程项目的设 计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、 图录像等。其主要包括:中标通知书,工程承包合同,合同附件,劳 务分包合同,专业分包合同,采购合同,工程预(结)算书,工程设 计图纸,工程施工图纸,往来公函,传真,会议记录,委托书,开工 报告,请款报告,技术资料,主要设备材料估检报告,施工记录验收 报告,竣工报告等。 三、资料员及其职责三、资料员及其职责 部门经理指定专人负责档案管理工作(即资料员) ,资料员负责 档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职 责包括: 1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料; 2、档案材料的保管; 3、档案材料的查借阅、催还; 4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。 四、档案的立卷、收集、整理四、档案的立卷、收集、整理 1、以工程项
2、目为单位,分别立卷,一项目一卷。 2、在工程项目的招投标阶段开始立卷,收集该项目有关资料归 档管理。 3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积 累,整理和及时移交归档,移交档案文件时,资料员必须在档案移交 清单上进行登记。 4、在档案的首页设卷内文件目录,并填写文件序号、编制单位、 名称、归档日期等信息(见附表二) 。 5、在档案的次页设“合同概要” 、 “主要事件备要” ,主要内容包 括:合同标的价金,对方单位,联系人,重要日期备忘,应收工程款 记录等,该项工作由资料员负责,项目职能人员配合。 五、档案的管理五、档案的管理 1、对工程项目档案系统排列编号,确定保管期限,编制档案目 录(卡片),按一定次序排列和存放。 2、每月对档案进行一次清理。 3、清除不必要保存的材料。 4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。 六、档案要求六、档案要求 1、文件必须为原件、正文,符合文件格式。 2、必须齐全完整,装订整齐,并适当管理。 3、传真件应复印一份归档。 七、档案的保管七、档案的保管 1、 档案管理人员应妥善保管, 防虫蛀, 防丢失, 保证档案的安全。 2、所有档案应专柜存放
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