《办公自动化》[文字可编辑]

1、 办公自动化 2014 版 文秘财会 模块二 Office Word 工作界面 文档编辑基本操作 文档格式化 图文混排 其他功能 页面设置和打印 综合案例编辑与排版 工作界面与基本操作 了解 MicrosoftOffice 的组成和功能 了解 Word 工作界面 理解 Word 的基本功能 熟练掌握进入和退出 Word 及文档的创建 打开 保存等基本操作 了解视图概念 如页面视图 普通视图和 大纲视图等的使用 Office 的组成和功能 Microsoft 办公自动化软件包 包含文字处理软件 Word 电子表格 Excel 幻灯片制作 PowerPoint 数据库 Access 等 其中 应用最广为 Word 这几款软件界面和操作方法都有很多相似 之处 重点学习掌握 Word 做到举一反三 一通百通 版本发展 Office95 97 2000 xp 2003 2007 2010 2013 最新版本支持 Windows8 触控使用以及智能 手机和平板电脑 国产办公自动化软件 WPS Word ProcessingSystem 中文译为文字编辑 系统 是金山软件公司的一种办公软件 着重学习

2、 Office2003 近一步了解 2010 以下是 Office Word2003 操作 Word 启动与退出 启动 Word 方法多种 方法一 从 程序 项启动 即 开始 按钮 程序 菜单项 MicrosoftWord 子菜单中 的 MicrosoftWord 项是在安装 Word 时由系统自 动生成的 方法二 通过文档启动 可以通过打开一篇旧文 档启动 Word 因为已进行了关联 方法三 通过快捷方式 用户可以在桌面上建立 打开 Word 的快捷图标 Word 启动与退出 退出 Word 方法多种 方法一 Word 程序窗口 文件 菜单 退出 命令 方法二 Word 程序窗口标题栏右边 关闭 按钮 注意退出 Word 与关闭 Word 文档的区别 Word 工作窗口 Word 窗口由标题栏 菜单栏 工具栏 标 尺 编辑区 滚动条 状态栏等组成 常用工具栏 格式工具栏 插入点 菜单栏 标尺 标题栏 任务窗格 编辑区 任务栏 视图按钮 绘图工具栏 标题栏 标题栏位于屏幕窗口的最顶部 显示正在 编辑的文档名和应用程序名 菜单栏 操作软件就是根据需要 对它下达操作命 令 根据命令功能不同

3、 提供了 9 个菜单 文件 编辑 视图 插入 格式 工具 表格 窗口 帮助 要执行菜单中的命令 可以用鼠标单击菜 单栏上的菜单 然后在下拉菜单中单击相 应的命令 操作 Word 的命令都可以菜单中找到 注意菜单 菜单项等概念理解 Word 是一款智能性质的软件 当操作到某 一步 当用鼠标指向某一处 Word 会根据 情况 判断你下一步可能要下达那些操作 命令 Word 将这些命令列在快捷菜单中 打开快捷菜单方式 单击鼠标右键 工具栏 把一些常用的 重要的命令做成按钮的形 式 归类形成工具栏 工具栏直接在窗口出现 是执行菜单命令 的快捷方式 利用鼠标单击工具栏上的小 图标按钮就可以下达操作命令 Word 提供了多种工具栏 启动 Word 后窗口中默 认显示 常用 工具栏和 格式 工具栏 此外 用户可以根据不同需要同时打开多个工具栏 也 可以关闭一些不常用的工具栏 使用菜单打开和关闭工具栏 视图 菜单 工 具栏 菜单项 在弹出的级联菜单中列出了 Word 的所有工具栏 前面有 标记的表示这个工具 栏已显示在 Word 窗口中 再单击此工具栏 该工 具栏就会关闭 重复前面的操作 选择一个前面

4、 没有 标记 的工具栏单击 该工具栏将显示 在 Word 窗口中 新建 打开 保存 剪切 复制 粘贴 插入表格 分栏 更改文字方向 格式刷 恢复 撤消 两端 字体 字号 加粗 倾斜 下划线 对齐 居中 对齐 右对 齐 分散 对齐 行 距 字体 颜色 拼音 指南 带圈 字符 标尺 标尺位于编辑区的上方 水平标尺 和左侧 垂直标尺 利用标尺可以查看或设置页边距 表格的 行高 列宽及插入点所在的段落缩进等 用于排版和对象的精确定位 滚动条 分为水平滚动条和垂直滚动条 编辑区 编辑区是输入和编辑文本的区域 是窗口 中面积最大的区域 编辑区中闪烁的光标叫插入点 插入点表 示输入字符的位置 通过鼠标点击和方向 键可以移动光标 状态栏 状态栏位于 Word 窗口底部 显示 Word 文档 的有关信息 如文档总页数 当前页的页 号 光标所在位置的行号列号 文档当前 的编辑方式等 文档的显示方式 普通视图 WEB 版式视图 页面视图 大纲视图 阅读版式视图 全屏 文档结构图 普通视图 默认的文档查看方式 工作窗口大 主要 用于文字录入 但看不到页眉页脚 分栏 等排版版面 WEB 版式视图 WEB 即网页

5、 用于网页编辑 可以把这种 模式当作文档在网页上的预览 Word 具有简单的网页制作功能 将文档选 择保存类型为 HTM 即转换成网页 但 Word 网页制作功能很低 一般我们制作网 页 使用的是专门的网页制作工具 页面视图 实现 所见即所得 的全真模式 此模式 下的文档效果即是打印出来的效果 排版必须要此模式下操作 此模式下标尺 也会出现 方便精确排版操作 最常规的视图 大纲视图 在大纲视图中 能查看文档的结构 还可以通过 拖动标题来移动 复制和重新组织文本 因此它 特别适合编辑那种含有大量章节的长文档 能让 你的文档层次结构清晰明了 并可根据需要进行 调整 在查看时可以通过折叠文档来隐藏正文内容而只 看主要标题 或者展开文档以查看所有的正文 大纲视图中不显示页边距 页眉和页脚 图片和 背景 阅读版式视图 用于阅读长文档 字号变大 每行变短 比较符合人们的阅读习惯 阅读版式视图将优化阅读体验 全屏 常用于文档投影演示 以求最大显示面积 文档结构图 工作区分成左右窗格 左窗格显示文档标 题 右窗格显示标题所对应的正文内容 与 大纲视图 一样采用层次来管理文档 但文档结构图是独立于正文的

6、 在文章左 边开辟一个新窗口 显示文档的标题列表 你可以通过点击相应标题就直接浏览对应 的内容 并将其显示在窗口的顶部 同时 在 文档结构图 中突出显示该标题 这 有点像网页中的超级链接 文档的创建 保存 打开 保护 关于文档 在计算机中 信息是以文件为单位存储的 使用 Word 编排的文章 报告 通知 信函 等即是一个个文件 我们将由 Word 生成的 文件称为 Word 文档 简称文档 Word 文档文件扩展名 doc 或 docx 创建新文档 在启动 Word 时 Word 自动新建一个空文档 缺 省的文件名为 文档 1 如果想建立一篇新的文档 可以使用菜单或工具 栏新建文档 利用菜单新建文档的步骤如下 文件 菜单 新建 命令 新建 对话框 常用 选项卡 空白文档 图标 确认 按钮 注 此方式可 以创建各种模板或各种样式的文档 利用工具栏按钮新建文档的方法是 常用 工 具栏 新建 按钮 Word 将创建一篇新文档 注 此方式只可以创建普通的空白文档 保存文档 保存新的 未命名的文档 常用 工具 栏 保存 按钮 另存为 对话框 选择保 存位置 选择保存类型 一般为默认的 DOC 文

7、档 文件名 框中命名文档 保存 按 钮 MyDocuments 是 Word 保存文档的默认文 件夹 在退出 Word 或关闭此文档时 如果没有保 存 系统会提示保存文档 保存已有文档 为了防止停电 死机等意 外事件导致信息的丢失 在文档的编辑过 程中经常要保存文档 单击 常用 工具 栏上的 保存 按钮 或者单击 文件 菜单中的 保存 命令 或者按 Ctrl S 快 捷键都可以保存当前的活动文档 可以通过 工具 菜单 选项 命令 选 项 对话框设置自动保存文档 另存为 可以将文档换个名字或换个位置 保存 即为另存为 打开文档 方法一 在资源管理器中 或在 我的电 脑 中找到文档 双击 启动 Word 时同时 打开文档 方法二 打开 Word 应用程序 再打开文档 单击 常用 工具栏上的 打开 按钮 要打开最近使用过的文档 可单击 文件 菜单底部的文件名 文档的保护 工具 菜单 选项 命令 选项 对话 框 安全性 选项卡 设置打开文档的密码 帮助方式 随机的帮助文件 Windows 应用软件通常 的帮助方式 在线帮助 Office 的小助手 Word 除具有 Windows 应 用软件通常的帮助方式 还有个 Office 的小 助手 它能根据你当前所做的各种操作 来猜测你下一步想做什么 遇到什么难题 了 如果觉得有必要 小助手就会跳出来 给你提供各种帮助信息

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