(公文写作)2020年实用公文写作
89页1、外来文件收文登记(09年)收文号收文日期来文机关 文 件 标 题外来文件传阅表时间文件名称(号)传阅人备注文 件 承 办 笺年 月 日 收文第 号来文单位字 第 号年 月 日标题份数阅者签字日 月拟办:批示:结果:第二节 会议场合礼仪一、会议场合概述(一)含义会议,是指在遵循一定的会议规则的前提下,围绕一定的议题,三个人以上(包括三个人)在一起共同商讨(商议)问题(议题),以便达到互通情况、交流思想,或得出结论,或达成协议(决定)等有目的、有组织、有领导的集会。会议有六个方面的特征:会议的召开必须合乎一定的会议规则;会议必须有一定的议题;会议必须有一个最低人数线;与会人员有平等地发表意见的集会;会议是有目的的(有多种目的);要有组织、有领导地据行会议。以上几个方面正是会议的基本特征或基本特点,只有符合上述六大特征的集会才能称为会议。广义的会议是指在实际工作中具有上述会议概念某些特征的集会。如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会,等等,习惯上也称之为会议。这些会议大多是只“会”而不“议”(不商议、商谈问题)。会议有六个基本构成要素,即与会者、会议主持人、会议议题、会议名称、会议时间
2、、会议地点。(二)分类会议可以按照不同标准、实用性标准、形式等进行分类。二、会议礼仪(一)概述1、含义会议礼仪,是参会人员在召开会议前、会议中、会议后皆应注意的事项,是从组织者、主持人到参加者都要共同遵守的固定程式和行为规范。2、分类会议礼仪包括会议的组织礼仪、会议的主持礼仪、会议的出席礼仪。3、原则 规范着装的原则。会议着装的色彩与图案力求素雅、简洁,尤其是会议的主持人、报告人及主席台上就座者,在着装的规范化方面必须带头。严守时间的原则。必须准时参加会议。所谓准时到会,并非正点抵达,而是应有一定提前量。在本地参加会议,应提前5分钟以上到达会场,以便有充裕的时间签名、领取材料,并找到就座之处。去异地参加会议,最好是提前一天报到,争取一定的时间,以熟悉有关情况。正点开会。正式的会议都有起始时间,时间一到,会议就应当立即开始,不得以任何借口延迟。提倡限时发言,这是从宏观上控制时间的一个好办法。正点散会。会议的全部议程都应在规定时间之内完成,不提倡轻易延长会议时间。维护秩序的原则。在会议举行期间,与会的任何人都要以自己的实际行动来维护正常的会议秩序,不得随意走动、说话,这是遵守会议纪律的最重
3、要的体现。专心听讲的原则。出席会议时,所有与会人员应当专心听讲,并且记好笔记,以便全面掌握、理解会议精神。在他人发言时,专心听讲也是尊敬对方的一种表现。在主席台上就座者要为人表率,不要在他人发言时摇头晃脑,指指点点,大打哈欠,反复看表,读书看报等。(二)规范1、会议的组织许多会议常常因为没有组织好或毫无组织而被搞得一团糟,如没有充分考虑出席对象情况、没有安排好会议日程、会议宗旨不明确等。会前计划是会议成功的基础。会议的组织程式如下。(1)确立会议议题、中心每一个会议都有其目的、重点,小到班组学习座谈会,达到国家人民代表大会,都必须在会前明确议题,否则,目的不明、可开可不开的会议还是不开的好。(2)拟发会议通知,确定会议议程要及早通知参加会议的时间、地点,会议的主题和议程,以及参加会议者的食宿、应准备的发言材料、学习资料等事项。整个会议议程要事先拟定,以使整个会议能够有条不紊地进行。(3)安排布置好会场要根据会议的规模来选择会场的档次、大小。会场布置也要和会议内容相统一,主席台上方要挂书写会议名称的横幅,会场中要有宣传会议的标语、主席台人员的名牌、参加会议代表团的标牌、指示路线的路标及表
4、示欢迎的室外标语等。还要事先装配、调试会场灯光、音响设备,准备会场茶水、饮料等,一些大型会议还得配备保安、医务人员及有关设施。(4)做好迎接接待工作大型、中型会议一定要安排好与会者的迎送接待工作,不然,与会者不知如何报到,不知食宿及回程如何安排,容易延误会议,对客人来说也是十分不礼貌的。如果对方是德高望重的领导、权威或老弱病残,还应该安排车辆、人员前往机场、车站接送,会议期间的食宿起居应安排专职人员服务。筹划会议应遵循如下步骤:1)确定会议宗旨确认这些宗旨,并能在制定的时间内实现。2)准备会议内容和议程会议内容按逻辑顺序排列,每项议程都标上名称和时间。3)选择出席对象确定出席会议的对象。4)环境布置和设备安排对会场环境布置提出要求,确认并准备好会场必要的设备。5)制定基本准则对会议的效率、纪律和秩序,包括服装等提出要求。6)发出通知或邀请让人们知道会议的召开,与会人员按时间做好准备。2、会议的主持召开会议就像是一次演出每个人都要扮演一个角色;议程好比剧本,讨论则是必要的即兴发挥。表4-1为会议角色表,列出了会议主持人和参加者各自的职责。若要使会议圆满成功,重要的是大家都清楚所担任的角色
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