风电场档案资料归档整编实施细则

1、基建工程竣工档案管理实施细则1 总则1.1 为做好吐鲁番荣风风电场工程档案管理工作，统一工程文件的编制和档案规范整理，更好地维护建设项目档案的完整性、准确性、系统性和有效地利用，为工程建设竣工后的生产运行、维护、扩建和改建提供服务；促使参加基建工程建设的各单位（部门）及人员认真对照执行，切实做好基建工程文件材料的积累、整理和归档工作。根据国家、行业和上级主管部门有关法律、法规、标准、规范和规定，特制定本实施细则。2.2 本细则适用于吐鲁番荣风风电场的文件编制、工程档案整理、移交和竣工验收。工程各部门及参建单位均应遵照本细则执行。2 规范性引用文件及术语2.1 引用文件中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法GB/T118222008 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T10609.3 技术用图复制图的折叠方法GB/T139681992 档案交接文据格式DA/T282002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DL/T52292005 电力工程竣工图文件编制规定国档发1988 4 号 基本建设项目档案材料管理暂行规定国档发2006 2 号 重大建设项目档案验收办法国档发2

2、002 5 号 企业档案管理规定国档发2004 4 号 国有企业文件材料归档办法国电集办200946 号 关于印发风电企业档案分类表（69 大类）的通知中国电建协 风力发电场工程达标投产考核标准（试行）GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DL/T 5191-2004 风力发电场项目建设工程验收规程2.2 术语工程文件：指工程全套文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。工程前期文件：指工程开工以前在立项、谈判、审批、设计以及工程准备过程中形成的文件。工程竣工文件：指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试）过程的文件。主要由施工文件、配套设备技术文件和工程竣工图组成。工程施工文件：指工程施工过程中形成的反映施工情况的文件。监理文件：指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。工程竣工图文件：指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）工程竣工验收文件：指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。设备文件：指设备说明

3、书、图纸、合格证、出厂检验报告。进口设备还包括原产地证明、出厂证明、商检证明。竣工验收：指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。工程档案：指建设工程档案，在工程建设活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是由工程文件经整理、归档后形成的。档案移交：一方面是指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成后向工程建设单位（以下简称 “建设单位”）工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。科学技术档案：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。音像档案：记录声音或影像的档案，包括照片、影片录影带等。文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件：指在数字设备及环境中生成、以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体、依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。原件：最初产生的、区别于复制件的原始文件（带有文件编制人与各方检查人亲笔签名文件，视为原件）。复制件：与原件内容相同的复制品。正本：有规范格式和生效标志的正式文件。副本：再现正本

4、内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面只用。收集：接收及征集档案和其他有关文献的活动。归档：对办理完毕具有保存价值的文件，经系统整理移交保存的过程。_接收：按照国家规定收存档案的过程。档案整理：按照一定原则对档案实体进行分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成的案卷的过程。3 工程竣工资料管理3.1 管理体制3.1.1 成立工程档案管理领导小组。主管领导任组长，其它参建单位主管领导及公司档案管理任组员。工程档案管理领导小组对整个基建工程档案管理工作负领导责任；负责协调各单位对本项目档案资料的管理，使档案资料完整、规范、统一；认真贯彻落实国家颁发的档案管理规定。3.1.2 公司、监理、设计、施工等参建单位成立工程档案管理三级网络，由项目主管领导、部门主管领导、专职档案员、兼职档案员组成，工程档案管理网络人员名单报公司综合管理部、监理单位备案。3.1.3 公司档案室是“工程档案管理领导小组”的常设办事机构。3.1.4 各根据承包合同，负责做好承包范围内的有关单位应在各自职责范围内做好本工

5、程文件材料的形成、积累、整理、编制、保管和移交工作。原则上谁承包、谁负责。各承包单位按照工程承包合同，负责汇总和移交工程竣工资料；工程承包单位要分包单位竣工资料的管理工作，为确保竣工资料的质量，应经常对分包单位履行监督、指导的职责。3.2 基建工程档案归档范围及责任划分3.2.1 建设单位3.2.1.1 负责基建工程建设全过程档案管理的组织、协调、检查、指导、验收工作。负责监督各参建单位严格遵守公司的管理制度，并纳入合同条款中进行管理。负责接收项目（工程）的全部档案。负责提交工程建设总结。负责档案验收的申报、自检及汇报工作。建设单位各职能部门在各自的职责范围内做好本部门的科技档案管理工作，设立档案员，负责本部门形成资料的收集、整理、组卷、归档工作，专业人员在工程结束或调离岗位时，要向部门负责人或档案员移交资料。各职能部门具体职责如下：3.2.1.2 工程建设部：负责各专业的设计基础材料、设计文件、设计变更、工程联系单等文件的收集、整理和归档；负责有关技术性的来往传真、信函的收集与归档；负责有关本专业的会议纪要的收集和归档；负责其完整、准确可靠，并在有关的工程竣工验收单及质量审核表上签字

6、。负责安全简报、安全通报、快报，安全专题会议纪要、安全检查考核记录、安全总结及有关安全的合同、协议等文件的收集、整理和归档。43.2.1.3 计划经营部：负责各类合同、协议、招投标文件、工程预概算和决算等收集整理归档。3.2.1.4 前期工作部: 负责工程前期文件、工程管理性文件、征地等收集整理归档。3.2.1.5 生产准备部：负责生产准备及试生产期间形成的科技档案材料整理和归档，如培训教材、运行记录、制度、规程图纸等生产准备和试生产管理过程中形成的档案材料。3.2.1.6 财务产权部：负责工程贷款合同、协议的整理、归档；工程总决算、审计报告和批复等文件材料的整理和归档。3.2.1.7 综合管理部：负责参建单位往来文件、图纸及资料的收集和催交；对所有移交归档的文件资料进行检查审核，符合规范要求方可接收，确保工程档案的完整性；负责对接收的全部资料按标准、规范要求进行整理，确保工程档案的归档率和准确率，达到验收标准和国家有关标准；对公司形成的科技档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作；接受公司所在地档案行政管理部门的监督和检查。3.2.2 设计单位:负责按合同、协议要求向分公司提交

7、工程设计基础资料，以及工程各设计阶段的设计文件、施工图；负责提交工程全过程的设计修改通知单；负责按合同、协议规定交齐全、完整、准确、系统的竣工图；负责提交设计总结。负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。3.2.3 、施工单位：负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）；负责提交设备到货、安装、调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录、消缺记录和消缺率记录；负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结；负责收集、整理、移交工程施工过程中形成的施工文件和竣工文件；负责建设单位委托采购和自采设备、材料的出厂资料及建设单位委托办理的有关合同、协议的收集、整理与立卷归档工作；负责汇总、移交分包单位工程管理、施工、竣工文件材料；负责编制竣工草图。负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。3.2.4 监理单位：负责收集、整理、移交工程建设监理过程中形成的监理规划（计划）、监理大纲、监理实施细则、质量监督文件、监理通知单、施工简报、监理月报、监理依据性文件等监理资料；负责对各标段竣工档案的齐全、完整、准确性进行审核；负责提交监理总结；负责对竣工图进行审核并提交竣

8、工图审核报告；负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。3.2.5 招、投标代理公司负责工程公司委托的工程招投标的全过程及所产生文件材料的收集、整理、移交。3.2.6 调试单位：负责向建设单位提交审查批准的调试大纲和调试方案。负责提交调试过程中设备缺陷记录和处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料。负责在试验调试完成后向建设单位提交完整的调试报告及调试工作总结。负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。3.2.7、 供货厂家：各供货厂家负责按照合同、协议中规定的设备、材料的资料内容和数量，向用户提供完好、合格的图纸、文件技术资料。对于进口设备还须向用户提供商检证、出厂证明书以及材料原产地证明书。3.2.8 质量监督部门：负责提交所有监督检查项目规定的全部文件材料。4 工程技术资料归档范围、编制要求4.1 归档范围、保管期限及分类4.1.1 对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有声像电子文档资料的，应同时收集齐全。工程技术资料归档范围及保管期限表见附表4

9、.1.2、 整个建设项目工程档案，按照档案的统一分类进行立卷。风电企业档案分类表：见附表4.2 归档时间4.2.1、 新建机组在投产后1.5 个月内向生产单位档案部门移交完成归档范围内的全部竣工文件档案。竣工图按合同规定的日期提交；考核期内交清与本机组有关的全部档案。4.2.2、 新建机组项目合同另有规定的，按合同规定时间移交工程竣工图和竣工档案。4.2.3、 规模大、时间跨度又较长的项目，为防止档案散失，经主办部门与档案部门协商后可采取分阶段归档的办法。4.2.4、 试生产运行部门形成的技术文件，如运行日志（典型日）、值长运行调度记录、设备运行时数统计、运行分析记录等，试生产结束后移交归档完毕。4.2.5、 各类生产技术管理月报、工程简报、质量分析、运行分析、安全简报、来往的电传传真、联系单等，在分发同时送档案部门归档。4.3、 竣工档案的编制办法4.3.1 、编制范围及责任单位4.3.1.1 、工程竣工档案资料是指工程承包合同工作范围内的各项工程从酝酿、立项、施工、调试到建成投入试运行的全过程中形成的，按承包合同的有关规定，需交付业主单位使用的全部档案，包括竣工图、竣工文字资料和各阶段的各类文件资料。4.3.1.2、 工程施工阶段是工程竣工档案形成和积累的关键阶段。由监理单位牵头，组织工程各有关单位，认真、及时地做好记录、收集、整理和检查工作。在完成每个单项、单位工程后，承包单位应及时组织编制竣工档案资料，并及时组织检查、验收，做到竣工档案与工程同步。竣工档案包括竣工图和竣工文字资料以及声像资料，各承包单位负责最终按承包合同的要求向建设单位移交规定份数的竣工档案（二套），并交二套与竣工档案相对应的电子光盘。4.3.2 竣工档案的编制要求4.3.2.1 竣工图的编制要求（1）各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位编制。如行业主管

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