文件资料管理办法

1、文件资料管理办法一、编制目的使本项目所有与三体系及工程施工有关的文件和资料受到控制，确保各个部门、各个施工队伍在工作时间、工作地点都能获得所需文件、资料的有效版本，防止误用文件，保证各个环节的正常运行。二、编制依据局文件资料管理办法、文件资料控制程序。三、适用范围上海浦东铁路项目经理部与工程施工及三体系有关的文件和资料的控制。四、文件资料的分类I类文件：局发三体系手册、程序文件，项目经理部质量、环境、安全计划。II类文件：国家、行业发布的工程建设标准、规范、技术规则和试验规程，施工中采用的标准图、通用图、定型图和参考图，业主提供的设计图纸（含变更设计），局编现行工程建设标准规范目录。III类文件：行政管理文件，施工组织设计，各专项施工方案，关键及特殊工序作业指导书，技术安全交底书。IV类文件：上级来文，外来文件。V类文件：施工承包合同（含合同修订），劳务分包合同，材料采购合同，机械租赁合同。其它：施工质保资料、隐蔽资料、自检资料、试验资料、测量资料。五、职责1、项目领导（1）项目经理部、各工程公司（队）、各部门应配备必要的文件柜、资料盒（夹、袋）、办公桌椅、电脑、复印机、传真机等办公用

2、品。（2）设专（兼）职文件资料管理员。（3）提高对文件资料形成及归档的重视，定期组织项目部资料大检查。2、安质部（1）负责本办法的编制、修改，是本管理办法的主管部门。（2）负责组织I类文件中项目经理部质量、安全、环境文件的编制、更改。（3）负责本部门各类文件和资料控制管理，编制本部门文件清单，保证使用的文件是有效版本。3、综合办（1）负责局质量手册、程序文件，质量、环境、安全文件编制指导书，监督检查指导书，项目经理部质量、环境、安全文件的发放、更换及换版通知，作废版本的收回处理。（2）负责III类文件中项目部行政管理文件的编号、打印、发放、立卷、归档。（3）负责IV类文件的收发、登记、归档、分发或销毁。4、工程部（1）负责I类文件中质量、环境、安全文件的主管要素的编写、修改，负责编写III类文件中的施工组织设计，各专项施工方案，关键及特殊工序作业指导书，技术交底书等。（2）负责II类文件中国家、行业发布的工程建设标准、规范、技术规则、工程质量检验标准和试验规程的信息收集、整理。根据局发现行工程建设标准、规范目录检查所使用规范及标准，确保使用有效版本。（3）负责本部门各类文件和资料的控制

3、管理，编制本部门文件清单，保证使用的文件是有效版本。（4）负责督促指导各种施工资料的形成。5、资料室负责所有文件资料的编目、贮存、保管及处理，负责对作废、失效文件做好标识，并及时撤出或隔离处理，确保所有场所在各个时间段均使用有效文件资料，防止误用。六、工作程序1、编写与收集I类文件：项目经理部质量、安全、环境文件由项目总工程师组织编写，经项目经理批准后颁布实施。II类文件：工程部负责编制本项目经理部图纸规范目录，经总工程师批准后下发。需要补充II类文件时，应根据最新版本文件目录编制购置计划，经项目总工程审查和项目经理批准后，再行购买。III类文件：项目经理部行政管理文件由各部门根据需要拟定，并经部门领导审核，需要时，送相关部门会签，由项目经理批准后发放。施工组织设计由工程部负责编制，总工程师审核，项目经理批准后执行。各专项施工方案由工程部组织专业工程师编写，工程部长审核，总工程师批准。重、难、新、关键及特殊工序作业指导书由工程部组织编写，总工程师审批后执行。技术交底由各专业工程师编写，工程部主管工程师审核后下发执行。安全交底由安质部负责编写，总工程师审批后下发执行。IV类文件：由各部室

4、收集处理，最后移交资料室归档。V类文件：由计财部负责编制、标识、分类保管。2、编目（1）安质部对I类文件进行编目。（2）工程部对II类文件及III类文件（除行政管理文件）进行编目。（3）综合办对III类文件中的行政管理文件及IV类文件进行编目。（4）计财部对V类文件进行编目。3、发放文件编制部门提出发放意见，经项目经理审查批准后确定发放范围。发放完成后要填写发放记录，然后移交资料室。资料室对I、II类文件进行受控标识，加盖“受控”印章，注明分发号，III、IV、V级文件不加盖受控印章。因工作需要发到项目外部的文件，只进行登记（I、II类文件不作受控标识）。4、更改I、II文件的更改应该按原文件的编制、审批程序进行，由文件编制部门负责编制文件更改通知单，并移交资料室。资料室按要求发放文件更改通知单。文件持有者根据文件更改通知单用黑色或蓝黑钢笔及时在文件上修改，并在原文修改记录上登记。II类文件更改和换版后，工程部按新文件目录购置下发，或通知文件使用部门、使用人自行购置。更改和换版后，文件目录持有者应检查使用的文件，保证与目录一致。5、换版I类文件经多次或大幅度修改后应重新换版，换版文件的

5、编制、审批、印刷、发放、更改按原文件相同程序进行。6、收回销毁换版后作废的文件资料及时交资料室，并作相应的收回记录，加盖 “作废销毁” 印章，经项目经理批准后统一销毁。需作资料保存的作废文件，由申请人提出留用申请，经项目经理批准后，加盖“作废留用”印章后方可留用。7、保管及使用经批准发布的各种文件资料由资料室保存一套，发往各部室或各公司的应妥善保存。电子版的应有备份，同时在文件清单中标识，备用文件由资料室保管。I类文件：不得复制，因工作调整，补充人员需补充文件时，按本管理办法办理。文件破损影响使用时，由资料室收回破损文件登记销毁，发给与原文件分发号一致的新文件。文件丢失后，应提出重新领用申请，说明原因，批准后按发放程序重新领用，重新领用的文件使用新的分发号，原分发号注明作废。II类文件目录不得随意复制。二类文件复印使用时，必须经过复核，并经总工程师批准。8、归档所有文件资料形成后，由各部门将原稿连同一份文件移交资料室，填写文件资料归档登记表。9、文件资料的借阅借阅文件资料的人员，填写文件资料借阅申请单经部室领导批准后，方可借阅。借阅的文件资料应在规定日期内归还，否则由资料员负责收回。1

6、0、文件资料的管理项目各部门收到文件资料后，均应在收文登记簿上登记，按文件要求处理后，分类立卷保存，并填写卷内文件资料目录。项目各部门均应编制下一年度使用的质量文件清单，确保本部门使用的文件为有效版本。七、施工资料管理1、质检工程师负责填写各种工程检查证、隐蔽检查记录等，并要紧跟现场施工进度。2、安质部质量工程师组织各质检员和现场技术员按照监理批准的检验批划分方案进行分项、分部、单位工程的评定，并形成完整的资料。3、测量工程师负责整理各种原始测量资料和计算结果并交由专（兼）职资料员保管。4、各施工队伍质检员和技术员要根据自己的职责，按照工程进度，做好各检验批的自查和量测工作，各种试验检测资料要完整齐备。5、试验室出具的所有报告均应存档一份，并登记试验报告发放情况。6、收集完善所有变更资料。已批复的变更设计由资料员归档，并由专业工程师在图纸上作出标示或修改。7、专业工程师应在每道工序施工前对操作人员进行技术交底，并由技术负责人审核批准，技术交底一式两份，被交底人一份，资料室存留一份备查。8、各部门、公司应配合项目部组织的资料检查，并对检查提出的问题加以改进。9、凡与竣工资料有关的资料，报

7、监或报建设单位批复手续完成后，各项目部自存一份，送指挥部备存一份，一个单位工程完工后，指挥部将组织各项目部集中竣工资料的汇编。八、文件、资料的传阅、检查制度1、各公司项目部、指挥部各部室，要提高对资料的重视程度，对于外来文件和重要资料，接收者要做好接收记录，并及时填写文件传阅单，完成文件传阅手续，争取使文件资料信息尽快得以传达。各部室负责人要每两周检查一次自己部室办理的文件传阅事项是否完成，并且检查传阅签字是否齐全。2、文件传阅过程中，各部室按照文件的重要性和相关性，认为需要复印留存的，自行复印留存，复印文件不作为归档和竣工文件。3、指挥部各部室根据工程进展情况和各项目的开工情况定期对各项目的资料进行检查，一般不超过一个月检查一次，检查记录留存，根据检查结果评价资料的完善程度，并计入当月的考核，需要处罚或奖励的，计入当月的验工计价中。4、文件资料的完善、检查是工程中一项很重要的工作，项目领导和各部室要引起高度重视，自觉及时整理归档，严格自查制度，积极配合指挥部和上级地方管理部门以及建设单位、监理单位的检查，确保资料的完整性和准确性。 中铁十七局二十三局上海浦东铁路联合体项目经理部 2005年2月23日

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