人保局公文收发管理制度
3页1、人保局公文收发管理制度一、发文办理(一)拟制公文,要根据本部门职权范围并取得一致意见方可行文。进行 工作检查或要求所属单位上报情况、数据,一般不正式行文。(二)草拟、签发公文,一般根据公文的内容由局职能科室、所属事业单 位(科室)负责拟稿,综合性文件由政策法规信息科拟稿。拟文必须讲究质 量,切实可行。1、凡以局名义制发的文件,应由起草人或行文科室(单位)在拟文稿纸上 署名,经科室(单位)主要负责人、局分管领导审核后,报局长签发。2、局及所属事业单位向上级提出申请、汇报业务工作和转发上级文件必须 统一以局名义,报局长签发。3、所属事业单位在全市范围内转发、制发文件应由单位主要负责同志审 核,报局长签发。4、以局名义制发的合同文本须局分管领导审核,由局长或局长授权委托代 理人签字。5、局属事业单位制发的合同文本,须事先报分管领导审核并经局长同意, 由事业单位主要负责同志签字。6、凡以局名义联合行文的,由局长会签;以局属事业单位名义联合行文 的,须局分管领导审核并经局长同意后,由事业单位主要负责人会签。(三)公文正式印制前,办公室应认真做好复核、登记工作,严格按照公 文的审批、签发程序,做到
2、手续完备、附件材料准确齐全和公文格式符合规 定。经复核需要对文稿进行实质修改的,应按草拟、签发程序复审。二、收文办理(一)局及所属事业单位办公室安排专人及时签收文件,认真做好分类登 记。签收公文要认真审核,对不符合国家法律法规、不属于本单位职权范围内 受理或不符合规范的公文,经办公室主任批准后,退回呈报单位并说明理由。凡标明主要领导签收的文件、信函等,除收件人授权拆封外,一律由办公室送 主要领导收拆处理。(二)局上级来文(包括领导和各科室、各单位人员开会带回的文件), 一律先由办公室进行登记,办公室应及时提出拟办意见,并及时送局长阅批或 传阅,再按批示意见送分管领导阅办或传阅,最后送有关科室(单位)办理。 所属单位上级来文(包括领导和各科室、各单位人员开会带回的文件)涉及全 局性或重要专项工作的要及时送传到局办公室,由局办公室报送局长阅签。(三)传阅文件要严格控制在规定的范围内,相关领导及人员阅后应签署 姓名、日期。秘密文件一律由办公室传阅,阅后签名并及时送交文件管理人 员,传阅人之间不要互相传递。(四)局及所属单位办公室对重要文件的贯彻落实,要负责督查催办,及 时上报办理结果。承办科室(单位)或承办人员要做到领导批示件立即转办, 一般批示件一周内办结,复杂疑难批示件一般在两周内办结,领导有明确时间 要求的,按领导批示要求办结。办理情况及时向主要负责人和办公室反馈。办 理完结后,要签署文件办理情况、姓名、日期。三、公文归档(一)个人或科室(单位)不得保存应归档的公文,承办人员应在一周内 将公文退还办公室,因工作需要必须复制的,经办公室主任批准后可复制副本 备用。(二)归档的公文必须齐全、完整。(三)局及所属事业单位各科室须做好其他文件资料的收集、归档工作。四、公文管理(一)各种文件(资料)均不得向废品收购单位或个人出售,需回收的及 时回收;需单位自行销毁的,应由两人监督销毁;需立档的要及时立卷归档。(二)外单位借阅文件要经办公室主任批准,按规定手续借阅。严禁非文 件管理人员借出文件。(三)在文件签收、传阅、办理的各个环节上,有关人员要认真负责,增 强时效观念,加快转递节奏。(四)文件管理人员调换工作时,应首先清理文件,开具目录,严格履行 交接手续。
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