会计电算化：2-4基础设置

1、第四节基础设置用友ERPU8财务软件应用系统中包含许多个子系统，这此子系统存在很多共性，比如：首先都要进行启用才能进入相应的系统进行操作、都需要设置一些基础的档案信息等。用友ERPU8财务软件通过“企业门户”功能对所有子系统的基础信息进行设置。用户可以单独注册进入某一子系统，也可以通过“企业门户”注册进入某一子系统，但对于一些特殊的基础信息必须首先在“企业门户”进行设置，然后才能单独注册某一子系统。可以讲：用友ERPU8财务软件的“企业门户”功能是方便用户进行集中管理的一个操作平台。用友ERPU8财务软件中的基础设置包括基本信息（系统启用、编码方案、数据精度）、基础档案（机构设置、往来单位、存货、财务等八大部分）、数据权限及单据设置等内容。本章基础设置主要介绍财务部分，业务部分基础设置如存货档案、仓库档案等在相关章节介绍。一、部门档案设置部门一般来讲是指构成企业整体的各个机构，比如一个企业可以由财务部门、行政部门、销售部门、后勤部门等组成。但财务软件中的部门可以指构成企业整体的实际的职能部门，也可以指任何需要进行财务核算或业务管理要求的单元体。当企业需要对某一部门的财务信息或业务信息进

2、行统计、汇总、分析时就需要事先对部门档案进行设置。部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等内容。操作要点：注册进入“企业门户”后单击“基础信息”，选择“基础档案/部门档案”，打开“部门档案”窗口。窗口分左右两个部分，左窗口显示系统内已有部门的列表。新增部门档案，单击窗口上方增加按钮，可增加新的部门。输入信息完成后，单击窗口上方保存按钮，自动进行下一部门的设置；单击放弃取消此次操作，如图2-18所示。图2-18部门档案设置友情提示：1“部门档案”窗口下方的位置有“编码规则：*”的信息，此信息在于提示增加部门的级次及每一级次的编码长度，企业在新建账套时已进行了设定。如一级部门编码长度为1位，二级部门编码长度为2位。2删除部门时一定要注意：当部门已被使用过后不能删除，也就是说要删除已被使用过的部门时，必须要将该部门还原为未使用状态。3新增部门时，部门负责人无法进行添加，原因在于职员档案还没有进行设置。可以先设置除部门负责人以外的其他信息，待职员档案增加后再对部门信息进行修改。4注册进入“企业门户”进行基础信息设置时，一定要使用有此权限的操作员进行注册。故障诊断室：

3、故障一：增加部门时，系统出现提示信息：“填写的编码不符合规则”(注：与此相类似的问题处理方法一样)。原因分析：新建账套时，部门编码规则为：1-2，即一级部门编码数为1位，二级部门编码数为2位。当不符合此编码规则时，系统将会出现此错误提示。解决方法：方法1：新增部门时，要按照建立账套时设定的编码规则进行；方法2：如果新建账套时设定的编码规则需要进行修改，可以以账套主管的身份注册进入系统管理，对此账套的编码规则进行修改；也可以以账套主管的身份注册进入企业门户，在企业门户的“基础信息/基本信息”中对部门的编码规则进行修改。故障二：在增加部门档案时，无法添加负责人。原因分析：只有当企业职员档案中有相应的职员档案记录时，才能在此选择部门的负责人。解决方法：增加部门档案时，可先不添加负责人，等职员档案设置完毕后，再回到部门档案设置界面添加部门的负责人。这时要通过部门档案的修改来完成。二、职员档案设置这里的职员是指企业的各个部门中参与企业的业务活动，并需要对其进行会计核算和业务管理的人员。职员必须隶属于某一部门。职员档案用于设置职员相关信息，包括职员编码、职员名称、所属部门等内容。操作要点：在企业门

4、户中，单击“基础信息”，选择“基础档案/职员档案”，打开“职员档案”窗口。窗口分左右两部分，左侧显示系统内所有部门的列表，单击需要增加人员的部门，单击窗口上方增加，即可增加职员信息，如图2-19所示。图2-19职员档案设置主要栏目说明：1职员编码：职员的代码，必须符合编码规则。2职员名称：必须录入。3所属部门：输入该职员所属的部门。且只能选择末级部门。必须录入。4职员属性、信用天数、信用额度、信用等级等辅助信息可以为空，视企业具体情况而定。友情提示：1职员编码无编码规则要求，可以是1、2、3，也可以是01、02、03等依次类推，视企业职员多少而定，但最长不得超过8位。2删除职员时一定要注意：当职员已被使用过后不能删除，也就是说要删除已被使用过的职员时，必须要将该职员还原为未使用状态。故障诊断室：故障一：在所属部门中输入部门名称时，系统提示：“没有该部门或非末级部门”(注：其他类似问题处理方法一样)。原因分析：当手工输入的部门名称与部门档案中的部门名称不相符合时，系统将会出现此错误提示。解决方法：不要手工输入所属部门名称，通过所属部门后面的选择按钮进行部门的选择。故障二：所属部门后的下拉

5、框中只有一个部门，无其他部门显示（注：其他类似问题处理方法一样）。原因分析：增加职员档案时，系统自动沿用上一职员档案的所属部门信息。解决方法：方法一：将所属部门后的部门删除掉，再进行选择。方法二：增加职员档案时，先从左边选中部门，再去增加该部门下的职员档案。三、往来单位设置往来单位是指与本企业有业务往来的其他单位。往来单位包括往来客户与往来供应商两大类。比如：A企业购买北京宏远公司的产品，则A企业可以叫做北就宏远公司的客户；北京宏远公司需要从B企业购买材料，则B企业可以叫做北京宏远公司的供应商。当企业需要对与往来单位发生的业务活动进行信息汇总、统计、分析时，需要预先对往来单位的信息进行设置。往来单位设置包括客户档案设置及供应商档案设置两部分内容。(一)客户档案设置1.客户分类为了进行有意义的分析，在增加客户档案之前，企业可以从自身管理要求出发对客户进行相应的分类，以便于对业务数据进行统计、分析。如可以按照行业或者地区对客户进行划分。客户分类设置包括类别编码及类别名称两部分内容。操作要点：在企业门户中，单击“基础信息”，选择“基础档案/客户分类”，进入“客户分类”窗口。单击窗口上方增加按

6、钮，即可进行客户分类设置。输入信息完成后，单击窗口上方保存按钮，自动进行下一客户分类设置；单击放弃取消此次操作。如图2-20所示。图2-20客户分类设置友情提示：1如果在新建账套时选择了客户分类，则必须要在此进行客户分类的设置，然后才能增加客户档案；若在新建账套时没有进行客户分类，则不需要在此进行客户分类的设置，直接可以增加客户档案。2当客户分类已被使用过后不能删除，要删除已被使用过的客户分类时，必须要将该客户分类还原为未使用状态。2.客户档案客户档案主要用于设置往来客户的档案信息，便于对客户及数据进行统计和分析。客户档案设置包括客户编码、客户名称、客户简称、所属分类等内容及一些辅助信息。示例2-10：为北京市宏远科技有限公司111账套设置客户档案：客户编码为001；客户名称为北京博大贸易进出口公司；客户简称为博大贸易；所属分类码为0101。操作步骤：1.在企业门户中，单击“基础信息”，选择“基础档案/客户档案”，进入“客户档案”窗口。2.在左边窗口选择客户分类“0101北京客户”，点击增加按钮，弹出“增加客户档案”窗口，该窗口有四个选项卡，分别为“基本”、“联系”、“信用”和“其他”

7、，如图2-21所示。图2-21客户档案设置3.在基本页客户编码栏输入“001”，客户名称栏输入“北京博大贸易进出口公司”，客户简称栏输入“博大贸易”，单击窗口上方保存按钮，自动进行下一客户档案设置。主要栏目说明：1.客户编码。客户编码必须唯一；客户编码可以用数字或字符表示，最多可输入20位数字或字符。必须输入，一经保存，不能修改。2.客户名称。可以是汉字或英文字母，客户名称最多可写49个汉字或98个字符。客户名称用于销售发票的打印。3.客户简称。可以是汉字或英文字母，客户简称最多可写30个汉字或60个字符。客户简称用于业务单据和账表的屏幕显示。必须输入，可以修改。4.对应供应商编码、简称：客户档案和供应商档案记录可以设置对应关系，主要为了处理既是客户又是供应商的往来单位，这种对应关系只能是一对一。在客户档案中输入对应供应商名称时不允许记录重复，即不允许有多个客户对应一个供应商的情况出现。5.税号。输入客户的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出。6.开户银行。输入客户的开户银行的名称，如果客户的开户银行有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行。

8、7.应收余额。应收余额指客户当前的应收账款的余额，由系统自动维护，用户不能修改该栏目的内容。单击客户档案主界面上的“信用”按钮，计算并显示应收款管理系统中客户当前应收款余额。(二)供应商档案设置1.供应商分类为了进行有意义的分析，在增加供应商档案之前，企业可以从自身管理要求出发对供应商进行相应的分类，以便于对业务数据进行统计、分析。如可以按照行业或者地区对供应商进行划分。供应商分类设置包括类别编码及类别名称两部分内容。供应商分类的操作与客户分类类似，这里不再详述。2.供应商档案设置供应商档案主要用于设置往来供应商的档案信息，便于对供应商及数据进行统计和分析。供应商档案设置包括供应商编码、供应商名称、供应商简称、所属分类等内容及一些辅助信息。供应商档案的操作与客户档案类似，这里不再详述。四、会计科目设置会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录。会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计工作的顺利实现，会计科目设置的详细程度直接影响到会计核算所要反映的企业信息的详细程度。企业新建账套时，如果在新建账套的界面选择了“按行业预置科目”后，系统

9、会根据企业所选择的企业类型及行业性质自动赋予该企业一套标准会计科目。在此基础上，企业可结合本企业的具体情况对此标准会计科目进行适当的增加、修改和删除等操作。会计科目设置包括增加会计科目、修改会计科目、删除会计科目、指定科目、定义会计科目自定义项等内容。(一)增加会计科目1.直接增加会计科目(1)增加无外币核算的会计科目操作要点：在企业门户中，单击“基础信息”，选择“基础档案/会计科目”，打开“会计科目”窗口。单击窗口上方增加，即可进入“会计科目_新增”界面。在此界面输入要增加的会计科目编码、名称及辅助信息。输入完毕后，单击确认按钮完成增加会计科目的操作，如图2-22所示。图2-22新增会计科目(无外币核算)主要栏目说明：日记账及银行账：只有在此选中该项，才能在出纳管理中进行现金日记账、银行日记账的查询、支票管理簿、银行对账等功能。友情提示：1增加会计科目时，必须是先增加上级科目才能增加下级科目。2增加会计科目的编码长度必须符合建立账套时所设定的会计科目编码规则。3增加明细科目时，明细科目的“科目类型”及“科目性质（余额方向）”自动跟随上级科目，并且不可以修改。4只有处于修改状态时才能设置汇总打印。5只有处于修改状态时才能设置封存。封存是指制单时不可使用的会计科目，相当于停止使用该科目。故障诊断室：故障：增加会计科目时，系统提示：科目编码不唯一或科目名称不唯一。原因分析：增加会计科目时，系统要求科目编码及名称必须唯一。因此当增加的会计科目的编码或名称已经存在时，系统会出现此错误提示信息。解决方法：当系统中已存在相同的会计科目编码或名称时，只需要对其进行修改即可，不需要再去增加此会计科目。(2)增加有外币核算的会计科目操作要点：在“会计科目_新增”界面输入要增加的会计科目编码、

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