档案室管理制度(精选11篇)
23页1、档案室管理制度(精选11篇) 档案室管理制度1(3758字)为了加强本校档案工作的业务建设,逐步实现档案工作规范化,全面提高档案管理水平,有效地为教育事业和各项工作服务,为国家积累档案史料,根据中华人民共和国档案法、国家行政机关公文处理办法、国家档案局机关档案工作业务建设规范的有关规定,结合本校的具体情况,特制定本制度。档案工作管理体制1、档案工作实行统一领导,分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统一管理。2、加强对档案工作的领导,明确分管校长,并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。3、建立健全档案管理网络,由各部门配备专职档案人员,业务上受档案室指导并配合检查。4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。档案工作基本任务1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各种门类载体的全部档案,积极提供利用,为本校各项工作服务。2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。3、制订档案工作计划和管理规定。4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。档案收集制度应当归档的文件材料,必
2、须由各部门兼职档案员收集齐全,分类整理,编制移交清单,按规定时间移交学校综合档案室集中管理,任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。1、日常工作中形成的应归档的文件材料,各部门一律在次年的第一季度内整理完毕,向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作;教学档案应在第二学年的九月底以前完成归档工作。2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时,经办部门应将归档材料组成保管单位,经负责人审定后向档案室移交。3、一次专题会议、一次活动结束后,应及时将归档文件材料向档案室移交。4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议,获得的文件材料在一个月内向档案室移交。5、会计文件材料,一般次年的第一季度由财会人员完成整理立卷,在财务部门保存一年后向档案室移交。6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者,应及时向档案室移交。档案整理制度档案室在接收到各部门档案材料后,要按照本校学校档案分类方案和学校档案档号编制方法的有关要求,分类整理,并编制归档文件目录、案卷目录等。1、文书档案实行以件为单位进行整理归档,应当按照归档文件整理规则的有关要求整理编目。2、教学档案
3、实行以卷为单位进行整理归档,应当按照机关档案工作业务建设规范的有关要求整理编目。3、会计档案按照会计档案管理办法、会计档案案卷格式的有关要求整理编目。4、基建、设备、科研档案按照科学技术档案案卷构成的一般要求的有关要求整理编目。5、照片档案按照照片档案管理规范的有关要求整理编目。6、录音、录像档案按照磁性载体档案管理与保护规范的有关要求整理编目。7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按电子文件归档管理规范的有关要求整理编目。8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件,应当按件编写说明和编制目录。档案保管制度1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查,发现问题要及时向分管主任汇报,并采取有效措施,保证档案的安全。2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温,室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品,杜绝有害气体和物理污染窜入室内。3、做好库房温、湿度记录,定期进行,发现超过规定的温、湿度时,要及时采取降温、降湿措施。4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保管。5、定期打扫库房卫生,做到窗明地净,箱柜无灰尘,室内无蛛网,橱
4、柜架排列有序。6、下班前认真检查门窗,切断库房电源,保证档案的安全。档案保密制度1、加强保密教育,认真学习贯彻保密法,充分认识档案工作的重要性、机要性,自觉保守党和国家的机密。2、健全保密制度,严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关保密规定,杜绝工作差错。3、开展保密检查,定期对室藏档案资料进行检查,发现泄密事件及时追查,并报告领导及有关部门。4、严格调阅制度,健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档案者,须持单位介绍信,严禁将档案带出阅档室。5、不得让无关人员随意进入档案库房。6、无保存价值的档案资料及文件材料,严格办理销毁审批手续,统一送市保密回收站销毁。7、凡违反保密规定造成损失的,根据情节轻重给予相应处罚,构成犯罪的依法追究刑事责任。档案利用制度1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利用档案的需要,积极主动地做好提供利用工作。2、档案室必须编制归档文件目录、案卷目录、全引目录,并根据利用工作的需要编制专题文件目录(卡片)等检索工具。3、建立计算机文件级目录数据库,实现计算机管理和检索档案,做到调卷迅速、准确。4、档案室利用档案资源,开展档案的编研工作,编写全宗介绍、组
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