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HAIER-P1-CB03合同管理流程

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1、合同管理流程1.流程图2.流程概况流程目的规范合同的签订、履行和付款程序，并最大限度的避免风险。适用范围适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。定义1. 经济类合同：公司合同是指公司与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括但不限于“合同”、“协议（含框架性合作协议）”、“确认函”、“承诺函”、“委托书”等。本办法中“经济类合同”的定义属区分性定义，是与“劳动合同”相对而言，即指除“劳动合同”之外的所有公司合同。2. 标准合同：是指由公司起草的并经过公司内部相关职能机构和外部法律资源评审的，可在公司范围内通用的合同范本。参与部门流程中承担职责总部/项目公司各部门1. 负责职责范围内合同（包括标准文本）的起草、合同谈判，组织会签；2. 参加对合同履行的评价。项目公司设计部1. 审核项目公司合同的技术条款。项目公司成本部1. 审核项目公司合同的商务条款；2. 确认项目公司待签订合同条款与审批调整建议的一致性。项目公司财务部1. 审核项目公司合同付款、发票、纳税等财务有关条款。总部其他部门1. 审核本专业所有合同的

2、技术条款。总部成本管理部3. 审核所有合同的商务条款；4. 确认待签订合同条款与审批调整建议的一致性。总部财务管理部2. 审核所有合同付款、发票、纳税等财务有关条款。总部审计法务部1. 组织标准合同的更新和管理；2. 审核所有合同的相关法律条款。集团法务中心1. 审核标准合同；2. 审核合同签订。项目公司领导/总部领导1. 按权限审批合同签订。3. 工作程序3.1合同的起草和审批3.1.1总部审计法务部负责公司合同标准化的组织策划工作，统筹制定公司的标准合同目录；标准合同文本报批程序：填写合同审批会签单，相关部门会签（包括标准合同主导部门、总部审计法务部、总部成本管理部、总部财务管理部、集团法务中心），公司领导审批。批准后的标准合同文本各部门应予执行。3.1.2合同主办部门负责合同的起草和谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确，应包括：1) 合同名称；2) 甲乙方名称及地址，经办人联系电话；3) 甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；4) 合同签定日期；5) 标的（内容）；6) 数量、质量；7)

3、价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；8) 履约方式、地点、费用的承担；9) 违约责任（甲乙方权利、义务）；10) 生效、失效条件（诺成、践成合同）；11) 解决争议的方法；12) 合同的份数及附件；13) 保密条款（如果有需要）。3.1.3合同主办部门填写合同审批会签单、合同摘要并附合同文本，按权责手册审批权限会签和审批。3.1.4合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。3.1.5合同名称规范：主合同名称统一规范为：“项目全称或简称”+“合同范围或内容”+“合同类型”；补充协议名称统一规范为：“主合同名称”+“补充协议”+“补充协议序号”，如：“东城国际项目空调机组设备供货合同补充协议一”。项目简称以政府审批手续确定的案名为准。补充合同的合同金额应明确为在原合同金额基础上的增加额或减少额，以方便缴纳印花税。3.1.6合同编号说明：1）合同的类型及代码：股权债权类CW 咨询服务类XZ 设计类 SJ 工程类 GC 采购类CG 营销类YX2）合同编号规则：公司代码类别代码时间号顺序号例如：HAIERCG 20070910/

4、001 顺序号：第1号时间代码：合同签订的日期类别代码：财务两字的第一个拼音公司代码3.1.7各部门合同审核的重点如下：序号部门名称审核重点1合同主办部门合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款。2总部运营、设计、营销部门审核项目公司主办合同的相应技术条款。3审计法务部合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。4成本部门合同价款及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与项目成本有关的条款。5财务部门签约公司名称、合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。3.1.7合同签署和盖章：1) 合同原则上由对方先签字盖章。2) 合同按照规定审批顺序全部完成后，由成本管理部/成本部按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，确认无误后，方可签字盖章。3.1.8合同存档、备案：合同签订后一周内，合同正本原件交行政事务部/综合部存档，合同副本原件交财务管理部/财务部存档，相关的合同副本或复印件交成本管理部/成本部存档，合同副本或复印件同时交合同主

5、办部门存档。3.2合同的执行与反馈3.2.1合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公司名义发出时，应以法律规定的有效方式发送，并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证，如对方拒收应立即改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容，并将发送凭证报部门内勤存档；如接收对方文件时，则应为文本原件并有对方的签字盖章确认。3.2.3在合同执行过程中，成本管理部/成本部应及时对合同的履行情况进行监督检查、并定期对合同执行情况进行分析。3.3合同变更、转让与解除3.3.1合同变更、转让及解除必须采用书面形式，区分不同情况按下列规定审批。1）变更合同范围和付款条件、转让合同义务、解除合同的，应采用补充合同的形式，参照3.1合同起草和审批的相关规定审批。2）工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更，按【设计变更管理流程】或【工程洽商管理流程】的规定执行。3.3.2合同变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改、存档和通知，方式和范围同3.1.8合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标识，以免错误地执行原合同。4 支持性文件无5. 相关记录5.1 HAIER-P1-CB03-R01 合同审批表（项目公司）5.2 HAIER-P1-CB03-R01 合同审批表（总部） /

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