办公用品管理流程

1、办公设备管理制度为了规范统一办公设备正常运行、合理使用，促进公司健康、持续地发展，特制定本制度（详见附件）。本制度适用于价值200元以上的办公设备（复印机、电脑、打印机、传真机等）的使用管理。望各事业部及管理中心认真贯彻执行。确保办公设备责任到人，使现代办公设备在本公司各事业部及管理中心充分发挥作用，提高办公设备的使用率和使用寿命，确保办公设备安全、可靠、稳定运行。本制度从下发之日起开始执行。 二O一一年六月二十四日主题词：办公设备管理附件：一、 相关人员职责：1、采购部负责安排办公设备的采购，管理部负责督查办公设备的使用管理。2、管理部（1）负责新购置办公设备的验收入库；（2）负责安排办公设备的维修、保养。3、办公设备使用人（或借用人）负责所使用（借用）办公设备的保管、保证其正常运行并定期检查维护。4、部门负责人负责监督本部门员工变更时的设备交接手续办理以及设备的清点。管理部行政内勤督促借用人归还所借用的办公设备。5、信息主管负责对需维修办公设备出具维修意见，并进行维修，需专业公司维修的按流程（附设备维修审批单）联系专业公司进行维修。二、 管理规定（一）台账建立1、各部门行政内勤将现

2、有办公设备按照设备台账内容进行登记，经部门负责人签字确认后上交至管理部。2、管理部将各部门上报的设备台账合并，并将现有设备按部门进行编号。3、统一编号后将编号和保管人写在标签上，下发至各部门，各部门行政内勤将标签贴到设备醒目位置。（二）申购程序1、申请各部门根据实际需要填写申购单，报部门负责人批准后交至总经办，经总经理签批，由采购部或指定的专业技术人员负责采购。2、办公设备的入库、领用及登记管理（1）采购员将所采购设备交储运部验收入库，并填写入库单，报关员员根据清单进行清点后，双方在清单上签字。（3）设备入库后，保管员应电话通知领用部门负责人派人前来领取办公设备；报关员按清单把办公设备发给领用人，双方在出库单上签字，其中设备说明书及保修卡由信息主管及使用人（留复印件）负责保管。（4）领用部门负责人应对本部门的新增办公设备指定具体保管人，要求保管人填写设备保管人登记卡并签字。交由管理部行政内勤对设备进行编号并登记在设备台账中，该卡一式两联，由管理部行政内勤和设备保管人各持一联。（5）当保管人因工作变动或其它原因，需将所保管办公设备移交时，由部门负责人重新指定接管人，并负责监督双方办理交接

3、手续。保管人和接管人清点、移交办公设备的数量和使用情况。清点、移交完毕后，详细填写设备移交清单，部门负责人、原保管人和接管人三方在清单上签字。同时原保管人和接管人应持设备移交清单到管理部行政内勤处办理设备台账信息变更手续。（6）公司员工辞职或被辞退时，员工需持设备移交清单到人事部办理离职手续，人事主管须确认其保管卡上所登记设备已办理移交手续，方可在员工离职手续单签字。三、 各种设备的维修与保养：（一）复印机1、由部门行政内勤或部门秘书保管。2、复印机的检查与维修保养：（1）保管人员需保持所管理办公设备外观清洁，摆放整齐。复印机应避免日光直射；空气湿度较大时，开启复印机后应同时打开干燥开关。（2）保管人员每日需对复印机的运行情况进行不少于一次的检查。发现问题及时排除。无法排除时应及时通知信息主管出具维修意见并联系专业维修公司进行维修。（3）保管人员每月需根据复印机说明书，对复印机进行一次内部清理。（4）使用人员需严格按照设备使用说明书使用复印机、油印机，如因使用不当造成设备损坏，需根据损坏程度情况，承担一定的赔偿责任。（5）当设备发生无法排除的故障时，由信息主管出具维修意见并及时与专业维

4、修公司联系。如属需支付维修费或更换零件的项目，需由保管人填写设备维修审批单，由信息主管出具意见，并有部门负责人审核、总经理审批，批准后方可进行维修。（二）、电脑、打印机1、保管人：专人用电脑专人保管。如同一台电脑、打印机有两个或两个以上使用人，由部门负责人指定人保管。2、 电脑、打印机的使用控制（1）专人电脑专人使用。其它人员如因特殊情况需使用该电脑的，必须先征得部门负责人同意后方可使用。为防止文件内容外传，对重要文件或密级文件需设置密码锁定。（2）财务部电脑、打印机仅限于财务部人员及系统工程师使用，其它人员一律不得动用。（3）各部门电脑、打印机应尽量专人专用。如因工作需要，确需多人使用同一电脑时，需指定专人负责保管及维护、保养。各部门打印机需指定专人负责保管及维护、保养。3、 检查与维修保养（1）保管人需保持电脑、打印机外观清洁，摆放整齐。电脑、打印机应尽量避免日光直射、振动、频繁开关及强电流冲击。（2）电脑或打印机发生故障时，使用人需及时与信息主管联系。为防止文件丢失，在故障原因不明时，不得随意开关电脑。（3）电脑保管人每两月需查杀一次计算机病毒。平时，如发现电脑有使用异常的状况也

5、应及时查杀病毒。（4）若属电脑硬件损坏，经信息主管查明，需支付维修费用或更换硬件时，应由信息主管出具维修意见，部门行政内勤填写设备维修审批单，交部门经理审核（200元以下）可进行，200元（含）以上费用须总经理审批后，方可进行。（5）如属使用不当造成电脑或打印机损坏的，保管人和使用人需承担一定的赔偿责任。（三）传真机1、 保管人：由部门行政内勤负责保管。2、检查与维修保养：（1）保管人需保持传真机外观清洁，摆放整齐。不得频繁开关电源。（2）保管人需经常检查传真机的使用情况，及时加入纸张，发现问题及时排除。（3）如遇无法排除的故障时，部门行政内勤填写设备维修审批单，信息主管出具意见，交部门负责人审核，总经理审批。批准后由信息主管联系专业维修公司检查维修。（4）如使用不当造成传真机损坏，保管人需承担一定的赔偿责任。（四）照相机、录像机、摄影机、音响器材的管理1、保管人照相机、录像机、摄影机、音响器材平时由管理部负责保管。在其它部门人员借用上述设备期间，由设备借用人负责保管。2、 使用控制（1）有关部门在借用上述设备时，需由使用者填写设备借用申请单由借用部门负责人审核，管理部负责人审批同意后

6、交管理部行政内勤备案。（2）借用部门使用完毕后，将设备交回管理部行政内勤。如未能按时归还设备，需重新填写设备借用申请单，未重新办理手续，管理部内勤按设备借用申请单规定时间索要。3、 检查与维修保养（1）上述设备保管人员需保持设备的外观清洁。（2）设备应存放在避光、通风处。如长期不用，需由保管人每月开启1小时，以防爱潮损坏。（3）如设备发生损坏，部门行政内勤填写设备维修审批单，信息主管出具意见，交部门负责人审核，总经理审批。批准后由信息主管联系专业维修公司检查维修。如属责任事故，设备保管人及使用人需承担一定的赔偿责任。（五）打卡机的使用管理1、保管打卡机由人事专员负责保管。2、检查与维修保养（1）保管人应每周至少检查一次打卡机的运行情况，根据北京时间调校时间，并保持打卡机外观清洁。（2）当设备发生无法排除的故障时，需及与专业维修公司联系。如需更换零件或支付维修费，需由部门行政内勤填写设备维修审批单，信息主管出具意见，部门负责人审批。（3）如属使用不当造成设备损坏的，由保管人承担一定的赔偿责任。（六）设备的调用1、部门间需要调用以上设备时需调入部门填写设备调用审批单，调出部门负责人及调入部门负责人签字确认后，交由总经理审批后方可执行。2、设备调用审批单交由管理部行政内勤备档，并消除调出部门设备编号，增加调入部门设备编号，并对设备标签进行更新。（七）设备的报废1、当设备确实无法维修需要报废时，由部门行政内勤填写设备报废审批单，信息主管出具处理意见，并附有专业维修公司处理意见。交由部门负责人审核，总经理审批。2、管理部行政内勤将设备报废审批单存档并消除设备台账中的设备编号。3、如属使用不当造成设备损坏的，由保管人承担一定的赔偿责任。四、 检查与记录1、设备台账2、入库单3、出库单4、设备保管人登记卡5、设备移交清单6、设备维修审批单7、设备借用审批单8、设备调用审批单9、设备报废审批单相关表格请到管理部行政内勤处领取。年月日

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