IT资产管理系统操作手册--精选文档

1、资产管理系统操作手册(V1.0.0.0)文档版本号：1.0.0.0编写人：刘继产品名：资产管理系统软件开发人：刘继联系方式：13430437731QQ：15984167修订记录：版本号修订人修订日期修订描述1.0刘继2010-4-18初稿目录1.前言52.预期读者53.系统登录54.主菜单的介绍64.1系统管理64.1.1修改密码64.2通用资料64.2.1供应商信息64.2.2字典信息。74.2.3部门信息94.2.4用户信息查询94.3管理及查询105.3.1资产管理105.3.1.1资产登记105.3.1.2领用登记185.3.1.3领用归还235.3.1.4删除关系285.3.1.5添加关系295.3.1.6送修登记305.3.1.7修好入库335.3.1.8借用登记365.3.1.9借用归还365.3.1.10报废登记365.3.2操作查询395.3.2.1登记入库查询395.3.2.2领用查询395.3.2.3领用归还查询405.3.2.4维修登记查询405.3.2.5维修好归还查询415.3.2.6借用登记查询415.3.2.7借用归还登记查询425.3.3日志 查询42

2、5.3.3.1资产日志查询425.3.3.2用户日志查询425.3.4费用报销435.3.4.1 费用报销管理435.3.4.1.1如何新增一个报销445.3.5主机信息查询475.4申请及派用处理485.4.1用户申请处理485.4.1.1处理领用.485.4.1.2处理维修归还495.4.2申请及派用处理515.4.2.1处理525.4.2.2确认领取。525.4.2.2.1属于耗材确认领取525.4.2.2.2属于配件的确认领取525.4.2.2.3属于设备的确认领取546系统的后台服务556.1 每周和每月的资产变动自动邮件提供。556.2 每月的费用报销邮件提醒。557针对现在的资产管理运行的情况，可能存在的问题与风险557.1资产编号的问题557.2设置字典需要注意的地方561. 前言资产管理系统用以管理公司的IT资产，包括资产从采购入库到最终的报废整个生命周期的都记录。如果用户安装的是试用版本，则只有系统主要功能包括两大块，常规登记（登记入库，领用登记，领用归还，送修登记，送修归还，借用登记，借用归还，报废登记）和查询功能。 如果用户安装的正式版本，则支持企业级普通用户在

3、web端申请资产，部门领导审批，再到IT管理员到资产管理系统后台进行处理功能，同时包含费用报销功能，试用版本只有常规登记和查询功能登记功能包括：登记入库，领用登记，领用归还，送修登记，送修归还，借用登记，借用归还，报废登记等功能。查询功能主要包括：当前资产状态查询，登记入库查询，领用查询，领用归还查询，送修查询，送修归还查询，借用查询，借用归还查询，报废查询，资产日志查询，用户日志查询。以下是以正式版本作为介绍，如果用户安装的试用版本，则可能相关功能可能不支持。2. 预期读者本文的主要面向想熟悉和了解本系统的用户。3. 系统登录安装完毕后，启动程序。出现以下登录界面。注意，系统是支持自动更新的，即如果系统有更新的话，用户在启动程序的时候会自动更新最新版本。以下是登录界面:输入用户工号和密码后点登录即可登录到系统, 首次安装后，密码为空程序主界面, 如果用户安装的是试用版本，则没有申请及派用处理采购4. 主菜单的介绍4.1 系统管理4.1.1 修改密码系统会显示当前用户的ID，修改密码时需要输入原密码，如果原来的密码不记得，需要找OA同事帮忙密码初始化一下。如果是新来同时，也需要找OA组

4、同事帮忙开通用户 4.2 通用资料4.2.1 供应商信息资产的供应商信息。供应商信息包括供应商名称，联系人，联系电话联系地址，传真，备注等信息.用户点新增按钮，可以新增供应商，如果需要修改供应商，则需先选择列表中的某个供应商，然后点修改。则可以对某个供应商进行修改。如果要删除某个供应商，则需要先选择某个供应商，然后点删除按钮。严重提醒：如果要修改或者删除某条供应商的信息，请先确认该供应商信息是否已经被用，即在资产登记的时候，已经被选择了该供应商。如果存在则可能会造成系统的出错。4.2.2 字典信息。字典是指资产的类别信息。字典信息在系统里面是分为两级结构。第一级字典类别。字典类别可以理解为一个大类的总称。如 “办公设备-办公用电脑设备”是指办公电脑相关的大类。该类下面可能包括电脑主机，LCD显示器，或者CRT显示器等具体的类型。第二级就是指大类下的具体某个资产类别。如电脑主机就属于第二级别。如果要登记某个资产，则需要首先知道该资产是属于某个大类，然后在该大类下面找是否存在与要登记的资产相匹配的具体类型。第一级 ：字典类别。如果要修改或者要新增新的大类。则先要选择左边列里面的字典类别，在

5、右边的列表框中会显示当前系统中已经存在的大类定义。比如要修改“办公设备-办公用电脑设备” 这个大类，则先选择左边的字典类别，在右边会找到“办公设备-办公用电脑设备”，点上面的修改按钮。则可以修改。严重提醒：建议不要随意修改第一目录。如果确定在系统中该大类下面如果没有具体的资产类别的话，则可以修改，如果存在则建议不要修改。这样可能造成不可预知的后果. 第二级：具体的资产类别。用户点左边的某个大类，则可以看到该大类下的具体资产类别了。如下图，“办公设备-办公用电脑设备”大类下面就有电脑主机,LCD显示器等类别。如果要修改里面的电脑主机这个类别，则先选择电脑主机，然后点修改按钮进行修改。严重提醒：如果在系统里面要修改某具体的类型，先确认是否存在该类型的具体资产已经做了登记。如果已经有该类型的资产做了登记。如果修改了这个类型，那么系统会出现不可预知的错误。 4.2.3 部门信息现在系统里面存在的部门信息是基于财务部的部门组织架构。由于涉及到与财务部的组织架构相匹配，暂时不提供修改及删除功能给用户.只能对部门架构进行查询。如果要修改某个部门信息或者要要修改某个部门下的主任或者经理信息，需要软件组

6、修改。4.2.4 用户信息查询 用户信息查询提供了查询公司员工信息，包括员工的ID，姓名，所在部门等信息。该信息是基于考勤系统。暂时也不提供修改等功能.4.3 管理及查询5.3.1 资产管理概述： 资产管理页面提供了查询功能和登记功能，查询功能主要是针对当前系统里面的所有资产进行查询(提醒：对于查询列表中的资产可以双击查询该资产的配件详细信息)。可以按照资产状态查询，如处于登记入库状态资产查询，处于领用状态的资产查询等查询。登记功能包括以下功能： 登记功能介绍： 1. 资产的登记入库。资产从外面采购回来后，需要登记入库。录入保修期，供应商，价格等信息。2. 资产的领用登记：处于在库状态下的资产可以被领用。3. 领用归还：用户因为某种原因，如主机升级原因，需要将已经领用的资产归还给IT部。则需要进行领用归还的登记。4. 借用登记：借用登记与领用登记很类似，唯一的区别是：借用登记是对资产进行短时间的借用，而领用登记是长时间的占用。5. 借用归还：借用归还与领用归还的操作一样。是将借用的资产归还给IT部。6. 维修登记：如果处于在库状态的资产需要送修处理。则需要进行维修登记。注意：如果用户已

7、经领用资产，在使用的过程中发现资产出现故障，不能使用，则需要打电话通知IT同事进行检查。如果IT同事确认是硬件的问题，则首先要在web端进行维修登记，部门领导审批后，IT部先进行领用归还的操作。归还后，如果需要马上送修，则需要进行送修登记。送修后的资产不能领用操作。7. 维修归还：对于已经送修的资产，如果已经修好，则需要进行维修归还的登记。送修归还的资产可以用来被领用。8. 报废登记功能：对于那些没有使用价值的资产，可以进行报废登记。注意，报废登记只针对与处于在库状态下的资产。如用户领用的资产，不能进行报废登记。以下是对查询的截图：5.3.1.1 资产登记概述：资产登记是对购买后的资产进行登记入库，资产类型包括设备、配件、耗材设备是指可以维修的资产，如电脑主机，电话等。设备有可能存在只配件，如电脑主机可能存在cpu, 主版，硬盘，显卡等配件信息。配件是指属于某个设备的配件，如主机里面的CPU就属于一个配件。耗材是指不可以维修的一次性资产，领用后不需要再归还。如光盘等。 字典类型：是指属于哪个大类。用来将具有共同属性的资产归为一个大类。如办公用电脑，该字典类型下面可能存在电脑主机，CRT

8、显示器等资产, 用户如果发现要登记入库的资产的字典类型在系统中不存在，则用户可以点击右边的添加按钮，可以新增需要的字典类型, 如上图选择了(办公设备-办公用电脑设备)资产名称：某字典类型下的具体资产类型，如电脑主机。用户选择了字典类型后，系统会自动列出选择的字典类型下的资产名称。如果用户发现需要新增的某个资产名称不在当前字典类型下面，则可以点击右边的新增按钮，可以新增某个具体的资产名称。如上图用户选择了电脑主机型号:资产所属的型号，如电脑主机下面可能存在多个型号 .如果发现新增的某个型号在系统中不存在，则可以点右边的新增按钮，新增新的型号.数量: 表示需要登记的数量。如上图如果输入2，表示要登记入库的电脑主机为2台。添加子配件：如果当前新增的是设备，并且该设备存在配件。则需要将该子配件的信息也登记进来。如：当前登记的是电脑主机，并且主机存在内存和硬盘信息等配件信息，为了登记该配件信息，在输入主机信息后，需要点增加配件信息按钮，弹出的子配件与父窗体页面很类似。只是资产类型不可用，因为当前新增的是设备的孩子，即配件信息。所以系统默认的是配件信息.输入信息后，用户输入内存信息后点确定则会放回新增设备的页面，并且在当前资产拥有的配件信息列表里面有新增的配件信息，如果还需要新增主机的硬盘信息，继续点新增配件按钮，在弹出的页面里面输入硬盘信息。下面就以登记10台电脑主机为例子，介绍如何做登记入库的操作(假如10台电脑主机都是同一型号的dell品牌机，内存为DDR1G ，硬盘为250G)1: 登录系统-管理及查询-资产管理2：点登记入库3：在登记入库页面里面输入电脑主机信息4： 录入完主机基本信息后，添加内存信息。 点添加子配件, 在弹出的窗体里

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