档案文献及其检索PPT课件

第九章第九章档案文献及其检索档案文献及其检索2021/4/81一、档案的概述一、档案的概述（一）档案的定义（一）档案的定义o档案是国家机构、社会组织和个人在社会实档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的、践活动中直接形成的、有一定保存价值的、各种形式的历史记录。各种形式的历史记录。o“过去和现在的国家机构、社会组织以及个过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军享、经济、科学、技术、文人从事政治、军享、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文宇、图表、声像等不同形保存价值的各种文宇、图表、声像等不同形式的历史记录。式的历史记录。”中华人民共和国档中华人民共和国档案法案法 例如例如2021/4/82档案涉及四个方面的基本合义档案涉及四个方面的基本合义：.档案产生于组织和个人的社会活动档案产生于组织和个人的社会活动.档案是文件的转化档案是文件的转化 o第一，必须是办理完毕的文件。第一，必须是办理完毕的文件。o第二，必须是具有一定查考利用价值的文件。第二，必须是具有一定查考利用价值的文件。o第三，必须是按照一定的程序和条理集中保第三，必须是按照一定的程序和条理集中保存起来的文件。存起来的文件。.档案信息的记录方式和载体的多样性档案信息的记录方式和载体的多样性.档案是历史的原始记录档案是历史的原始记录 2021/4/83（二）档案的特点（二）档案的特点o来源的广泛性来源的广泛性 o形成的条件性形成的条件性 o形式的多样性形式的多样性 o原始记录性原始记录性 2021/4/84二、档案的作用二、档案的作用（一）档案的一般作用（一）档案的一般作用o档案是机关工作的有效工具档案是机关工作的有效工具 o档案是经济建设的重要参考依据档案是经济建设的重要参考依据 o档案是政治活动的查考依据档案是政治活动的查考依据 o档案是科学研究的必要条件档案是科学研究的必要条件 o档案是宣传教育的生动素材档案是宣传教育的生动素材 2021/4/85（二）档案的基本作用（二）档案的基本作用o档案是历史的真实凭证档案是历史的真实凭证 ：保留了当事人的保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信，反映原来形历史真迹，如亲笔手稿、印信，反映原来形象的照片、录像和原声录音。所以，档案是象的照片、录像和原声录音。所以，档案是确凿的原始材料和历史见证。确凿的原始材料和历史见证。o档案是第一手的参考资料档案是第一手的参考资料 ：档案的参考作档案的参考作用主要在于其可靠性和广泛性。用主要在于其可靠性和广泛性。o例如2021/4/86（三）档案发挥作用的规律性（三）档案发挥作用的规律性o档案作用范围的递增规律档案作用范围的递增规律 o档案机密程度的递减规律档案机密程度的递减规律 o档案作用的转移性档案作用的转移性 2021/4/87发挥档案作用的条件性发挥档案作用的条件性 o受到社会发展水平、社会制度以及政治路线、受到社会发展水平、社会制度以及政治路线、方针政策的制约。方针政策的制约。o受到人们对档案工作认识水平的限制。受到人们对档案工作认识水平的限制。o受到档案管理水平的限制。受到档案管理水平的限制。2021/4/88三、档案全宗及其分类三、档案全宗及其分类o档案全宗是档案整理中以形成文件的独立单档案全宗是档案整理中以形成文件的独立单位或机关为划分标准所作的第一级分类。位或机关为划分标准所作的第一级分类。o档案案卷是指为当前利用或档案整理，将文档案案卷是指为当前利用或档案整理，将文件组合在一起而构成的一个有机单位，又称件组合在一起而构成的一个有机单位，又称档案卷夹或档案卷宗。档案卷夹或档案卷宗。2021/4/89国家档案全宗的基本构成国家档案全宗的基本构成 o包括我国各个历史时期、各个机关和著名人包括我国各个历史时期、各个机关和著名人物形成的、各种内容和形式、各种载体材料物形成的、各种内容和形式、各种载体材料的档案。的档案。o按历史时期划分为两大部分，即中华人民共按历史时期划分为两大部分，即中华人民共和国建国后的档案和建国以前的档案；和国建国后的档案和建国以前的档案；o建国以前的档案又按政权的性质划分为革命建国以前的档案又按政权的性质划分为革命政权档案（习惯称革命历史档案）和旧政权政权档案（习惯称革命历史档案）和旧政权档案两种。档案两种。2021/4/810国家档案全宗的分类国家档案全宗的分类 o按档案形成的时间划分：按档案形成的时间划分：古代档案、近代档古代档案、近代档案、现代档案案、现代档案 o按档案形成地区级别划分：按档案形成地区级别划分：中央机关档案和中央机关档案和地方机关档案地方机关档案o按档案的来源划分：按档案的来源划分：分为机关档案、企业档分为机关档案、企业档案、事业档案等案、事业档案等o按档案使用范围划分：按档案使用范围划分：普通档案和专门档案普通档案和专门档案两大类两大类o按档案的载体村料划分按档案的载体村料划分：纸质和非纸质：纸质和非纸质 2021/4/811四、档案检索工具四、档案检索工具1.1.按编制方式分按编制方式分o目录。目录。它是将档案的著录条日，按照一定的次序编它是将档案的著录条日，按照一定的次序编排而成的检索工具如分类目录、题名目录等。排而成的检索工具如分类目录、题名目录等。o索引。索引。它是将档案中的某一内部或外部特征及其出它是将档案中的某一内部或外部特征及其出处按照一定的顺序排列起来的检索工具如人名索处按照一定的顺序排列起来的检索工具如人名索引、地名索引、文号索引等。引、地名索引、文号索引等。o指南。指南。它是以文章叙述的方式，综合介绍档案情况它是以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具，如全宗指南、专题指南、档案馆指南的一种工具，如全宗指南、专题指南、档案馆指南等。它可以作为工具书使用等。它可以作为工具书使用。2021/4/8122.按载体形式分按载体形式分o卡片式检索工具。卡片式检索工具。它是将条目著录于卡片上。它是将条目著录于卡片上。将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。o书本式检索工具。书本式检索工具。将著录条目按顺序排列并将著录条目按顺序排列并装订成册的检索工具。装订成册的检索工具。o缩微式检索工具。缩微式检索工具。用缩微摄影方式制作的以用缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。胶片为载体的检索工具。o机读式检索工具。机读式检索工具。以磁带、磁盘、磁鼓等磁以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为载体的供计算机识别的检索工具。性材料为载体的供计算机识别的检索工具。2021/4/8133.按内容范围分按内容范围分o综合性检索工具。综合性检索工具。以一个或若干个档案馆的以一个或若干个档案馆的全部档案或以一个全宗的档案为检索和介绍全部档案或以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具，如全宗文件目录。分类目对象的检索工具，如全宗文件目录。分类目录、全宗指南、综合性联合目录等。录、全宗指南、综合性联合目录等。o专题性检索工具。专题性检索工具。以有关某一专题的档案为以有关某一专题的档案为对象的检索工具，如专题目录、专题指南。对象的检索工具，如专题目录、专题指南。专题性联合目录等。专题性联合目录等。2021/4/8144.按功能分按功能分o馆藏性检索工具。馆藏性检索工具。反映档案实体整理体系及反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具，如全宗目录，案卷其相互关系的检索工具，如全宗目录，案卷目录等。目录等。o查检性检索工具。查检性检索工具。它是从档案的某一内容或它是从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具，如分类形式特征提供检索途径的检索工具，如分类目录、主题目录，专题目录、人名索引、文目录、主题目录，专题目录、人名索引、文号索引等。号索引等。o介绍性检索工具。介绍性检索工具。是介绍和报道档案内容及是介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具，如专题指南、全宗其有关情况的检索工具，如专题指南、全宗指南、档案馆指南等。指南、档案馆指南等。2021/4/815五、档案提拱与利用五、档案提拱与利用o档案的阅览档案的阅览 o档案的外借档案的外借 o制发档案复制本制发档案复制本 o举办档案展览举办档案展览 o制发档案证明制发档案证明 o参考咨询参考咨询 2021/4/816档案的外借档案的外借 o档案一般是不借出馆（室）外使用的档案一般是不借出馆（室）外使用的 o特殊情况下，为了照顾利用者工作方便，或某些机关必特殊情况下，为了照顾利用者工作方便，或某些机关必须用档案原件作证据，也可以暂时借出馆外使用。须用档案原件作证据，也可以暂时借出馆外使用。o对于特别珍贵的档案、古稀文本，以及照片、影片、录对于特别珍贵的档案、古稀文本，以及照片、影片、录像带、录音带等原件，不能借出馆（室）外。像带、录音带等原件，不能借出馆（室）外。o借阅档案材料，应持有介绍信，写明借阅人身份、借阅借阅档案材料，应持有介绍信，写明借阅人身份、借阅目的、范围和借阅期限等，经批准后方能借出。目的、范围和借阅期限等，经批准后方能借出。o档案借出使用的时间不宜过长，一般不超过一个星期。档案借出使用的时间不宜过长，一般不超过一个星期。2021/4/817制发档案复制本制发档案复制本 o就是根据利用者的需要发送和提供副本或档案就是根据利用者的需要发送和提供副本或档案摘录。摘录。o档案复制本的形式，根据利用单位的不同需要，档案复制本的形式，根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种。副本是档案原件的复制，分为副本和摘录两种。副本是档案原件的复制，摘录则是只选取档案原件的某些部分。摘录则是只选取档案原件的某些部分。o制发档案复制本的方法主要有：手抄、打印、制发档案复制本的方法主要有：手抄、打印、摄影、静电复印和缩微复制等。摄影、静电复印和缩微复制等。2021/4/818制发复制本的手续制发复制本的手续 o申请者提出所要复制的档案，并说明复制的申请者提出所要复制的档案，并说明复制的要求、份数和用途等要求、份数和用途等 o经过批准手续后加以复制经过批准手续后加以复制o复制后在文件空余处或背后注明档案馆（室）复制后在文件空余处或背后注明档案馆（室）的名称、档案原件的编号，必要时加盖公章，的名称、档案原件的编号，必要时加盖公章，以示负责。以示负责。2021/4/819举办档案展览主要特点和作用举办档案展览主要特点和作用 o档案展览本身就是提供档案信息的现场，利用者可档案展览本身就是提供档案信息的现场，利用者可以从中得到较为集中和系统的材料；以从中得到较为集中和系统的材料；o能在一定范围内组织较多的观众参观，服务面比较能在一定范围内组织较多的观众参观，服务面比较广泛；广泛；o经过选择并展出的典型材料，能以档案的原始性、经过选择并展出的典型材料，能以档案的原始性、真实性和形象鲜明的特点，给观众留下深刻的印象，真实性和形象鲜明的特点，给观众留下深刻的印象，起到生动的宣传教育作用；起到生动的宣传教育作用；o档案展览可显示档案内容的丰富及其特有的作用，档案展览可显示档案内容的丰富及其特有的作用，引起人们对档案的关注和利用的兴趣，从而也宣传引起人们对档案的关注和利用的兴趣，从而也宣传了档案工作的意义。了档案工作的意义。2021/4/820制发档案证明制发档案证明 o是满足机关、团体和个人利用档案来说明一定是满足机关、团体和个人利用档案来说明一定事实的一种手段，是档案馆（室）提供档案为事实的一种手段，是档案馆（室）提供档案为党、政机关和人民群众服务的方式之一。党、政机关和人民群众服务的方式之一。o档案证明必须根据机关、团体或个人的申请制档案证明必须根据机关、团体或个人的申请制发。发。o申请书必须写明申请发给档案证明的目的，所申请书必须写明申请发给档案证明的目的，所要证明的事项及其发生的时间、地点等情况要证明的事项及其发生的时间、地点等情况。2021/4/821o档案证明一般应该摘引原文字，不可任意删改档案证明一般应该摘引原文字，不可任意删改和添加，并要说明材料的出处