时间管理(高级版）

1、时间管理管理好您的时间管理好您的时间 “ “ 没有什没有什么比忙忙么比忙忙碌碌更容碌碌更容易，没有易，没有什么比事什么比事半功倍更半功倍更难。难。“一、一、时间管理的概念及时间盘点时间管理的概念及时间盘点二、二、时间系统管理：目标到实现时间系统管理：目标到实现三、三、设定目标的过程及目标体系设定目标的过程及目标体系四、四、确定优先顺序确定优先顺序五、五、每日必做的检查每日必做的检查六、六、信息与沟通信息与沟通七、七、个人协议的完善个人协议的完善 一、什么叫做时间管理一、什么叫做时间管理 时间管理就是在日常工时间管理就是在日常工作中始终如一地、有的放矢作中始终如一地、有的放矢地使用那些被实践证明是行地使用那些被实践证明是行之有效的工作方法，以便组之有效的工作方法，以便组织管理好自己生活的方方面织管理好自己生活的方方面面，最有意义地、最大限度面，最有意义地、最大限度的利用自己所拥有的时间。的利用自己所拥有的时间。工作盘点工作盘点不知道把时间花到什么地方去不知道完成一定的任务需要花费多少时间不知道迄今为止所表现出的工作作风的优缺点何在不知道哪些因素促进或者妨碍自己取得的工作业绩二、时间系统管

2、理二、时间系统管理 步 骤1 工作技巧方法 成绩、结果设定目标找到目标形势分析目标战略和成功方法目标表述激发动力消除弱点认识优点集中力量应付当务之急确定日期和下几步的日程步骤2工作技巧方法 成绩、结果规 划全年工作计划月度计划每周计划全日计划实践管理原则减少运作时间为实现目标做准备对所拥有的时间优化分配和利用用时间规划本管理时间规 划做出决定做出决定 步骤3 工作技巧方法 成绩、结果作出决定确定优先帕雷托时间管理原则（80：20）规则ABC分析艾森豪威尔管理委派成功的工作安排大事优先、小事其后依重要性排出顺序克服十万火急任务的压力创造性地进行工作实现和组织实现和组织步骤4工作技巧方法 成绩、结果实现和组织每日安排效率曲线生理节奏自我发挥全日计划运用时间管理方法专注于重要任务充分利用效率峰值顾及周期性波动确立个人工作风格检检 查查步骤5工作技巧方法成绩、结果 检 查工作过程检查（实际指标比较）结果检查（目标检查终结检查和中期检查）每日回顾（自我检查）确保取得预期的成绩积极的生活方式信息和沟通信息和沟通步骤6工作技巧方法成绩、结果信息和沟通合理的阅读合理的进行会谈合理的进行接谈（访客管理）

3、合理的通电话合理的进行书信往来加快阅读速度改善会议组织设立接谈时间排除干扰尽可能少的打断工作列出事项清单及表格三、设定目标过程三、设定目标过程分为三个阶段：分为三个阶段：找到目标找到目标境况分析：境况分析：我能做什么？我能做什么？目标表述：目标表述：我将具体怎么做？我将具体怎么做？规划：为完成您的任务做准备规划：为完成您的任务做准备n n任务汇集：任务汇集：把所有进入相应的计划时把所有进入相应的计划时段的活动罗列成清单段的活动罗列成清单n n规律性、系统性和惯性：规律性、系统性和惯性：有规律的系有规律的系统制定您的时间计划，并且把已经开统制定您的时间计划，并且把已经开始做的事情坚持做到底始做的事情坚持做到底n n现实的规划：现实的规划：切莫过分的做计划，只切莫过分的做计划，只计划那些您确有可能完成的任务计划那些您确有可能完成的任务n n灵活性：灵活性：应保持相应的灵活性，因为应保持相应的灵活性，因为实践计划并非由您想当然就可遵守的实践计划并非由您想当然就可遵守的，而是为了实现目标，而是为了实现目标n n书写成文：书写成文：把实践计划书写在您自己把实践计划书写在您自己设计的或现成的时间表

4、中。这样您就设计的或现成的时间表中。这样您就不会忘记他们，经常心中有数。不会忘记他们，经常心中有数。n n未完成事项：未完成事项：把那些尚未完成但又不把那些尚未完成但又不想取消的任务纳入您下一时段的计划想取消的任务纳入您下一时段的计划之中之中n n时间预定：时间预定：精确的预定时间，只把确精确的预定时间，只把确定需要的时间纳入计划定需要的时间纳入计划n n完成任务的日期：完成任务的日期：预计完成所有活动预计完成所有活动的最终日期，强迫您自律，避免犹豫的最终日期，强迫您自律，避免犹豫拖延和推委拖延和推委n n时间损失：时间损失：把损失的时间立刻抢回把损失的时间立刻抢回来来n n优先权：优先权：明确规定优先处理什么事明确规定优先处理什么事情情n n紧急事务的压力：紧急事务的压力：学会区分重要事学会区分重要事务和紧急事务，不要屈从于紧急事务和紧急事务，不要屈从于紧急事务的压力务的压力n n委派：委派：从一开始就计划周详，哪些从一开始就计划周详，哪些活动自己办理，哪些活动委派他人活动自己办理，哪些活动委派他人去办去办n n修订修订- -审查：审查：应当不断的修订和审查您应当不断的修订和审查您的

5、计划，看是否有些活动不能充分开的计划，看是否有些活动不能充分开展展n n时段时段- -少受干扰时间：少受干扰时间：保留较长的不间保留较长的不间断的时间去完成较大的任务，用较短断的时间去完成较大的任务，用较短的时段按部就班的去做多个小事情的时段按部就班的去做多个小事情n n时间计划的协调：时间计划的协调：试着积极的安排日试着积极的安排日常工作，实现您的计划，并使之与他常工作，实现您的计划，并使之与他人的时间计划相协调。人的时间计划相协调。时间规划的体系时间规划的体系每日规划每周规划每月规划季度规划一年规划多年规划每周计划每周计划n n我本周应把精力集中在什么事情上？我本周应把精力集中在什么事情上？（重点（重点任务）任务）n n什么是本周最大且花费时间的任务？什么是本周最大且花费时间的任务？n n哪些工作我本周必须完成或开始进行？哪些工作我本周必须完成或开始进行？（硬（硬性任务）性任务）n n为了应付例行事务，我该做些什么为了应付例行事务，我该做些什么（来函、（来函、来电、会谈等等）来电、会谈等等）n n那些棘手的工作应该着手进行？那些棘手的工作应该着手进行？（可能面临（可能面临的任务）的

6、任务）n n什么是有用的、值得期望的或者是适当的？什么是有用的、值得期望的或者是适当的？n n那些未曾预见的事件可以事先进行安排？那些未曾预见的事件可以事先进行安排？四、确定优先顺序四、确定优先顺序 所谓效率是指把事情做所谓效率是指把事情做好，而所谓有效是指把对的好，而所谓有效是指把对的事情做好。最关键的就是确事情做好。最关键的就是确定那些定那些“ “对对” ”的事情的准则和的事情的准则和方法。方法。优先顺序等级优先顺序等级紧急重要不紧急重要紧急不重要不紧急不重要重急确定优先顺序的好处确定优先顺序的好处n n只干重要和必要的任务只干重要和必要的任务n n某些情况下，也可先干急的事情某些情况下，也可先干急的事情n n每次集中精力只干一件事每次集中精力只干一件事n n在规定的时间内圆满完成任务在规定的时间内圆满完成任务n n在给定的任何条件下，成功达到既定目在给定的任何条件下，成功达到既定目标标n n排除其他人也能干的任务，将任务委派排除其他人也能干的任务，将任务委派给他人给他人n n下半时至少已完成了最重要的任务下半时至少已完成了最重要的任务n n面对考验时，不会无从下手，交白卷面对考验

7、时，不会无从下手，交白卷掌握工作进程和活动掌握工作进程和活动1 1、享用早餐，从容上班、享用早餐，从容上班2 2、定时开始工作、定时开始工作3 3、检查每日计划、检查每日计划4 4、首先解决当日的重点任务、首先解决当日的重点任务5 5、缩短投入工作的时间、缩短投入工作的时间6 6、复杂和重要的事情放在早晨、复杂和重要的事情放在早晨7 7、充分的工作准备、充分的工作准备8 8、对约定时间施加影响、对约定时间施加影响9 9、避免有负面影响的行动、避免有负面影响的行动1010、拒绝额外的其他任务、拒绝额外的其他任务1111、切忌盲目、切忌盲目1212、及时的休息，适当的工作速度、及时的休息，适当的工作速度1313、集中处理较小的同类工作、集中处理较小的同类工作1414、做一件事就一气呵成做完、做一件事就一气呵成做完1515、利用零星时间、利用零星时间1616、反向工作、反向工作1717、检查时间和规则、检查时间和规则1818、了解当天的琐碎工作、了解当天的琐碎工作1919、结果检查和自我检查、结果检查和自我检查2020、明天的时间规划、明天的时间规划每日回顾每日回顾每日回顾的启发式问题每日回

8、顾的启发式问题1 1、是什么人、什么事阻碍我发挥应有的、是什么人、什么事阻碍我发挥应有的水平水平2 2、今天我是否给周围的人带来了价值、今天我是否给周围的人带来了价值3 3、那些琐碎小事占用了我的时间和精力、那些琐碎小事占用了我的时间和精力4 4、在什么场合，我表现出有活力的形象、在什么场合，我表现出有活力的形象5 5、在什么地方对某些人提出了批评、在什么地方对某些人提出了批评6 6、在什么地方因所谓的面子而对其他人、在什么地方因所谓的面子而对其他人提出苛刻要求提出苛刻要求7 7、公司有权要求我做什么？、公司有权要求我做什么？8 8、我今天有哪些收获？、我今天有哪些收获？9 9、是否把想法和灵感记录下来、是否把想法和灵感记录下来1010、今天什么人和什么事带给我欢、今天什么人和什么事带给我欢乐？乐？1111、今天是否离目标又近了点？、今天是否离目标又近了点？1212、我今天是否可做得更好一点？、我今天是否可做得更好一点？五、每日必做的检查五、每日必做的检查1 1、是否只处理值得干和必须干的事情、是否只处理值得干和必须干的事情2 2、是否先处理优先任务，然后处理其他、是否先处理优先任务，

9、然后处理其他任务任务3 3、是否在规定时间完成既定任务、是否在规定时间完成既定任务4 4、是否把足够多的工作委派出去，包括、是否把足够多的工作委派出去，包括急事急事5 5、是否把琐碎小事集中在一起办理，如、是否把琐碎小事集中在一起办理，如电话、信函等电话、信函等6 6、是否充分利用其他合理化和减负措施、是否充分利用其他合理化和减负措施7 7、是否自觉地消除来自个人的干扰因素、是否自觉地消除来自个人的干扰因素和耗时因子和耗时因子结果检查结果检查1 1、已经安排的任务、已经安排的任务- -目标完成了多目标完成了多少？少？2 2、取得了哪些成果？、取得了哪些成果？3 3、哪些任务尚未完成？为什么？、哪些任务尚未完成？为什么？（找出原因）找出原因）4 4、时间浪费在什么地方？、时间浪费在什么地方？（过程检（过程检查）查）5 5、从中得出什么结论？以便提前规、从中得出什么结论？以便提前规划下个时间段划下个时间段六、信息与沟通六、信息与沟通打电话的十大过失：打电话的十大过失：1 1、目的设定不明确、目的设定不明确2 2、只有即兴准备、只有即兴准备3 3、不合适的时间、不合适的时间4 4、寻找电话号

10、码、寻找电话号码5 5、没有必要资料、没有必要资料6 6、没有记录关键词（事先）、没有记录关键词（事先）7 7、没有谈话意图的说明、没有谈话意图的说明8 8、不是发问和倾听，更多是自说自话、不是发问和倾听，更多是自说自话9 9、没有电话记录、没有电话记录1010、没有具体协议、没有具体协议电话处理电话处理1 1、您的电话伙伴究竟是谁，来自哪个公司、您的电话伙伴究竟是谁，来自哪个公司，负责什么职能？，负责什么职能？2 2、他的需求是关于什么的？、他的需求是关于什么的？3 3、其他时间的紧迫度和重要性如何、其他时间的紧迫度和重要性如何（处理（处理期限）期限）4 4、迟些到什么时候，您可以回复？、迟些到什么时候，您可以回复？（找出（找出资料）资料）5 5、如何能联络到您的电话伙伴？、如何能联络到您的电话伙伴？（第一次：地址、电话和传真号码，名字（第一次：地址、电话和传真号码，名字的写法）的写法）打电话前的准备工作打电话前的准备工作1 1、目标：目标？人？时间？问、目标：目标？人？时间？问题？题？2 2、资料、资料3 3、争论和分歧、争论和分歧4 4、结果：达到了什么目标、结果：达到了什么目标

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