商务旅行方案.doc

商务旅行方案(一)相关知识1. 差旅准备的要求(1) 根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇2) 准备订票时一定要查用最新的时刻表3) 订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯4) 平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进 行2. 制定旅程计划表作为秘书，在制定旅行计划、编制旅程表时应注意以下几方面：(1) 要明确上司旅行的意图、冃的地、旅行时间、到达冃的地 后的商务活动计划2) 了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉本单位对岀差的 有关规定3) 制定旅程表时，向有关服务部门或向旅行目的地享有声誉 的旅游机构索取旅行有关资料，了解当地交通工具运行情况、旅行路 线、旅馆环境情况、目的地的货币、外汇管理规则、经商特点及有关 护照、签证、健康规定等常识；需要中转时，尽量选择衔接时间在2 小时〜4小吋之间的班机，将时间的浪费降至最低4) 旅行计划耍按时间顺序编排，做到清楚明了要考虑上司 的身体状况，时间上留有余地二)工作程序1 •制定商务旅行计划在制定商务旅行计划前，首先要对公司差旅费用、交通、食宿等级 标准范围的有关规定及程序等清楚明了一份商务旅行计划至少应包 扌舌以下儿项内容；(1) 出差的时间、启程及返回日期，接站安排。

2) 出差的路线、终点及途径地点和住宿安排3) 会唔计划(人员、地点、日期和时间)⑷交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车飞机要列明客 舱种类及停留地的交通安排5) 需耍携带的文件、合同、样品及其他资料如谈判合同、协 议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南等6) 上司或接待人的特别要求7) 上司旅行区域的天气情况8) 行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及背景，会 晤主题9) 差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票10) 上司的住宅号码差旅计划制定完后，要向上司报告，依其指示决定旅程2.制作旅程表一份周密的旅程表主耍包括六项内容：日期、时间、地点、交通工 具、具体事项，备注1) 日期：指某月、某Fl、星期儿⑵时间：一是指旅行出发、返回时间，包括因商务活动需要到两个或两 个以上的国家或地区的抵离吋间和中转吋间；二是指旅行过程中各项 活动或工作时间；三是指旅行期间就餐、休息的时间⑶地点：一是指旅行抵达的目的地(包括中转的地点)，目的地的名称 既可以详写，即哪个国家、哪个地区、哪个公司，也可以略写，即直 接写到达的公司名称；二是指旅行过程中开展的各项活动或工作的地 点；三是指食宿地点。

4) 交通工具：一是指出发、返冋的交通工具；二是指商务活动使用的交通工 具5) 具体事项:一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动 等；二是指私人事务活动6) 备注：记载提醒经理注意的事项，诸如抵达冃的地需要中转、中转站 的名称，休息时间，飞机起飞的吋间，或需要中转吋转机机场的名称、 时间，或某国家为旅客提供了特殊服务等，或展开活动时，就餐时耍 注意携带哪些有关文件契约，应该遵守对方民族习惯的注意事项等旅程表应一式三份（或儿份），一份存档，一份给上司及其家属,秘书存留一份旅程表的范例:张明经理旅美FI程表北京 纽约2002年6月17日---19日时间日程安排6月17日（星期 -） 上午9:15晚上19:p45晚上20:30乘中国民航CA983次班机由北京至纽约 抵纽约（乌云小姐接），住Francis旅馆 与格兰特（Grant）先生在旅馆共进晚餐6月18日（星期二） 上午9:30 中午11:10 下午与格兰特在公司会议室会谈（需用的03号文件在公文 包内）与格兰特先牛共进午餐与格兰特先生继续会谈（需用的04号文件以备于公文15:00晚上18:30晩上19:30包)在旅馆用晚餐。

拜访李纪先生(乌云陪同，礼品在手提箱内)6月19日(星期三)上午8:30乘CA984次班机回京(刘江先生接)3. 准备上司在不同场合的发言提纲4. 办理出国手续(1) 撰写出国申请(2) 办理护照(3) 办理签证(4) 协助办理《国际预防接种证书》(即“黄皮书”(5) 协助办理出境登记卡(6) 订购机票(船票、车票)(7) 办理保险］5. 秘书在上司出行前应注意的事项(1)要明确上司旅行的意图，冃的地，旅行时间，到达冃的地后商 务活动计划2） 了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规 定3） 向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地享有声誉的旅 游机构索取有关资料，了解当地的乃至其全国各交通（航空、航海、 铁路、公路）工具运行情况，旅行路线，旅馆环境情况，目的地的 货币，外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常 识，需要中转时，尽量选择衔接时间在2小时-4小时的班机，将 因中转而导致的时间浪费情况减少到最低限度4） 制定行程计划时，若能直接利用定期航班的航线来设计旅行路 线则尽量做到5） 编排计划时，在时间一栏中必须考虑时差的变化，买机票（车 票、船票）时也要注意时差。

6） 拟定几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案7） 旅行行程T作计划表制作要清楚离开和到达的时间都应以当地 时间为准，秘书应熟悉国际时间计算的方法社区091 （43）杨红 （41）张佳旭（39）付绍然（30）蒋娜。