软件项目外包与采购管理.doc

第第 19 章章 外包与采购管理外包与采购管理.1 19.1 介绍介绍1 19.2 外包管理外包管理2 19.2.1 目的2 19.2.2 角色与职责2 19.2.3 启动准则2 19.2.4 输入2 19.2.5 主要步骤3 [Step1] 选择最合适的承包商3 [Step2] 签订外包合同4 [Step3] 监控外包开发过程4 [Step4] 外包开发成果验收5 19.2.6 输出6 19.2.7 结束准则6 19.2.8 度量6 19.3 采购管理采购管理6 19.3.1 目的6 19.3.2 角色与职责6 19.3.3 启动准则6 19.3.4 输入7 19.3.5 主要步骤7 [Step1] 选择最合适的供应商7 [Step2] 签订采购合同8 [Step3] 采购物品验收8 19.3.6 输出9 19.3.7 结束准则9 19.3.8 度量9 19.4 实施建议实施建议9 第第 19 章章 外包与采购管理外包与采购管理 外包与采购管理（Outsourcing and Procurement Management, OPM）是指外包管理和采购 管理，目的是选择合适的承包商和供应商，并依据合同进行有效的管理。

外包与采购管理过程域是 SPP 模型的重要组成部分本规范阐述了外包与采购管理过程 域的两个主要规程： 外包管理 [SPP-PROC-OPM-OM] 采购管理 [SPP-PROC-OPM-PM] 上述每个规程的“目标” 、 “角色与职责” 、 “启动准则” 、 “输入” 、 “主要步骤” 、 “输出” 、 “完成准则”和“度量”均已定义 本规范适用于国内 IT 企业的软件研发项目建议用户根据自身情况（如商业目标、研 发实力等）适当地修改本规范，然后推广使用 19.1 介绍介绍 软件业是一个高速变化、新技术层出不穷的行业，同时又是人力资源成本相对较高的行 业企业需要采用外包和采购形式来获取待开发产品的部件，最大限度地从社会分工合作、 资源共享中获益 一般地，在立项阶段，产品负责人应当进行“Make-or-Buy 决策” ，确定待开发产品的哪 些部分应当“采购” 、 “外包开发”或者“自主研发” 外包管理与采购管理的流程如图 19-1 所示 图 19-1 外包管理与采购管理流程图 外包管理和采购管理是机构的公共职能，有条件的机构应当设立外包管理员和采购管理 员两个角色由于外包管理和采购管理都是为具体的项目服务的，因此需要项目成员的协作 外包管理流程 Make or Buy 决策 采购 自主研发 外包开发 选择 承包商 签订 合同 过程 监控 验 收 采购管理流程 选择 供应商 签订 合同 验 收 才能把工作做好。

如果机构没有外包管理员和采购管理员的话，由项目经理兼此角色 外包管理过程产生的主要文档有： 《外包开发竞标邀请书》 ，模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-BID] 《承包商评估报告》 ，模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE] 《外包开发合同》 ，模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT] 《外包开发过程监控报告》 ，模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-MONITOR] 《外包开发成果验收报告》 ，模板见 [SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANCE] 采购管理过程产生的主要文档有： 《采购竞标邀请书》 ，模板见 [SPP-TEMP-OPM-PM-BID] 《供应商评估报告》 ，模板见 [SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE] 《采购合同》 ，模板见 [SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT] 《采购物品验收报告》 ，模板见 [SPP-TEMP-OPM-PM-ACCEPTANCE] 19.2 外包管理外包管理 19.2.1 目的目的 从多个候选承包商中选择最合适的承包商，与其签订外包开发合同，并依据合同监控外 包开发过程以及验收成果。

19.2.2 角色与职责角色与职责 机构外包管理员邀请一些项目成员、同行专家、财务人员、市场人员等人组成临时的外 包管理小组机构外包管理员为该小组的负责人 19.2.3 启动准则启动准则 在立项阶段，有关人员已经进行了“Make-or-Buy 决策” ，确定了需要外包的产品部件 （通称外包项目） 19.2.4 输入输入 “Make-or-Buy 决策”产生的文档，主要是对外包产品部件的描述 19.2.5 主要步骤主要步骤 [Step1] 选择最合适的承包商选择最合适的承包商 [Step1.1] 起草起草《《外包开发竞标邀请书外包开发竞标邀请书》》 外包管理小组起草《外包开发竞标邀请书》 ，主要内容包括： 外包项目基本信息 外包产品部件的详细说明 一些要求和约束 [Step1.2] 制定制定““承包商评估标准承包商评估标准”” 外包管理小组制定“承包商评估标准” ，主要评估因素有： 开发方案是否令人满意？ 开发周期是否可以接受？ 性能价格比如何？ 能否提供较好的服务（维护）？ 是否具有开发相似产品的经验？ 承包商以前开发的产品是否有良好的质量？ 承包商的开发能力与管理能力如何？ 承包商的资源（人力、财力、物资等）是否充足并且稳定？ 承包商的信誉如何？外界对其评价如何？ 承包商是否已经取得业界认可的证书如 ISO 质量认证、CMM 2 级以上认证？ 承包商的地理位置是否合适？ 外包管理小组可以根据实际情况适当修改上述评估标准。

[Step1.3] 竞标邀请竞标邀请 外包管理小组与候选承包商建立联系，分发《外包开发竞标邀请书》以及相关材料 外包管理小组整理并保存候选承包商提交的“应标书”以及相关材料 [Step1.4] 粗筛选粗筛选 外包管理小组按照“承包商评估标准”对候选承包商进行粗筛选，剔除明显不合格 的承包商在此评估过程中，外包管理小组可能要和候选承包商进行交流（如面谈、 交谈） 评估结论记录在《承包商评估报告》之中 通过了粗筛选的候选承包商将进入下一轮评估，转向 [Step1.5] [Step1.5] 评估候选承包商的综合竞争力评估候选承包商的综合竞争力 外包管理小组按照“承包商评估标准”逐一评估候选承包商的综合竞争力，给出排 名在此评估过程中，外包管理小组要和候选承包商进行深入的交流（如面谈、电 话交谈） 评估结论记录在《承包商评估报告》之中 [Step1.6] 评估风险评估风险 外包管理小组逐一评估与候选承包商建立外包合同的风险，评估结论记录在《承包 商评估报告》之中 [Step1.7] 确定承包商确定承包商 外包管理小组根据 [Step1.5] 和 [Step1.6] 的结论，挑选出最合适的承包商。

外包管理小组产生完整的《承包商评估报告》 [Step2] 签订外包合同签订外包合同 [Step2.1] 协商协商 外包管理小组和承包商就《外包开发合同》的主要条款进行协商（谈判） ，达成共识 协商的重点包括： 承包金额和付款方式 产品交付方式和交付日期 违约处理 开发计划 监控计划 验收计划 维护计划 [Step2.2] 起草合同起草合同 外包管理小组和承包商按照指定的模板共同起草《外包开发合同》 [Step2.3] 签订合同签订合同 外包管理小组和承包商仔细审查《外包开发合同》中的每个条款，确保合同没有错 误和隐患 合同双方的代表（具有法律效律的人）在《外包开发合同》上签字，此后合同生效 [Step3] 监控外包开发过程监控外包开发过程 [Step3.1] 进展检查进展检查 外包管理小组按照《外包开发合同》中的“监控计划” ，定期检查承包商的开发进 展情况，并记录到《外包开发过程监控报告》之中进展检查的重点是： 实际进度是否与计划相符？ 承包商的投入（人力、物力、财力）是否充分？ [Step3.2] 质量检查质量检查 外包管理小组按照《外包合同》中的“监控计划” ，组织人员对承包商的工作成果 进行技术评审、测试，或者参与承包商组织的技术评审和测试，以保证工作成果的 质量符合要求。

外包管理小组将评审结论记录到《外包开发过程监控报告》之中 [Step3.3] 纠正偏差纠正偏差 外包管理小组根据进展检查和质量检查的结论，督促承包商纠正工作偏差如果需 要更改合同、产品需求或开发计划，则按照变更控制规程处理 [Step4] 外包开发成果验收外包开发成果验收 [Step4.1] 验收准备验收准备 承包商将待验收的工作成果准备好，并将必要的材料提前交给外包管理小组 外包管理小组慎重地组织验收人员 外包管理小组与承包商确定验收的时间、地点、参加人员等 [Step4.2] 审查与测试审查与测试 成果审查验收人员审查承包商应当交付的成果，如代码、文档等等确保这些成 果是完整的并且是正确的验收人员将审查结果记录在《外包开发成果验收报告》 之中 验收测试验收人员对待交付的产品进行全面的测试，确保产品符合需求验收人 员将测试结果记录在《外包开发成果验收报告》之中 [Step4.3] 问题处理问题处理 如果验收人员在审查与测试时发现工作成果存在缺陷，则外包管理小组应当视问题 的严重性与承包商协商，给出合适的处理措施 如果工作成果存在严重的缺陷，则退回给承包商承包商应当给出纠正缺陷的措施， 双方协商第二次验收的时间。

如果给验收方带来损失，应当依据合同对承包商作出 相应的处罚 如果工作成果存在一些轻微的缺陷，则承包商应当给出纠正缺陷的措施，双方协商 是否需要第二次验收 [Step4.4] 成果交付与签字成果交付与签字 当所有的工作成果都通过验收后，承包商将其交付给外包管理小组 双方的责任人签字认可 外包管理员通知本机构的财务人员，将合同余款支付给承包商 19.2.6 输出输出 《外包开发竞标邀请书》 《承包商评估报告》 《外包开发合同》 《外包开发过程监控报告》 《外包开发成果验收报告》 19.2.7 结束准则结束准则 所有应交付的工作成果都已经通过验收 本规程所有的文档都已经产生 19.2.8 度量度量 外包管理员统计工作量和文档的规模，汇报给项目经理以及有关领导 19.3 采购管理采购管理 19.3.1 目的目的 从多个候选供应商中选择最合适的供应商，与其签订采购合同，并依据合同验收产品部 件 19.3.2 角色与职责角色与职责 机构的采购管理员邀请一些项目成员、同行专家、财务人员、市场人员等人组成临时的 采购管理小组采购管理员为该小组的负责人 19.3.3 启动准则启动准则 在立项阶段，有关人员已经进行了“Make-or-Buy 决策” ，确定了需要采购的产品部件。

19.3.4 输入输入 “Make-or-Buy 决策”产生的文档，主要是对需采购的产品部件的描述 19.3.5 主要步骤主要步骤 [Step1] 选择最合适的供应商选择最合适的供应商 [Step1.1] 起草起草《《采购竞标邀请书采购竞标邀请书》》 采购管理小组起草《采购竞标邀请书》 ，主要内容包括： 需采购的产品部件的详细说明 一些要求和约束 [Step1.2] 制定制定““供应商评估标准供应商评估标准”” 采购管理小组制定“供应商评估标准” ，主要评估因素有： 供应商的产品部件的功能是否符合本产品的需求？ 供应商的产品部件的质量是否令人满意？ 供应商的产品部件的性能价格比是否令人满意？ 供应商的供货周期是否可以接受？ 供应商能否提供较好的服务（维护）？ 供应商的信誉如何？外界对其评价如何？ 供应商是否已经取得业界认可的证书如 ISO 质量认证、CMM 2 级以上认证？ [Step1.3] 竞标邀请竞标邀请 采购管理小组与候选供应商建立联系，分发《采购竞标邀请书》以及相关材料 采购管理小组。