档案文件格式规范要求.doc

档案文件格式规范要求一、 文件用纸幅面尺寸采用国际标准A4纸，提倡双面打印二、文件的排版形式(以Office2007为例)1.页面设置页面布局-页边距-自定义边距（上：3.7厘米　下：3.5厘米　左：2.8厘米　右：2.6厘米）-默认-确定2.页眉页脚插入-页眉-编辑页眉-设计-“奇偶页不同”选项前打“√”3.页码设置(1)奇数页设置：插入-页码-页面底端-普通数字“-3-”格式（四号宋体）-奇数页码设置为右对齐，并右空一字2)偶数页设置：插入-页码-页面底端-普通数字“-3-”格式（四号宋体）-偶数页页码设置为左对齐，并左空一字若单面打印,统一设置页码右对齐】封面页均不编排页码附件与正文一起装订时，页码应当连续编排4.版心设置页面布局-页面设置-文档网格-字体设置（仿宋三号）-确定；文档网格-网格-勾选“指定行和字符网格”-字符数（每行28字），行数（每页22行）-确定三、正文文档部分（一）标题：二号宋体二）正文：三号仿宋（每面22行，每行28字），每个自然段左空二字，回行顶格文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”“A.”标注；第一层用黑体、第二层用楷体、第三层、第四层、第五层用仿宋体。

三）附件：在正文下空一行左空二字编排“附件：XXXXX”；如有多个附件，编排“附件：1. XXXXX”、“附件：2. XXXXX”等；附件名称后不加标点符号附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件应当另起一页编排，与正文一起装订；“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行附件标题居中编排在版心第三行四） 发文机关署名及成文日期标注发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，发文机关标识使用二号宋体字，红色标识成文日期标注：在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）附：基础规范知识（一）文字材料中序号、标点的正确使用1．“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等2．“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。

3．“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”4．序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号 （二）年份中“零”的正确使用年份如用中文形式表示，如“二○○五年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2005年10月”三）公文的年份中“括号”的正确使用印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔 〕”，而不应该用小括号“（） ”或方括号“[ ] ”如：巩教（2005）5号 （不规范）巩教 [2005] 5号 （不规范）　　巩教〔2005〕5号 （规范）（四）正确区分连接号和破折号1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“—”或“——”例：“200公斤～300公斤”（使用规范）2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“─—”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。

选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）例：我们是─—中国人规范）（五）汉语拼音注音字母的正确使用1．大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写2．分连写：词内连写，词间分写例：“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN 以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范以下标注规范： “公 共 场 所 请 勿 吸 烟”GONGGONG CHANGSUO QING WU XI YAN 巩义市语委办 2016年5月20日。