煤矿常用材料采购及供应实务讲义.doc

煤矿常用材料采购及供应实务讲义（燃化材料科）采购工作中需重点把握的环节和事项采购是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动 其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等 采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分, 又与“资金流”密切关联釆购物资的质量和价格、供应商的选择、 采购合同的订立、物资的运输、验收等环节虽不很复杂，但蕴藏的风 险却是巨大的因此，在采购过程中必须认真执行分公司各项采购业 务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，把握好重点环节和 事项，确保物资釆购按质按量按吋和经济高效地满足纶产经营的需 求采购业务流程（主要有以下几个环节）■编制需用计划和釆购计划;■选择供应商；■确定采购价格；■签订采购合同；■管理供应过程；■验收；■付款每个环节分公司都有相关的管理制度、明确的职责和审批权限， 并建立有价格监督机制、定期检查和评价采购过程中的薄弱环节按 照规定的权限和程序办理采购业务，把握好每个环节和事项，确保煤 矿生产所需物资的釆购供应是我们的职责二、各环节需要把握和注意的事项第一个环节编制需用计划和采购计划釆购业务从计划开始，包括需用计划和采购计划。

一）需用计划需用计划由供应站（组）根据生产需要负责审核和编制所驻单位 的物资需用计划，对计划中的物资编码、名称、规格、型号、图号、 材质、用途、计量单位、数量、到货日期等基本信息进行审核（必要 时核对实物），完成基层计划的提交需要注意的事项：计划制定吋要及吋与采、掘、通、运、机等各 生产单位经常取得联系，准确掌握他们的生产进度和所需物资、材料 情况；要经常深入生产工作面，现场考察材料的使用情况，掌握材料 消耗规律及反馈的信息，提高计划准确率，避免库存量加大、材料积 压、淘汰物资增多等现象的发生同时还耍及时把握计划物资使用动 态，遇有物资计划变更的早报告、早调整二）采购计划业务科根据物资需用计划进行归类平衡现有库存物资、广泛收集 产品的质量、价格、生产周期等信息，统筹安排采购计划，同时根据 生产消耗特点与储备的需要，对库存物资作调整，及时掌握材料的实 际消耗动态及库存并按规定的权限和程序审批后执行需要注意的事项：1、若计划物资的合同已签订或已到货、在途、 在生产中，经交涉无法退货或变更计划时，业务科、供应站（组）应 积极配合平衡处理无法平衡造成积压的，及时上报分公司领导进彳亍 处理；2、遇到要求计划物资提前到货的，应将计划变更信息及时通 知供应商，让供应商调整生产计划，有必要时改变运输方式，如采用 专车或空运等方式，以缩短交货期；3、对独家代理、专有、专利等 特殊产品的需用计划，需经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权 限的部门或人员审批。

例如高分子（化学）加固材料，根据集团公司 集政［20111246号文要求，经审批后方可进入釆购流程进行采购三）、年度物资需用计划1、 供应站根据生产单位的生产条件、计划产量、目标成本等情 况，对上年度资源性和采购周期长、消耗有规律的物资进彳亍分析总结, 对本年度的物资需求进行预算，编制年度物资需用计划上报计划科和 相关业务科，作为编制年度招标计划的依据之一2、 业务科根据供应站上报的年度需用物资计划及历年消耗情况, 预测年度物资消耗量，并按照分公司有关规定，编制年度招标计划，报计划科审核汇总3、计划科对各业务科上报的年度招标计划进行审核汇总，报分 公司领导审批后，由商务科组织实施年度招标四）物资计划的采购方式物资计划采购方式的确定，在《物资供销分公司物资计划管理办 法》中有明确规定：1、 业务科对年度招（议）标物资范围提出建议2、 同一品种物资年消耗量达到100万元及以上、具备年度招标 条件的，应实行年度招（议）标采购3、 单一物资采购金额超过20万元的，或同类同批次的物资采购 金额达到50万元的，应进行招（议）标采购4、 单一物资采购金额在20万元以下的，或同一品种物资批量采 购金额在50万元以下的，可进行比价釆购；不具备招（议）标采购条 件也不具备比价采购条件的，可进行集体议价采购。

同一物资，连续比价采购金额累计超过50万元的（上年至今累 计采购），则应采用招（议）标或集体议价方式釆购5、 纳入寄售范围的物资业务科不得安排比价采购，渠道内供应商可以补办供应商储备协议第二个环节选择供应商选择供应商，也就是确定采购渠道它是采购业务流程中非常重 要的环节若供应商选择不当，可能导致釆购物资质次价高，甚至出 现舞弊行为对供应商的准入、考评、退出，集团公司集政［20101265 号文《淮南矿业集团供应商管理暂行办法》中有详细的规定供应商 管理部门对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，对供应 商的市场准入物资目录按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商 网络供应商只可在准入渠道内选择需要注意的事项：（一） 招（议）标物资供应商的选择按照淮南矿业集团《物资招（议）标采购管理暂行办法》的规定， 坚持公开、公平、公正、择优；技术优先、价格合理、质量保证、诚 实守信的原则，由评标委员会进行评议确定二） 比价采购物资供应商的选择业务员必须掌握供应商提供物资的质量、价格、交货及时性、供 货条件、资信、经营状况及考评情况，在质量、供货周期等均满足要 求的情况下，采购物资必须选择渠道内报价最低的供应商供货，严禁 低价转移。

特殊情况需选择非最低价供应商供货或采用独家报价供货 的，必须在比价单上注明详细原因第三个环节确定采购价格如何以最优“性价比”采购到符合要求的物资，是采购部门的永 恒话题若釆购定价机制不科学，釆购定价方式选择不当，缺乏对重 耍物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，就有可能造成企 业资金损失为此，集团公司出台了《淮南矿业集团物资采购价格管 理办法》，对健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价 采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格，建立采 购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分 析并合理利用等方面有明确规定一） 招（议）标采购物资价格的确定1、 标底价：根据同期市场相同或相近产品的采购价，由集团公 司招（议）标办公室组织相关人员测算出该物资的标底价，作为招（议） 标时商务谈判的参考依据年度内无相同或相近产品采购价的，按照 设备需求功能和分项构成，通过市场价格分析，测算该物资的标底价2、 中标价：在功能和可靠性满足需要的前提下，由评标委员会 选择最低价或性价比最优的价格为中标价二） 比价采购物资价格的确定1、业务科的报价流程： （1）业务科根据物资采购计划发起报价，提交电子询价单。

原则 上准入供应商均应参与报价，渠道内供应商家数较多的，优先邀请实 力强、服务优质的供应商报价，但不得少于三家2) 业务科发起报价吋，要同时将拟报价物资的相关信息(包扌舌非 标加工件的图纸、需报价物资的品牌、配置、材质、参数等)及时准 确传达至各邀请供应商，并进行沟通，确保供应商充分理解需报价物 资的相关要求，便于准确报价3) 业务科在确定报价截止时间时，耍充分考虑计划到货时间及 供应商报价准备时间，确保供应商报价是在合理有序的前提下的充分 竞争4) 供应商报价错误或报价物资不符合现场需求的视为无效报 价，无效报价不得参与比价2、价格的确定(1) 业务科采购员应根据需采购物资的质量、档次和供货及时 性要求，对电子询价单中供应商的有效报价，进行认真核算，再比质 比价并签订物资釆购合同2) 同…产品、同一质量档次的可选择最低报价作为采购价格; 产品质量档次不同的可选择质量好且价格合理的供应商订货，但严禁 发生“低价转移”现象未选择最低报价的供应商签订合同的，采购员应在比价单上注明 详细原因，分管科长审批，并打印随合同文本存档备查3） 对于独家报价的物资，业务科在签订采购合同前应依据市 场情况、价格构成情况与供应商进行磋商，并将磋商结果作为比价、 议价的依据。

4） 对需要议价采购的物资，单一物资5万元以下的独家报价, 由业务科自行组织议价；5万元以上20万元以下的独家报价或其他 价格难以把握的由业务科申请集体议价集体议价会议由价格管理科 召集，分管副部长主持,有关职能部门和业务科参加,必要时邀请技 术主管部门和使用单位参与共同把关，确定采购价格需要注意的事项：1、 业务人员要熟知各种相关规定，严格按照操作流程进行工作2、 对丁•价格联动的物资，必须按照评标委员会确定的原则进行 价格联动例如电线电缆的联动原则：（1） 通讯电缆、计算机电缆：铜价每上升（下降）2000元/吨，价 格相应上升（下调）1%；（2） 交联电缆、塑力缆：95血及以下截面，铜价每上升（下降）1000 元/吨，价格相应上升（下调）1%; 120mm2及以上截面，铜价每上升（下 降）800元/吨，价格相应上升（下调）1%；（3）电线、矿用橡套电缆、控制电缆：铜价每上升（下降）1000元 /吨，价格相应上升（下调）1%;由于铜材市场行情一直处于波动状态，变化幅度也比较大，这就 耍求业务员根据按当日上海有色网1#电解铜现货价格为基准，按照 联动原则，在中标价的基础丄测算出采购价并报价格管理科审核刷新 采购价。

3、对于市场价格波动比较大的物资，耍密切关注，随时掌握价 格行情例如汽柴油均是从中石化淮南分公司采购的，执行的是批发 价，有时一个月价格要调整多次，因此必须掌握批发价格及调整时间, 同时要求中石化淮南分公司提供调价函，按照不同时段的实际价格及 实发数量分段进行结算第四个环节签订采购合同业务员在接到中标通知书（包括招标批次、需要签订的技术协议） 或比价结束后，三个工作日内（按照分公司规定的条款）完成合同签 订程序并在物资管理系统中生成、提交合同，科长审批凡需签订技术协议的合同，技术协议经集团公司技术主管部门审 核签字后，每页由双方代表人签字，并随合同归档一份原件需要注意的事项：1、根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟定采购 合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规 定权限签署采购合同2、 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同， 请求法律、技术、财会等专业人员参与会审3、 对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一 规定第五个环节管理供应过程业务员根据采购计划及采购合同开具送货单，供应商按照合同条 款的约定及送货单要求的物资名称、规格型号、交货数量送货到指定 单位。

需注意的事项：1、业务员要清楚不同类别物资的采购周期，对于开具的送货单 及合同履行情况进行有效的跟踪，对有可能影响生产或工程进度的异 常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证 需求物资的供应遇到供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策失误， 不能按时交货时，业务员应启用储备库存或向其他同类供应商提出紧 急发送同吋将情况上报管理部门，与使用单位沟通同意延迟交货期 限，调整生产计划和生产安排遇到材料短缺，采购量少或因市场产品已更新而无法采购吋，采 购人员要和供应商及时沟通，对材料采购存在困难的应与使用单位联 系能否采用其他材料代用2、根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输 工具和运输方式例如盐酸用槽车运送，汽柴油用油罐车运送，大截 面单根长度要求定尺（长度超过1000米）的电缆，必须采用专用车 辆运输第六个环节验收燃化材料、线缆的验收基本上是到货验收，依据《物资供应管理 部物资质量验收实施细则》中的规定：（-）物资到货后，库管员须及时在物资管理系统中如实填写物 资到货记录，若因。