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简化时间管理：如何不为自己的效率忧虑1065个读者 译者: 林艳  08/19/2007 原文 引用 双语对照及眉批 这篇读者评论是由 Zen Habits博客的作者Leo Babauta 写的 我是David Allen写的GTD系列的超级读者，在一年半以前我完全采纳了这个体系，我已经写了一系列的GTD文章，但我的一个习惯是简化任何一件我正在做的事情 慢慢的，我不断的减少使用时间管理系统的次数（GTD中介绍的），现在几乎不用了 你知道为什么吗？不仅仅是更简单，而且我发现它比GTD介绍的时间管理系统，甚至是其他我已经尝试过的时间管理方法有更高的工作效率，它使我更加悠闲，没有压力 在我开始谈论这个简化的方法前，让我们先来看一下GTD的主要因素： o        捕捉——写下每件你想到的事情 o        整理——整理你的备忘录和收件箱，将每件物品都放在适当合理的位置 o        环境——将你的计划表根据你现在所处的情况和你目前正在做的事情，划分成几个小部分 o        事业——任何需要你投入一个需要一个以上的身体行动来完成的事情都可以是你的事业 o        工作流程——这在GTD中的变化性是很大的．．．在你现有的处境，时间和精力允许的范围内，你可以做任何需要完成的工作。

基本上，你可以随时决定你要做的事情 o        每周回顾——这是GTD中最为重要的一个部分——确保你的系统中每件事情都如实的进行，并且各就各位通过每周回顾，你就可以确定他们是否都有序的进行着 o        时间提示——这是一个提示你下一步应该做什么的方法Allen建议使用折叠体系，一年有12个月，每个月有31天（一共43） o        归档——他建议使用简单的字母体系，这样你很容易的就可以把你当前正在做的事情归档 o        某天/也许&等待——这两个添加的项目对你目前暂不打算做的事情和你一直在等待别人给你的某些材料时特别的有用 o         目标——在GTD体系中并不是十分的强调——他更强调你应该站在更高处看你的目标和那些在每周回顾中应该完成的任务，但是目标并不是GTD中最主要的动力，GTD更强调每天的实际行动 以上这些是最基本的要素——还有一些其他的要素，但是我想我已经将他们列的很清楚了要我说的话——我觉得他们非常的有效，因此我觉得如果你采纳了这个体系后你的工作效率肯定会提高（除非你太在意你使用的方法不断的检查你的方法而没有认真的完成你应该做的事情） 简化体系 每个人都知道，GTD体系需要设置很多的东西遵循很多的原则，因此每周的回顾是很有必要的。

但是我们可以将它简化，简化之后，你就可以不必做一些原本必须要做的事情，节省一些时间来完成你应该做的事情下面就是如何简化体系的步骤： 1 .减少你的任务. 我对待所有事情的原则就是：在你整理之前，尽量减少一些可以避免不做的事情如果你只有三件事情需要安排的话，实际上你并不需要安排你应该怎样进行时间管理呢？减少一些你需要做的事情你可以减少任务，将任务分配在不同的时段完成，将有些任务推迟完成，不必做一些不那么紧急的任务想要在这方面了解更多的话，大家可以阅读我在别的地方写的文章：在Zen Habits, FreelanceSwitch上 2 .捕捉. 我认为这是GTD中最有效的方法将你任何可以想的到的想法都记录下来，在你开始进行之前就把你应该完成的任务写下来然后将他从你脑中删除我一直都随身携带着我的Moleskine便利笔记本，随时将事情记录在里面 3. 最重要的事情. 在所有你应该完成的任务中，哪一件事情是一天中最重要的事情呢？将这些事情记录在你笔记本的最上端（或者电脑的最上端）而且在最上面的地方只可以记录这些事情接下来你需要集中注意力完成这三个任务就完成单个任务，不要分散你的注意力如果你今天完成了这三件事情，你今天就很有成效了。

 4. 打包处理. 除了每天最重要的事情之外，在一天之中你还需要处理很多的琐事但是不要让这些琐事影响你完成最重要的事情为了使你更有工作效率，将他们整理成一件事然后找个时间一次性完成，最好是在一天中将要结束的时段来完成这些事情打包就是将事情合在一起——一天中就找一个时间来处理你的邮件，下午4点，而不是花一天的时间来处理这些邮件一次性处理好你的文件理清你的个人文件但不要花一天的时间来处理我自己在笔记本的下端列了一个这些打包任务的列表最重要的事情在最顶端） 5 .目标. 我个人认为目标是最重要的但是太多的目标反而会使你分散注意力，最终你也许一件事情都没有完成让我们来使用一个简单的目标系统：今年就集中注意力完成一个目标和半年中完成另外一个小目标再选择一个小小任务在下一周或者接下来的两周完成，每天都朝着这个短期的目标努力工作你每天最重要的任务中至少要包括一个你短期要实现的目标中的任务朝着一个目标奋斗，不要太多，你就会实现你的目标 这就是所有的步骤了这就是如何简化你的任务，将一些不必要的事情从脑中忘记这个工作体系能让你将注意力集中在最重要的任务上，将你的工作量保持在一个较为合理的范围内，通过不需要过度集中在繁忙的工作中而提高你的工作效率，更高质量的完成你应完成的任务。

 简化体系中你需要注意的： o         工具 我建议使用便利随身携带的记事本，这个就足够了你可以将所有想到的事情都记录在这个笔记本中，写下你认为最重要的事情，将其他的琐事简化为一件事情，然后在在上面写下你的目标如果你只有一个工具的话，你就不必担心你有太多的任务需要完成 o         每周回顾 如果你没有太多的任务要完成的话，这并不是很必要的但是，如果你想要花短短的十分钟来看看你下周应该完成的任务，以确保你可以将注意力集中在一个目标上，这对你更好的利用时间是非常有帮助的 o         某一天/也许，事业，等待 如果你想将这些也列入我介绍的简化体系，他们也将非常有用，目前我并没有使用他们，因为我已经将我的任务，事业，体系以及每日的生活都简化了，因此就没有必要将这些在列入我的简化体系但是把他们列入也是可以的 o         归档 实际上我没有归档我将所有的事情都记录在网络上，使用谷歌的Docs ，Gmail 和Picasa这些工具来归档，如果我需要其中的任何一个文件，我都可以直接上网查询我工作上的一些文件我还是有将他们归档的，但实际上我很少用到他们 o        时间提示 如果你不是有很多事情需要记忆的话，我不认为有必要使用这个43折叠式的时间提示。

简化你的任务，你就不需要这个时间提系统了我使用Gcal来记录较为复杂的外景工作，但是我都尽量减少使用时间提示基本上，我通常用时间提示来提醒我一些孩子的活动，与牙医和医生的一些预约 结论 你有越少的任务，你就越不需要去整理他们你只需要将注意力集中在你投入的时间里能够给你最大回报的任务上，这样你可以高效率的完成更少的事情你只需要最简单的工具和体系，而且更加没有压力我相信这是一个很好的结合体。