QP-001文件管理程序.docx

1.目的为使文件与资料处理迅速，并正确流通、应用及管理，以确保各相关部门能及时获 得适当且有效之最新文件9. 范围本公司内、外部联系或客户/供应商往来之有关品质及技术文件均适用之10. 权责文件类别制定质量手册品质部程序文件品质部三阶文件各相关人员四阶文件各相关人员审核批准管理者代表总经理管理者代表总经理部门负责人管理者代表部门负责人管理者代表11. 定义本公司文件类别区分四阶4.1文件阶码如下:QM: 一阶文件QP:二阶文件QB:三阶文件QR:四阶文件4.2系统文件：质量手册，为本公司第一阶文件4.3程序文件：管理评审、内部品质审核、文件与资料管制、不合格品控制等依质量手册所订之各项程序，为本公司第二阶文件4.4指导书文件：标准作业书、细则、规范、通则等文件，为本公司第三阶文件4.5制造文件：承认书、作业指导书等为公司第三阶文件4.6外来文件：从公司以外获得的标准、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍等属第三阶文件4.7记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、第三阶所衍生的记录资料等为本公司第四阶文件12. 作业内容5.1各阶文件编号如下：5.1.1 一、二阶文件的编号为XXX►程序文件阶码■►流水号5.1.2三阶文件的编号为:XX XXX XXX程序文件阶码部门编码或分类码流水号ff5.1.3部门代码见下表部门代码部门代码总经理GMr销售部1XXB生产部SCBp品质部二PZB行政部XZB5.1.4记录编号格式如下5.2文件制订、修订、废止的制作ISO文件包括质量手册，程序文件，三级文件，表格等的制订、修订或废止 时，由主办及相关部门人员或指定人员按各类文件之标准格式拟定后 ，填写〈〈文件申请单》经管理代表批准后，依次编号，并附〈〈文件分发、回收、销毁记录 表》注明发行部门及份数，由品质部发行实施。

5.3文件发放、回收5.3.1经核准后之文件与资料，按〈〈文件分发、回收、销毁记录表》所需份数 影印文件与资料加盖受控文件章后分发相关部门 ，并由签收部门于〈〈文件分发、回收、销毁记录表》上签章 ，修订或废止时则需与原〈〈文件分发、回收、销毁记录表》上记回收5.3.2第四阶表单格式经核准后，原稿保存并发行一份给原申请部门 ，使用时由使用部门自行影印或请购印制；如表单发行新版时，可不填写〈〈文件分 发、回收、销毁记录表》5.3.3文件应保证清晰完整、易于认别5.4文件管理、登录、归档5.4.1正式文件有破损、缺页、字迹模糊或份数不够被分发时 ，需填写〈〈文件分发、回收、销毁记录表》，送核准部门签核后，再由品质部发行、收回5.4.2旧版文件或过期失效需作废之文件应加盖 ［作废文件］章，若因特殊原因需保留时应给予隔离和标识5.4.3对外提供给客户、供应商等文件 ，由获知部门或公司代表填写〈〈文件分 发、回收、销毁记录表》在备注栏注明客户或供应商厂名呈报管理者代 理核准后从品质部领取相应份数的相应文件加盖受控文件章5.4.4品质部/权责（登录/发行/归档）品质部需将发行的文件进行登录发行存档5.4.5借阅时经品质部核准，经批准方可借阅所管制之原件。

5.4.6受控文件章加盖于每页文件右上角空白位置5.5外来文件管理5.5.1外来文件不可涂改或损毁，并保持其完整性，并加盖“外来文件”章 如是感热纸时，则需拷贝管理5.5.2收发管理5.5.2.1 收发时，对于重要件，需在〈〈收发记录表》上登记 以便追溯5.5.2.2 收到外来文件时，在〈〈外来文件一览表》登记，呈管理者代表批 准分发5.5.3电子文档管理：对于电子文档管理：各部门电子文档自行保存并定期备 份，保持随时更新，安装正版杀毒软件，定期升级杀毒软件并对电脑进 行杀毒，设置密码对文档进行保护，密码由公司授权专人进行管理控制 等措施防止文件丢失6. 相关文件：无7. 相关表单序号相关记录保存期限备注1外来文件一览表半年随时更新2文件分发、回收、销毁记录表一年3收发记录表一年8. 附件8.1附件一：“受控文件”章8.2附件二：“外来文件”章。