2第二部分业务流程.doc

第二部分：业务流程一、外部物流（一）、进货工作程序1、业务单据入库管理包括三种单据：收货单、入库单、返厂单它们是系统中以单据流反映物流的商品流转事务其基本要求如下：单据流与物流必须同步，既当日发生的物流，当日必须完成单据的录入和审核1、收货、入库（1）单据作用：收货单、入库单：反映商品经销、代销商品来货后入库存放等待销售，仓库库存增加单据性质：收货单是按照订单进行商品收货；入库单可以自由入库2）要件：单据编号：唯一性，不重复库 位：收货、入库单的收货地点，一般为仓库供 应 商：录入商品编码时的供应商信息经营方式：录入商品编码时的供应商的经营信息，不得随意变更商品编码：收货单依据订单转换过来，入库单必须填写数 量：按最小销售单位计算的进货数量进 价：经代销商品按最小销售单位计算的进货价格，由于商品各批进货价格不同，从而形成批次价，并在商品信息中记录下最后一个批次的批次进价（最新进价）零 售 价：按最小销售单位计算的零售价格2、经代销商品返厂（1）单据作用：经代销商品返厂单：反映经销．代销商品由库位直接退货给供应商，库位库存减少单据性质：商品退货按先进先出法返厂2）要件：单据编号：唯一性，不重复。

库 位：返厂单的发货地点，一般为仓库供 应 商：录入返厂商品的供应商信息经营方式：录入商品编码时的供应商信息保持一致，不得随意变更 商品编码：必须填写数 量：按最小销售单位计算的进货数量价 格：按最小销售单位计算的返厂价格2、商品订货（1）、订单用于供应商与用户间商品流通操作淘汰、联营、自采商品不能进行采购操作采购订单状态描述：登录――单据最初状态，登录状态单据用户还可进行修改生效――审核后单据再不可修改，此状态下用户可对商品进行收货欠货――订单收过货，但货还未收完的单据，用户可继续对该状态单据收货处理作废、完成――单据最终状态；到货截止日期已到但商品货还未收完，记帐时单据状态变成作废，或者用户对生效、欠货的单据进行手工终止，全部收货则状态为完成订单录入订单审核订单查询1) 供应商选择：供应商必须为经销、代销、经代类型‘允许采购’的供应商2) 经代类型的供应商订货时可选择‘经销’或‘代销’方式3) 订货门店可以是所有类型的门店（配送中心、远程门店、本地门店）且为必输项4) 订单类型两种‘限量’和‘非限量’限量订单收货数量不能大于订货数量，非限量订单收货数量可大于订货数量5) 订单录入时预计到货日期 >=当前记帐日期6) 输入商品及订货数量，(不可为零或负数，大包装数量不可为小数，整数商品不可输小数个)7) 商品订货价格不能为零和负数8) 订单录入时商品必须为订货门店存在的商品9) 淘汰、联营、自采的商品不能进行订货操作10) 订单复制：复制时判断复制到门店是否存在该订单中所有商品档案11) 调出以前录入‘登录’状态的订单可对订单进行修改，单‘订货门店’和‘供应商’不可改12) 订单审核后修改商品档案‘最新进货数量’和商品配送中心‘在订货数量’13) 终止订单：总部只能对本地门店订单进行手工终止，远程门店订单可自行手工终止14) 日结时若订单到货截止日期 <=当前记帐日期 则日结后将单据状态变成作废（只改变登录、生效、欠货的单据的状态）总部只对本地门店和配送中心订单处理，远程门店订单自行处理15) 单据作废时减配送中心商品‘在订货数量’。

2）、建议订单1) 建议订单生成：门店、供应商为必输项，且其它约束遵循订单录入所有条件2) 转订货单是将生成的建议订单按供应商生成订货单，每个供应商一个单据3) 按合理库存生成建议订单条件：库存≤平均销量*库存控制天数 时产生建议订单；建议订货数量 =取商（ (合理库存-（当前库存-平均销量*到货天数）-在途数量（在订单量）)/最小订货数量+1）*最小订货数量4) 按最小库存生成建议订单条件同上5) 建议订单订货数量应该为最小订货数量的整数倍6) 更换供应商：可将订单明细中某些商品存在多个供应商的更换到其它供应商7）自动补货及相关参数：平均销量＝一段时间（商品档案中已定义）的平均销量；合理库存 = 平均销量*合理库存控制天数；最小库存 = 平均销量*最小库存控制天数；当库存≤平均销量*合理库存控制天数（最小库存控制天数） 时产生建议订货数；建议订货数量 =（ (合理库存-（当前库存-平均销量*到货天数）-在途数量（在订单量）)/最小订货数量+1）*最小订货数量3、流程图采购主管根据库存或新品情况产生订单采购经理进行审核确认，打印出订单订货部订单通知供应商订货品种，数量，送货时间，地点等供应商持订单送货收货员收到供应商送货并与订单核对无误后，生成商品收货单，打印商品收货单，交供应商、财务门店库存增加4、常见问题说明（１） 所有商品原则上可采用建议订单进行补货。

建议订单每日营业结束后自动计算商品的库存量,判断是否缺货需要进行补货,产生建议订货量采购主管可依据建议订单转而生成商品订单与公司发生商品供货业务的商品供应商最好能够按照一定原则进行进货业务，如指定每周中哪一天下订单进行补货）（２） 采购经理对所有订货数据进行审核, 将审核后的订货数据通过给供应商,并确认供应商已收到订单订单要按照规定的时间内审核传送至供应商供应商所送商品必须是事先下《订单》的商品与订单不符的商品原则上予以拒收5、收货、验货流程图供应商按订单准备商品，并填写实发数量及进价供应商预约送货时间供应商在有效期内将商品送至订单指定地点收货部对订单上每一商品开箱验货，录入收货数量收货数量＝订货数量？＜订货数量 ＞＝订货数量按实际数量收货按订单数量收货订单进价＝真实进价？＜订单进价 ＞＝订单进价按真实进价收货按订单进价收货打印商品收货单，供应商、财务各一联6、收货说明（1）商品供应商收到商家的订单后,在订单上填写实际进价和实发数量,并在订单上注明的期限内将货送至订单上的指定地点。

供应商应严格按照订单上的商品及订货数量送货2）供应商送货前应与商家收货部预约，当订单随同货物同时送到商家的收货部后，收货部按订单对商品进行验收：点箱数与订单是否相符？外装有无破损？如发现有破损，则开箱清点，若有受损或短少则列出清单，并在订单上注明验货人员收到货后一定要对进货商品验条码，所有商品必须是经过审批的有商品编码的商品保证到货商品条码与原始录入单据一致，保证商品条码能够扫描，保证商品条码与商品条码一致，保证商品条码未被重用3）输入真实进价及验收数量，如果条码，包装规格与订单不符的商品拒收；如果厂商到货数量大于订单，拒收多余部分或作赠品处理（限量订单），即数量多于订单数量的按订单数量收，多出部分退供应商；如果厂商到货数量少于订单，修改商品收货单，照实际到货数量输入并审核，即数量少于订单数量的按实收数量收如果供应商声明差额数量稍后再送，则该订单可就与订单的差额数量进行二次收货4）到货品种与订单不一致，必须通知采购主管，补订单，或拒收如果超过订单交货期限，通知采购主管，根据实际情况补订单或拒收5）赠品处理：对于供应商提供的赠品，可以由电脑管理库存，电脑自动作冲减成本处理6）验收结束后，打印商品验收单一式两联，一联交供应商带回作为收货确认，一联留作财会对帐及核对价格。

财务部结算以电脑打印的“商品收货单”、“商品返厂单”为入帐依据7）验货时，要认真仔细，对电脑打印《商品收货单》数据要认真核对，不得有丝毫差错二）、商品返厂1、返厂是入库的逆过程，表示将商品退给供应商返厂将按照先进先出的原则匹配入库单，系统不支持指定入库单按单返厂总部系统和门店系统都可以独立的进行返厂作业，返厂的商品是除淘汰、联营以外的所有商品返厂时，返厂商品的当前库位库存为零和为负数的情况下不允许返厂，返厂的数量不能大于当前库位库存的数量；另外，从未做过入库的商品不能进行返厂作业2、商品返厂流程图采购主管与供应商协商后录入返厂单门店整理返厂商品、核对数量采购员通知供应商提货供应商取货，核对无误后，审核返厂单门店发货，打印商品返厂单，交供应商、财务各一联3、商品退回厂商（门店直退）流程图采购主管与供应商协商，确认返厂商品数量、价格、规格、时间、地点等总部通知远程门店，门店录入《返厂单》供应商到远程门店取货，收货部持未审核《返厂单》，据实修改《返厂单》并审核打印《返厂单》，供应商联、财务联，交供应商签名盖章后发货，财务联送财务部进行连锁通讯，返厂单信息传送到总部4、常见问题及说明（１） 盘点前一周或稍长一段时间内通知供应商于盘点前办清退货手续。

２） 返厂金额可在财务结款中倒扣供应商货款或另行处理（三）、损溢工作程序损溢是实现手工修改商品库存的业务作业根据改变商品库存的结果不同分为报损单和报溢单短损：手工修改商品库存，审核之后商品的库存会对应输入的报损数量而相应地减少溢余：手工修改商品库存，审核之后商品的库存会对应输入的报溢数量而相应地增加损溢单是反映库存商品非盘点损失和多出申报该类业务有如下几种：原箱短少、原箱溢余、被盗、全损、串号溢余、串号亏损、自然灾害损失、无法收回的其它损失例如：原箱短少指：商品在入库时，点箱数正确，但在入库单完成后开箱，发现箱内数不正确，由此造成的损溢，使用此单反映损溢流程图实物负责人发现数量短少、增余实物负责人填写《损溢单》店长或经理审核《损溢单》打印《损溢单》，交财务核算、备档（四）、商品盘点商品盘点，以盘点日当天营业结束后的系统商品结存数为帐存数，用商品实际库存数量更新商品帐面数量1、目的获得准确的商品库存数量2、盘点的对象经销、代销的所有商品建议：使用28原则，对于占营业额80%的商品每周进行进行周盘，每周进行库存更正，没有进行周盘的商品（占营业额20%的商品）进行月盘3、盘点的准备（１） 理货整理仓库，停止进货，出货，退货操作。

２） 售货员、收银员根据排面管理整理货架３） 在盘点前清理不参与盘点的商品：待退商品、残次品，视为损耗，作相应处理使之不参与盘点4、盘点步骤（１） 财务部提出盘点请求，组成盘点领导小组，提前发出盘点通知（２） 按库位或库位的部组、供应商、类别创建盘点单，如需要则打印需盘点商品清单表（３） 在盘点单上填写盘点数量或由盘点人手工填制公司统一印制的盘点表库区由理货员填写数量，卖场由收银员填写数量（人员安排由盘点领导小组决定，但最好分区分人负责，以便监督盘点效果）（４） 收银员将盘点单输入电脑（５） 根据盘点盈亏商品表的错漏情况决定是否需要进行复。