2023年物业档案管理制度汇编 物业档案保管期限(14篇).docx

2023年物业档案管理制度汇编 物业档案保管期限(14篇)2023年物业档案管理制度汇编 物业档案保管期限篇一 为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用提供有效参考，特制定本制度 佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司 统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性； 4.1本部人力资源职能部门 4.1.1编写、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件 4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作 4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作 4.2各下属分公司人力资源职能部门 4.2.1编写、整理、立卷、保管各公司/服务中心a系列员工的人事档案 4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作 4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作 4.3各物业服务中心 4.3.1编写、整理、立卷、保管各服务中心b系列员工的人事档案。

4.3.2负责b系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作 5.1人事档案管理流程 5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的`人事异动、薪资、培训等文件 5.3档案编码 5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码 5.3.2 e—hr系统中的员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为a00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序a00012” 5.4档案查阅权限 5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案 5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案 5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属b系列员工的档案 5.4.4其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案 5.5人事档案借阅手续 由借阅人填写《档案借阅申请单》，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。

5.6档案调动 跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写《档案移交清单》一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存 5.7离职员工档案 5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回 5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》，报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后，进行粉碎处理 5.8严格人事档案的编写、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任 5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必须检查封条是否完好，按《档案移交清单》进行清点再存档 5.10人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，目录清楚、编列有序、装订规范。

6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行 6.2附件 人事档案资料封面 人事档案存档目录人事档案借阅申请表 人事档案移交清单人事档案销毁审批表（b系列员工） 佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二○○九年八月四日 2023年物业档案管理制度汇编 物业档案保管期限篇二 ●档案管理规定 1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用 3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录 4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次 5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开 6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分 9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利 ●小区管理保密规定 1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围 2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄 5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄 6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回 7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告 8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

●小区档案资料 1、小区验收档案: 1)小区土建、设备安装竣工资料 2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件 3)小区机电设备保养合约 4)小区公 6 / 6。